Samordnare inom diarium och arkiv

Tillsammans för en hållbar framtid!
Länsstyrelsens cirka 250 medarbetare arbetar med respekt, professionalitet och öppenhet för länets invånare.

Länsstyrelsen består av sju enheter. En av dessa är Enheten för lednings- och verksamhetsstöd som består av ett 40-tal medarbetare med arbetsområden som ekonomi, upphandling, HR, kommunikation, IT, intern service, arkiv, diarium samt ärendehandläggning inom förvaltning och juridik.

Diarium och arkiv utgör en viktig servicefunktion till allmänheten genom sin hantering av länsstyrelsens allmänna handlingar. Gruppen är också styrande och stödjande till verksamheten inom området dokument- och ärendehantering.

Gruppen består av registratorer och arkivarier och ingår i Rättsfunktionen inom Enheten för lednings- och verksamhetsstöd. Som samordnare arbetar du med gruppens ordinarie arbetsuppgifter men har också ett särskilt ansvar för att planera och leda det dagliga arbetet samt utveckla verksamheten.

Arbetsuppgifter som samordnare

I din roll som samordnare kommer du ha ett varierande flöde av arbetsuppgifter. Du kommer exempelvis sköta posthantering, diarieföring och expediering av handlingar, kvalitetsgranska informationen i ärendehanteringssystemet, utbilda och vägleda medarbetare i diarieföring, digital ärendehantering och utlämnanden av allmänna handlingar samt anpassa avslutade ärenden och handlingar för gallring och e-arkivering.

Du kommer också samordna och planera arbetet i arbetsgruppen, företräda gruppen i specifika frågor, till exempel som representant i nationella nätverk, följa upp och utveckla rutiner och arbetsprocesser för ärendehantering, samordna kvalitetsuppföljningar av diarieföring och ärenden samt upprätta styrande dokument inom området.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har en för arbetsuppgifterna relevant utbildning och/eller mångårig erfarenhet inom arbetsområdet, exempelvis som registrator. Du har erfarenhet från ärendehanteringssystem och digital dokumenthantering. Du har också erfarenhet av arkivarbete (till exempel att ordna och förteckna, gallringsföreskrifter och dokumenthanteringsplaner). Slutligen har du också goda kunskaper i Office- programmen och kan uttrycka dig väl i tal och skrift.

Personliga egenskaper

För att passa i rollen behöver du framför allt vara noggrann och strukturerad, men också serviceinriktad och ha en pedagogisk förmåga för att kunna förklara regler och principer på ett begripligt sätt. Du behöver också ha förmåga att ta egna initiativ och involverar gärna andra i ditt arbete. Du har lätt för att skapa förtroendefulla relationer och är bra på att hålla ihop en grupp.


Ansökan görs via rekryteringssystemet ReachMee. Ansök genom att klicka på knappen Ansök längst ner på sidan. Vi har gjort vårt medieval för rekrytering och undanber oss därför vänligt men bestämt kontakt med annonssäljare eller andra säljare av rekryteringstjänster.

Länsstyrelsen är regeringens representant på regional nivå och har som uppdrag att utveckla länet, att verka för att de nationella politiska målen får genomslag i länet och att vara förvaltningsmyndighet.

Respekt, professionalitet och öppenhet är vägledande i vårt arbete och vårt förhållningssätt till varandra, medborgarna och andra intressenter. Vi arbetar aktivt för att vara en myndighet fri från diskriminering och vill ta tillvara de kvalitéer som mångfald tillför verksamheten, bland annat värdesätter vi kunskaper i sydsamiska.

Läs mer på vår hemsida http://www.lansstyrelsen.se/jamtland

Mer information om hur vi behandlar dina personuppgifter hittar du på www.lansstyrelsen.se/dataskydd