Samordnare

Göteborgs universitet möter samhällets utmaningar med mångsidig kunskap. 55 900 studenter och 6 600 medarbetare gör universitetet till en stor och inspirerande arbetsplats. Stark forskning och attraktiva utbildningar lockar forskare och studenter från hela världen. Med ny kunskap och nya perspektiv bidrar Göteborgs universitet till en bättre framtid.

HDK-Valand vid Göteborgs universitet bedriver utbildning och forskning inom design, film, foto, fri konst, konsthantverk och litterär gestaltning. Vi utbildar också lärare inom bild och slöjd och ger ett magisterprogram i litterär översättning. Vi erbjuder högt specialiserade utbildningsprogram i en utåtriktad och internationell miljö. Tillsammans med vår systerinstitution, Högskolan för scen och musik, är vi Skandinaviens bredaste konstnärliga fakultet.



Arbetsuppgifter 
Arbetsuppgifterna är varierande och består av återkommande planering, administration och stöd. Samordnarrollen passar dig som är social och har hög integritet då en stor del av arbetet innebär att driva och stötta i olika processer i nära samarbete med ledning.

Du kommer att ansvara för flera mötesfora med löpande förberedelser, bokningar, dokumentation och att föra anteckningar på ett professionellt sätt. Du fungerar som ett planeringsstöd gentemot prefekt och administrativ chef i frågor om bland annat beslutsvägar, delegationsbeslut, remisser och årsplanering. Du är experten på universitets regler, styrdokument och rutiner för att upprätthålla dessa. Du ansvarar för mötesplanering på både kort och lång sikt samt administrerar gemensamma kanaler på SharePoint och i Teams. Våra gemensamma kalendrar ligger under ditt ansvar.  Du kommer att ha kontakt med konstkåren för att säkerställa studentrepresentation i våra forum. Du kommer också att vara samordnare när det gäller arkiv och diarium. 

Vidare arbetar du med stöd till fakultetsstyrelsen där du har helhetsansvar. Det rör främst möteshantering, från planering till kallelse och protokoll, samt rådgivning till de som föredrar ärenden och fakultetens ledning. 

Du har en stödjande roll gentemot institutionen vad gäller val av prefekt och proprefekt. Vidare hanterar du frågor som rör olika uppdrag för fakulteten. Som en del av jobbet ingår också att ansvara för institutionens funktionsbrevlåda för förvaltningsärenden. Sammantaget innebär det att du har en nyckelroll i organisation med överblick över processer och ärenden.

Det administrativa verksamhetsstödet är en specialistfunktion och vårt arbetssätt präglas av professionalitet, effektivitet och service. Att arbeta inom offentlig förvaltning innebär att verksamheten styrs av flera lagar och förordningar, bland annat Förvaltningslagen. I rollen som handläggare har du möjlighet att påverka och utveckla processer för handläggning och administrativa rutiner. Som en naturlig del ingår att stötta kollegor vid behov gällande våra digitala hjälpmedel, myndighetsutövning, arkiv och diarieföring.  

 

Kvalifikationer 
Vi söker dig som har högskoleexamen inom offentlig förvaltning eller något annat område vi bedömer som likvärdigt. Vi ser att du har minst två års arbetslivserfarenhet av liknande arbetsuppgifter gärna inom offentlig förvaltning. 

För oss är det viktigt att du är en person som är driven och lyhörd och som är villig att sätta dig in i våra regelverk.  Rollen passar dig som är strukturerad, noggrann, självgående och kommunikativ. Du behöver besitta en god analytisk förmåga och kunna lösa problem samt se logik och samband i en komplex miljö för att planera och följa upp. Du är relationsskapande och kommunikativ och trivs med att delta i olika arbetsgrupper.

För att lyckas i rollen som samordnare behöver du ha lätt för att uttrycka dig korrekt i tal och skrift både på svenska och engelska. Du är en van användare av Office-paketet och har goda kunskaper inom Office 365 med tillhörande digitala verktyg så som SharePoint, Teams och Outlook. Vi använder oss även av Zoom och andra digitala plattformar.  

 

Övrigt 

Att vara statligt anställd har många fördelar, här är några av dem: 


• 28-35 semesterdagar per år  
• Som nyanställd har du rätt till semester redan under ditt första anställningsår 
• Du får gå till läkare och tandläkare på betald arbetstid och vid sjukskrivningar över 14 dagar betalar arbetsgivaren sjukpenningtillägg 
• Ersättning för läkemedelskostnader och läkarbesök 
• Föräldrapenningtillägg 
• Friskvårdsbidrag och möjlighet till en friskvårdstimme per vecka 
• Möjligheter till kompetensutveckling genom interna och externa utbildningar 
• Flexibel arbetstid

 

Anställning 
Anställningen är en tillsvidareanställning på 100 % med placering på institution HDK-Valand i Göteborg. Provanställning kan komma att tillämpas. Tillträde i april eller enligt överenskommelse.  

  

Kontaktuppgifter för anställningen 
Har du frågor om tjänsten är du välkommen att kontakta: 

Administrativ chef, Anna Blad

anna.blad@gu.se

 

Har du frågor om rekryteringsprocessen är du välkommen att kontakta:

Personaladministratör, Anette Billström

anette.billstrom@gu.se

 

Fackliga organisationer 
Fackliga företrädare vid Göteborgs universitet hittar du här: https://www.gu.se/om-universitetet/jobba-hos-oss/hjalp-for-sokande 

 

Ansökan 
För att söka en anställning vid Göteborgs universitet måste du registrera ett konto i vårt rekryteringssystem. Du söker anställningen via Göteborgs universitets rekryteringsportal genom att klicka på knappen "Ansök". Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med annonsen och att den är universitetet tillhanda senast sista ansökningsdag. 

Ansökan ska vara inkommen senast: 2022-03-29


Universitetet arbetar aktivt för en arbetsmiljö med jämställda förhållanden och sätter värde på de kvalitéer mångfald tillför verksamheten.

Universitetet tillämpar individuell lönesättning.

Enligt Riksarkivets föreskrifter är universitetet skyldigt att förvara ansökningshandlingar i två år efter tillsättningsbeslutet. Om du som sökande till en anställning särskilt begär tillbaka dina handlingar återsänds de när de två åren har förflutit, i annat fall kommer de att gallras ut.

Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Göteborgs universitet anlitar upphandlad annonsbyrå i samband med rekrytering av personal. Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av jobbannonser.