Samordnare arkiv och dokumentcontroller till Södermalms SDF

Stockholm växer som aldrig förr. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.



Har du erfarenhet av informationshantering, arkiv och registratur, och är redo för ett nästa steg? Välkommen till en av stadens största stadsdelsförvaltningar! Nu söker vi en driven och initiativtagande samordnare för förvaltningens arkivorganisation och dokumentcontroller med strategiskt öga, som vill vara med att förvalta och kontinuerligt utveckla arkiv- och informationshantering inom Södermalms stadsdelsförvaltning.

Vi erbjuder en spännande och central roll med många interna och externa kontakter.

Uppdraget som samordnare arkiv och dokumentcontroller

Som samordnare arkiv och dokumentcontroller tillhör du stadsdelsdirektörens stab och kansli. Du arbetar både operativt och strategiskt och får stor delaktighet i att  planera, genomföra och utveckla arbete i arkiv och registratur.

Du kommer att stötta och ge råd till framförallt chefer men också till handläggare, allmänhet, andra myndigheter och externa intressenter. I rollen ingår operativt samordningsansvar för förvaltningens arkiv där du tar fram styrdokument,  driver nätverk med centrala roller inom arkivorganisationen, planerar och genomför kompetensutveckling om hantering av allmänna handlingar och sekretess, identifierar risker och möjligheter inom organisationen samt omvärldsbevakar på området. I arkivnätverket ingår aktexpeditionen som hanterar personakter inom SoL, LSS och HSL samt arkivredogörare ute i verksamheterna och för förvaltningens personalarkiv. Du har en stor inblick i förvaltningens verksamhet och du är ett viktigt stöd i uppgifter som rör informationshantering och arkiv. Du är en nyckelperson i förvaltningens internkontroll  av processer inom arkiv och registratur. Du kommer även samverka i ett nätverk med motsvarande roller på andra stadsdelsförvaltningar liksom med de två stadsdelsarkivarier som koordinerar stadsdelsgemensamma frågor. Av dessa två får du, vid behov, stöd i arkivfrågorna då de samordnar strategiska frågor med informationshantering och arkiv för samtliga stadsdelsförvaltningar.

Du kommer att arbeta tillsammans med en kollega i registraturet som också är informationssäkerhetssamordnare. Tillsammans med din kollega kommer du utöver arkivfrågorna att arbeta med löpande registratursarbete. Du kommer också vara objektsspecialist för förvaltningens ärendehanteringssystem. Genom att ni är två i registraturet kan ni hjälpas åt men också flexibelt växla mellan uppgifter i era olika uppdrag.

Din kompetens och erfarenhet

Du som söker har

- akademisk utbildning inom arkiv- och informationsvetenskap eller motsvarande arbetslivserfarenhet som arbetsgivaren bedömer som likvärdig
- erfarenhet av informationshantering, arkiv och registratur i offentlig sektor
- erfarenhet av att ta fram och revidera styrdokument och rutiner inom arkiv och registratur
- erfarenhet av utvecklingsarbete inom både analog och digital informationshantering och arkiv
- god förmåga att uttrycka dig välformulerat och tydligt i tal och skrift på svenska
- hög digital mognad där du aktivt har arbetat i Officepaketets olika program samt olika digitala system.

Meriterande för tjänsten är om du har

- erfarenhet av att hålla i utbildningar inom arkivområdet med god förmåga att pedagogiskt förmedla budskap till olika mottagare
- erfarenheter av dokumenthanteringssystemet Platina och Visual arkiv
- tidigare arbetslivserfarenhet inom Stockholms stad, gärna inom en stadsdelsförvaltning.

Om dig

Som samordnare arkiv och dokumentcontroller hos oss behöver du vara mål- och resultatinriktad och se på frågor i ett brett perspektiv. Du är självgående och har förmåga att samordna och strukturera förvaltningens arbete mot uppsatta mål. Du är initiativtagande och nyfiken och får energi av att hantera många olika uppgifter samtidigt och att underlätta för andra. Eftersom arbetet innebär många kontakter, både internt och externt, sätter vi stort värde på din förmåga att kommunicera och din vilja att samarbeta, ge bra stöd och god service samt skapa goda relationer. Du behöver även trivas med att tala inför både små och stora grupper och ha förmåga att pedagogiskt förmedla budskap till olika mottagare. Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet, motivation och engagemang för tjänsten.

Vi erbjuder

Vi erbjuder flexibel arbetstid, samt möjlighet till semesterväxling. Vi erbjuder även friskvårdsbidrag och möjlighet till en friskvårdstimme per vecka.

Du erbjuds att förmånligt köpa träningskort till Stockholms stads simhallar gym- och träningsanläggningar.

Läs mer om dina förmåner som anställd i Stockholms stad: https://jobba.stockholm/formaner/ Stockholms stad.

Övrigt

Din arbetsplats är belägen i nybyggda lokaler på Virkesvägen i Hammarby sjöstad.

Vi hoppas att du som söker vill utvecklas tillsammans med oss. Låter det här som en tjänst och arbetsplats för dig? Varmt välkommen med din ansökan. Urval sker löpande och intervjuer startar efter sista ansökningsdatum.

Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande.

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.