Samordnare för Arkiv och registratur

Skolinspektionen arbetar för en skola där alla barn och elever får lika rätt till god utbildning och kunskaper i en stimulerande och trygg miljö. Varje enskilt barn och elev har rätt att utvecklas så långt som möjligt utifrån sina förutsättningar. Verksamheten består av tre verksamhetsgrenar, tillsyn, kvalitetsgranskning och tillståndsgivning. Vi finns på orterna Göteborg, Linköping, Lund, Stockholm och Umeå.

Välkommen till oss och ett meningsfullt arbete!

För oss står medborgarens behov och intressen i fokus och vi strävar alltid efter att leverera insatser av hög kvalitet utifrån perspektivet ”de vi är till för”. Vi erbjuder attraktiva villkor och spännande arbetsuppgifter tillsammans med engagerade och kunniga kollegor.

Är du en erfaren arkivarie som kan det statliga regelverket? Då har vi ett spännande arbete som väntar på dig där du kommer få stor möjlighet att självständigt utforma arbetssätt! Du kommer att arbeta tillsammans med fyra andra arkivarier och två registratorer.

Möjlighet att teckna överenskommelse för distansarbete finns.

Arbetsuppgifter
Som samordnare för arkiv och registratur samordnar du och har övergripande ansvar för den dagliga verksamheten på myndighetens arkiv- och registraturfunktiontar. Du initiativ till, och medverkar i vidareutveckling av rutiner och metoder för en effektiv ärendehantering med enhetliga och likvärdiga beslut.

I tjänsten ingår att stödja myndigheten i arkivfrågor samt att förvalta myndighetens klassificeringsstruktur, dokumenthanteringsplan och övriga arkivredovisning. Arbetet innefattar även löpande arkivuppgifter så som att arkivera samt vårda, ordna och förteckna. Arbetet innefattar även att vid behov stödja registraturen med posthantering, diarieföring och kontakt med allmänheten.

Skolinspektionens arkiv består till stor del av material från myndighetens inspektion och tillståndsprövning. Skolinspektionen är värdmyndighet för Skolväsendets överklagandenämnd och arkivfunktionen sköter det praktiska arkivarbetet åt nämnden. Det finns ett stort allmänintresse kring Skolinspektionens allmänna handlingar. I tjänsten ingår därför utlämnande av allmän handling med tillhörande sekretessprövning i ärenden som överlämnats för arkivering.

Samordnaren rapporterar till HR- chefen och agerar bollplank utifrån verksamhetsperspektiv, exempelvis genom att:


• tillse viss jämn ärendefördelning och vara första kontakt mot verksamheten
• ha insikt i arkiv och registraturs pågående ärenden och projekt
• bistå med kvalitetssäkring inför föredragningar
• fånga upp behov och lämna förslag på åtgärder för fortsatt effektivisering följa upp dessa
• ansvara för det inledande arbetet med rekryteringar
• bistå i verksamhetsplanering
• bistå/hålla i gruppmöten

Kvalifikationer
Vi söker dig som har


• erfarenhet av att samordna alternativt leda arkivarie och registratur
• arkivvetenskaplig utbildning minst 60 poäng
• aktuell statlig arbetslivserfarenhet inom Arkiv i minst 3 år
• erfarenhet av att föredra ärenden
• mycket goda kunskaper/erfarenheter gällande strukturerade arbetssätt och rutiner
• mycket goda kunskaper i relevant statligt regelverk

Meriterande


• aktuell statlig arbetslivserfarenhet av att arbetat inom arkiv och registratur
• annan aktuell arbetslivserfarenhet som arbetsgivaren bedömer som likvärdig

Dina egenskaper
I rollen som samordnare för arkiv och registratur behöver du kunna driva både ditt eget och andras arbete framåt. Du ha en utpräglad ansvarskänsla för arbetsuppgifterna, ett noggrant, strukturerat arbetssätt och god dokumentationsförmåga. Du har en förmåga att snabbt förstå sammanhang i olika verksamheter och du har ett helhetsperspektiv. Vi ser gärna att du har en god kommunikativ förmåga och att du på ett lättillgängligt sätt kan uttrycka dig i tal och skrift. Dessutom behöver du ha en god samarbetsförmåga och vara serviceinriktad samt lojal vilket kräver att du agerar utifrån myndighetens policyers, riktlinjer och rutiner. Vi värdesätter hög flexibilitet utan att ge avkall på kvaliteten i arbetet.

Vi kommer att lägga stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Tjänsten
Tjänsten är en heltidstjänst, tillsvidare. Tillträde enligt överenskommelse. Vi tillämpar provanställning 6 månader.

Ansökan
Klicka på knappen ansök nedan, bifoga personligt brev och cv med bild. Sista ansökningsdag är den 17 december 2023. Använd drnr 2023:8900.

Kontaktpersoner
För upplysningar, kontakta HR-chef Ann Stadberg, för frågor angående rekryteringsprocessen, kontakta HR-partner Mary Cairns eller Kristin Annerstedt, fackliga företrädare Birger Österberg, Saco och Samuel Sjöberg, OFR/S. Samtliga nås via växeln 08 586 080 00.

Inför rekryteringen har Skolinspektionen tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring, vi undanber oss därför kontakt från försäljare.