Samordnare

Kunniga och engagerade medarbetare med goda förutsättningar är en av de absolut viktigaste framgångsfaktorerna för Linköpings universitet. Lärare och forskare är vår kärnkompetens, men ett framgångsrikt universitet behöver erfarna och motiverade medarbetare inom många områden. Alla roller är viktiga. Vi har ett stort rekryteringsbehov bland annat tack vare av en forskningsverksamhet i expansion. Du behövs här. Välkommen att söka jobb hos oss!

Institutionen för fysik, kemi och biologi (IFM) bedriver såväl grundutbildning som forskning och forskarutbildning. Forskning är den dominerande verksamheten och den sker ofta i samverkan med företag och internationella partners. Vi är en av universitetets äldsta, mest välkända och största institutioner och omfattar fem samverkande vetenskapliga områden: biologi, kemi, materialfysik, tillämpad fysik samt teori och modellering.
Läs mer: https://liu.se/organisation/liu/ifm

Vi söker nu en samordnare till avdelningen för verksamhetsstöd.

Dina framtida arbetsuppgifter
IFM består av 15 avdelningar där du kommer att tillhöra avdelningen för verksamhetsstöd, med den administrativa chefen som närmsta chef. Avdelningen för verksamhetsstöd består av 31 medarbetare med uppgift att ge stöd till kärnverksamheten. Du kommer att jobba i ett administrativt team tillsammans med fyra andra kollegor men kan också komma att ingå i andra operativa team inom avdelningen.

Din framtida arbetsplats
Som samordnare på IFM kommer du att ha en omväxlande roll där du både får arbeta med administrativt stöd och service till en av våra forskningsavdelningar samt ansvara för mottagandet av internationella medarbetare och gäster.

IFM är en forskningsintensiv institution där en stor del av våra medarbetare och besökare kommer från andra länder. För att säkerställa övergången till den svenska kontexten finns på institutionen ett särskilt utsett team vi kallar ”Visit”, som arbetar med mottagande och stöd till internationellt rekryterade medarbetare samt utländska gästforskare och besökare. Du ingår i Visit tillsammans med en annan samordnarkollega. Ungefär 60 % av anställningen är vikt för detta arbete.

Det stöd som ges av Visit är av såväl informativ som praktisk karaktär och handlar om allt från migrationsfrågor, att hitta bostad och ansöka om svenskt personnummer till frågor om försäkringar och svensk arbetsplatskultur. I uppdraget ingår bland annat att bistå med hjälp och stöd vid myndighetskontakter, uppehållstillstånd, folkbokföring, skatt och socialförsäkring men också information och stöd kring bank, telefon, sjukvård och i förekommande fall även skola och barnomsorg. Engelska är det språk som används vid konversation och korrespondens. Visit hanterar mottagandet av cirka 100 personer årligen och arbetet sker i samarbete med institutionens HR-partners.

Det administrativa stödet till våra forskningsavdelningar innefattar allmän administration, däribland resebokningar, posthantering och förberedelser i samband med disputationer. Tyngdpunkten ligger dock på ekonomiadministration där du ansvarar för fakturahantering, omföringar, ekonomisk redovisning till finansiärer och ekonomiuppföljning. Ungefär 40 % av anställningen är vikt för detta arbete.

På avdelningen för verksamhetsstöd jobbar vi kontinuerligt med utvecklingsarbete av våra processer och arbetsmetoder och du kommer på olika sätt bli engagerad i detta arbete. Som medarbetare inom avdelningen förväntas du också delta i institutionsövergripande projekt eller uppdrag samt att vid behov kunna gå in och arbeta med andra administrativa uppgifter än de du normalt utför.

Dina kvalifikationer
Vi söker dig som har examen från treårigt ekonomiskt gymnasium och erfarenhet av kvalificerat och självständigt administrativt arbete från högskolesektorn. Du ska ha erfarenhet av att arbeta med mottagande av internationella medarbetare och ha dokumenterade kunskaper om den svenska migrationsprocessen. Du ska ha god erfarenhet av att ha jobbat med ekonomiadministration som fakturahantering, ekonomisk rapportering och ekonomiuppföljning.

Då arbetet till stor del sker i våra administrativa system är god datorvana och systemförståelse ett krav för anställningen. Du ska ha goda kunskaper i Officepaketets standardprogram Word, Excel och Powerpoint. Du ska ha goda erfarenheter av att jobba i ekonomiadministrativa system. Erfarenhet av ekonomisystemet Raindance är meriterande. Du har också mycket goda kunskaper i svenska och engelska i såväl tal som skrift.

Som person tar du ansvar för dina uppgifter, är kvalitetsmedveten och kan självständigt planera, organisera och prioritera dina arbetsuppgifter. Du är bra på att samarbeta med andra och kan anpassa dig till ändrade omständigheter. För att lyckas i rollen ser vi att du också har god servicekänsla, ett prestigelöst förhållningssätt och förmågan att kunna arbeta med flera arbetsuppgifter parallellt. Du har lätt för att ta till dig ny information och trivs i ett arbete med omväxlande uppgifter. Du känner dig bekväm med att kommunicera på engelska. Ovanstående personliga egenskaper är av mycket stor vikt vid tillsättningen.

Anställningens omfattning
100 %, tillsvidareanställning. 6 månaders provanställning tillämpas.

Tillträde
Snarast.

Lön och förmåner
Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Ange löneanspråk i ansökan. 

Läs mer om förmåner för anställda här.

Fackliga kontaktpersoner
Information om fackliga kontaktpersoner, se Hjälp för sökande.

Ansökan
Välkommen att skicka in din ansökan med CV och personligt brev senast den 7 april 2022. Du söker denna anställning genom att klicka på knappen "Ansök" här nedan. Ansökan som inkommer efter sista ansökningsdag kommer inte att beaktas.


Linköpings universitet ska fortsätta att utvecklas som en attraktiv och kreativ arbetsplats som präglas av lika villkor och arbetar därför aktivt för jämställdhet och mångfald.

Välkommen med din ansökan!


Linköpings universitet har upphandlade avtal och undanber oss direktkontakt från bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av platsannonser.