Salems kommun söker nämndsekreterare

Har du ett brinnande intresse för samhällsfrågor och den demokratiska processen? Salems kommun söker en nämndsekreterare.

Salems kommun gör om och förnyar sin kanslifunktion. Vi söker nu en nämndsekreterare med inriktning på registratur och arkiv.

Vi söker dig som vill vara en del i utformandet av en modern nämnd- och arkivorganisation. Vi ser gärna att du är intresserad av digitalisering och dess möjligheter där ditt stöd och kompetens kommer väl till pass både som som projektmedlem och som ansvarig  för att driva kommande projekt, såsom uppbyggnad och  implementering av ett e-arkiv. 

Du kommer att vara nämndsekreterare i kommunfullmäktige, samt vid behov är du vikarierande nämndsekreterare i kommunstyrelsen och utskott.  Som nämndsekreterare kommer du att, tillsammans med kommunsekreteraren, utveckla kommunens nämndadministration.

I rollen ingår också att  fungera som expert inom registratur och arkivfrågor och förstå hur du ska organisera, stötta och öka kunskapen inom organisationen. Vi tror att du har god pedagogisk insikt, god förmåga att strukturera dina arbetsuppgifter och driva dem självständigt. Du kan planera och prioritera arbetet på ett effektivt sätt utifrån verksamhetens behov och förutsättningar. Då rollen innebär många kontakter är det viktigt att du kommunicerar på ett tydligt sätt och har god samarbetsförmåga. 

Tjänsten är säkerhetsklassad vilket innebär att du kommer att få genomgå en säkerhetsprövning vid anställning.

PLACERING AV TJÄNSTEN
Tjänsten tillhör kommunkansliet som består av nio medarbetare. Kansliet är en del av kommunstyrelseförvaltningen och rapporterar till kommundirektören. Kansliet ansvarar för administrationen till kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och valnämnden. I kansliets ansvarsområde ingår också bl.a. näringslivsfrågor, kommunikation, tillsyn personuppgiftsfrågor, mål- och styrprocesser, juridiskt stöd, kris- och säkerhetssamordning. Kanslienheten ansvarar även för att administrera allmänna val. 

Salems kommun använder sig av Lex som diarieföringssystem och stöd i den politiska beslutsprocessen. 

ARBETSUPPGIFTER
Som nämndsekreterare ansvarar du för en korrekt, kvalitetssäker och tidseffektiv berednings- och ärendehanteringsprocess mellan förvaltningar och nämnder. Du är sekreterare i kommunfullmäktige. Vid behov är du vikarierande nämndsekreterare i kommunstyrelsen och utskott. 

Tillsammans med medarbetarna på kommunkansliet kommer du att utveckla kommunens administrativa rutiner samt arbetssätt. Du kommer även att samarbeta tätt med kommunsekreteraren vad gäller utveckling av nämndprocessen. Du kommer att ha många kontaktytor inom hela kommunorganisationen och med kommunens förtroendevalda. 

I rollen som arkivarie/registrator arbetar du strategiskt tillsammans med kommunens registratorer ute i verksamheterna med att säkerställa en rättssäker informations- och dokumenthantering. Du kommer att fungera som en styr- och stödfunktion genom att bland annat arbeta fram rutiner för kommunens arkivorganisation samt som ett stöd genom utbildning för att öka kommunens kunskap och förståelse för arkivfrågor.

Du ansvarar för att den dagliga registreringen av handlingar sker på ett korrekt sätt och med god kvalitet. Det kan även förekomma andra administrativa uppgifter. 

Obekväm arbetstid i form av kvällssammanträden förekommer vid något tillfälle under månaden. 

KRAVSPECIFIKATION
Vi söker dig som har en akademisk examen inom offentlig förvaltning,  arkivvetenskap eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig. 

För tjänsten krävs att du har;


• Relevant högskoleutbildning eller kunskap som vi bedömer som likvärdig
• Goda kunskaper i relevant lagstiftning och regelverk
• Kunskap om och vana vid att arbeta i digitala dokument- och ärendehanteringssystem
• Erfarenhet av registratorsuppgifter
• Goda kunskaper i det svenska språket och kunna uttrycka dig väl i tal och skrift

Andra egenskaper som är viktiga och meriterande:


• Kunskap om och intresse av politik och samhällsfrågor
• Vi ser gärna att du har erfarenhet av arbete inom en politiskt styrd organisation
• Du behöver vara noggrann och strukturerad och ta ansvar för ditt uppdrag
• Du behöver ha en god förmåga att leda, planera och samordna aktiviteter och samarbeta med andra.

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper.

ANSTÄLLNINGSVILLKOR

Tillsvidare, heltid

Tillträde enligt överenskommelse

Sista ansökningsdatum 2022-01-23

Intervjuer sker löpande under ansökningsperioden


För att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen i Salems kommun samt möjliggöra god kommunikation med våra sökande ber vi dig skicka in din ansökan digitalt och inte via e-post eller pappersformat. Det är dessutom viktigt att Du fyller i din ansökan noggrant då dina meriter kommer att viktas mot andra sökande.

Varmt välkommen med din ansökan!

Inför rekryteringsarbetet har Salems kommun tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanbeder oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.