Samordnare för administrativa processer och studievägledningsfrågor

Visstidsanställning 2 år

Vill du bidra till en bättre hälsa för alla?
Du kommer att tillhöra Enheten för stöd till program- och utbildningsnämnder.

Andra funktioner på enheten är verksamhetsstöd för utbildnings-/studenträtt, verksamhetsstöd för särskilt pedagogiskt stöd till studenter med funktionsvariation, verksamhetsstöd för studiemiljö och stöd till studenter och verksamhetsansvariga i utbytesstudier. Enheten hör till Avdelningen för utbildnings- och forskarutbildningsstöd, Universitetsförvaltningen. Avdelningens uppdrag är bl.a. att ge stöd och service till studenter och verksamhetsstöd och rådgivning till institutioner och universitetsledning.

Din roll
Samordnaren kommer att ge verksamhetsstöd till studievägledare, handläggare och administratörer i utbildningsadministrativa processer. Samordnaren kommer också att hålla i nätverksaktiviteter för dessa målgrupper. Syftet med nätverken är att skapa en samhörighet i rollerna och att ta del av varandras kompetenser och goda exempel. I nätverken sker också kompetensutveckling och informationsspridning. I verksamhetsstödet ligger också att genomföra förbättringsarbete inom de utbildningsadministrativa processerna.

Arbetsuppgifterna är bl.a. att

- ge verksamhetsstöd till institutioner i studievägledningsrelaterade frågor
- ansvara för den grupphandledning som erbjuds till studievägledare
- förbättra och utveckla och dokumentera gemensamma utbildningsadministrativa processer inom KI, tex för tillgodoräknande, studieuppehåll, vfu-administrativa frågor m.fl.
- anordna nätverksaktiviteter för handläggare, utbildningsadministratörer, studievägledare och vfu-handläggare
- kommunicera på svenska och engelska internt om de utbildningsadministrativa processerna samt ansvara för dokument och blanketter
- central administration och uppföljning
- ta del av och följa utvecklingen inom området.

Arbetet ställer stora krav på att självständigt och på egna initiativ driva arbetet framåt och på samarbete med verksamhetsansvariga, studievägledare, handläggare och administratörer. Målsättningen är att skapa en hög kvalitet i bemötandet av studenter och deras möjlighet att på lika villkor genomföra sina studier på Karolinska Institutet och ett bra och lättillgängligt stöd till ansvariga i utbildningsverksamheten.

Vem är du?
Att arbeta som samordnare övergripande mot verksamheten förutsätter en tydlig insikt och förståelse för hela KI:s verksamhet och för det uppdrag som kommer från ledningen samt servicekänsla och ett professionellt och lösningsorienterat förhållningssätt. En bra bakgrund för att arbeta som verksamhetsstöd i utbildningsadministrativa processer är t.ex. studievägledare, utbildningshandläggare eller utbildningsadministratör.

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper och förmågor. Du är noggrann, strukturerad, tar egna initiativ, är lösningsorienterad och pedagogisk. Du arbetar gärna i team och har flera kontaktytor inom organisationen vilket förutsätter att du har en mycket god samarbetsförmåga och har förmåga driva frågeställningar framåt att skapa goda relationer. Du ska tycka att det är roligt att ta tag i utvecklingsfrågorna för området. Du ska också trivas med att arbeta administrativt.

Vi söker dig som har:

- erfarenhet från arbete på lärosäte, i offentlig förvaltning eller motsvarande verksamhet, där du ska ha haft uppgifter som gett dig en bra baskunskap för att arbeta inom området för tjänsten alternativt arbetslivserfarenhet som vi bedömer som likvärdig
- minst 3-årig relevant högskoleutbildning
- du ska ha god kännedom om utbildning inom högskola universitet, gärna av utbildningar med verksamhetsförlagd utbildning, t.ex. inom vården
- mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska och engelska
- en god analytisk och administrativ förmåga och goda datorkunskaper
- god kunskap om förvaltnings- och högskolejuridik

Vi ser gärna att du också har erfarenhet av/kompetens inom

- arbete med ärendehantering, beredning av beslutsunderlag och verksamhetsstöd.
- digital erfarenhet och erfarenhet av webbkommunikation.
- arbete i projektform

Vad erbjuder vi?
En kreativ och inspirerande miljö fylld av kompetens och nyfikenhet. Karolinska Institutet är ett av världens ledande medicinska universitet. Vår vision är att driva utvecklingen av kunskap om livet och verka för en bättre hälsa för alla. Här bedriver vi framgångsrik medicinsk forskning och har det största utbudet av medicinska utbildningar i Sverige. Som universitet är Karolinska Institutet även en statlig myndighet. Det innebär att du får goda förmåner genom vårt kollektivavtal, generös semester och en bra tjänstepension. Du får träna fritt i våra moderna friskvårdsanläggningar och får ersättning för läkarvård.

https://ki.se/om-ki/din-karriar-fortsatter-har



Ansökan
Varmt välkommen med din ansökan.

Ansökan ska göras via rekryteringssystemet Varbi. 

Vid tillsvidareanställning tillämpar Karolinska Institutet 6 månaders provanställning.

Vill du göra skillnad – och bidra till en bättre hälsa för alla? Sök jobb hos oss