Samordnare för inköp och lokalfrågor

Göteborgs universitet möter samhällets utmaningar med mångsidig kunskap. 56 000 studenter och 6 600 medarbetare gör universitetet till en stor och inspirerande arbetsplats. Stark forskning och attraktiva utbildningar lockar forskare och studenter från hela världen. Med ny kunskap och nya perspektiv bidrar Göteborgs universitet till en bättre framtid.Högskolan för scen och musik ingår i den Konstnärliga fakulteten vid Göteborgs universitet. Institutionen utbildar musiker i flera genrer, komponister, lärare i musik, dans och teater, musikalartister, operasångare och skådespelare och har drygt 600 studenter. Högskolan för scen och musik bedriver även utvecklingsarbete, forskarutbildning och forskning samt har en omfattande utåtriktad verksamhet. Institutionen har närmare 200 anställda.

Under kommande år pågår ett nybyggnadsprojekt där den konstnärliga fakulteten gemensamt flyttar in i ett nybyggt hus placerat vid Götaplatsen där Artisten tidigare låg.  Detta innebär att Högskolan för scen och musik fram till 2027 bedriver sin verksamhet på fyra olika adresser.

Mer information om detta finns att läsa här: https://www.gu.se/konst/om-oss/konstnarliga-fakultetens-nya-hus

Arbetsuppgifter
Inköp

I rollen som samordnare för inköp stöttar du verksamheten vid inköp och direktupphandlingar samt kontrollerar att inköpen följer lagar, bestämmelser och bestämda rutiner.

Du är behjälplig med information till institutionens medarbetare om avtal och de regler som gäller vid inköp.

Du ansvarar bland annat för inköp av förbrukningsmaterial, teknik, inredning, catering med mera. Inköp görs i första hand via inköpssystemet Proceedo. Rollen innebär också att vara backup till institutionens ordinarie resebeställare.

Lokalfrågor

I rollen som samordnare för lokalfrågor är ditt fokus på fastighet- och säkerhetsfrågor där du har ett tätt samarbete med Campusservice Lorensberg.  Du stöttar chefer och medarbetare i både strategiska och praktiska fastighetsfrågor som t.ex:


• Besvara fastighetsfrågor
• Kontakt med Campusservice (vaktmästeritjänster, säkerhet, fastighetsfrågor, lokalvård mm)
• Passerkort och nycklar
• Kontaktperson vid uthyrningar av lokaler
• Projektsamordning
• Hantering av diverse olika inkommande operativa ärenden från verksamheten
• Kontaktperson för studentkåren 
• Kontaktperson vid husfrågor
• Posthantering
• Utföra brandskyddsronder
• Lokalbokning (TimeEdit)
• Miljörepresentant
• Delaktig i arbetsmiljöronder
• Skrivarvärd
• Kontaktperson för institutionens konst

Kvalifikationer
Du skall ha:

- Erfarenhet av lokalfrågor och fastighetsskötsel
- Erfarenhet av samordnande arbetsuppgifter
- Erfarenhet av administrativt arbete
- Erfarenhet av inköp

Arbetet kräver god samarbetsförmåga, förmåga att planera och strukturera ditt arbete samt god kommunikativ förmåga i både tal och skrift på både svenska och engelska. Mycket stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet. 

Meriterande:

Vi ser gärna att du:

- har erfarenhet av avtalsskrivning
- har kunskap kring systematiskt brandskyddsarbete och säkerhet.
- är väl förtrogen med inköpssystemet Proceedo
- har god kännedom kring GU.s upphandlingsregler

Intervjuer

Vi avser att hålla intervjuer torsdagen den 5 oktober (em), onsdagen den 11 oktober (fm) och torsdag den 12 oktober (em). 

Sista ansökningsdag: 2023-09-27

Anställning
Tillsvidareanställning. Vi tillämpar 6 månaders provanställning.

Omfattning: 100%

Tillträde: 2023-11-01 eller enligt överenskommelse

Placering: Högskolan för scen och musik

Har du frågor om anställningen är du välkommen att kontakta: 
Katrin Enoksson, administrativ chef. Tfn: 0766–181199. Email: katrin.enoksson@hsm.gu.se

Magdalena Eldh, personaladministratör Tfn: 031-786 4010. Email: magdalena.eldh@hsm.gu.se

 

Universitetet arbetar aktivt för en arbetsmiljö med jämställda förhållanden och sätter värde på de kvalitéer mångfald tillför verksamheten.

Universitetet tillämpar individuell lönesättning.

Enligt Riksarkivets föreskrifter är universitetet skyldigt att förvara ansökningshandlingar i två år efter tillsättningsbeslutet. Om du som sökande till en anställning särskilt begär tillbaka dina handlingar återsänds de när de två åren har förflutit, i annat fall kommer de att gallras ut.

Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Göteborgs universitet anlitar upphandlad annonsbyrå i samband med rekrytering av personal. Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av jobbannonser.