Samordnare med fokus på HR eller diarieföring

Kunniga och engagerade medarbetare med goda förutsättningar är en av de absolut viktigaste framgångsfaktorerna för Linköpings universitet. Lärare och forskare är vår kärnkompetens, men ett framgångsrikt universitet behöver erfarna och motiverade medarbetare inom många områden. Alla roller är viktiga. Vi har ett stort rekryteringsbehov bland annat tack vare en forskningsverksamhet i expansion. Du behövs här. Välkommen att söka jobb hos oss!Institutionen för systemteknik (ISY) växer och vi söker nu två samordnare till avdelningen för verksamhetsstöd.

Om jobbet
Nu när vi blir fler har vi möjlighet att utforma två samordnartjänster utifrån verksamhetens behov och våra kandidaters intresse och kompetens. Som samordnare kan du därför vara den som håller ihop administrationen på en till två av institutionens avdelningar med kunskap om de krav som ställs på oss som myndighet i en akademisk miljö. Arbetet innebär bland annat att boka resor, organisera möten, administrera tentamina och att stötta lärare, doktorander, examensarbetare och nyanställda. Arbetssätten på våra avdelningar kan variera och du trivs med att göra ditt bästa för att ge god service utifrån krav och rådande förutsättningar.

Du kan även komma att stötta övriga delar av institutionen med administrativa uppgifter inom personaladministration, ekonomiadministration, diarieföring eller lokalbokning. Personaladministrationen innehåller rekryterings- och anställningsadministration där mycket av arbetet är kopplat till våra internationella rekryteringar. Att arbeta med diarieföringen innebär att du tillsammans med vår andra registrator registrerar och arkiverar dokument enligt de rutiner som finns. Ekonomiadministrationen kan innehålla fakturahantering och inköp. För att utföra många av uppgifterna arbetar du i de olika system som finns här vid LiU.

Då vi inom verksamhetsstöd stöttar gäster, medarbetare och studenter förväntas du att vid behov kunna gå in och göra andra administrativa uppgifter än de som du i vanliga fall utför. Vår arbetsmiljö är dynamisk och arbetsuppgifter förändras och kan tillkomma. Som samordnare kommer du troligtvis att tillhöra olika grupperingar inom LiU.

Om dig
Vi söker dig med minst två års erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete. Du får gärna ha arbetat inom ett statligt verk, universitet eller högskola. Gymnasiekompetens är ett krav och det är meriterande med examen på högskolenivå eller motsvarande kompetens. Erfarenhet av personal- och ekonomiadministration samt diarieföring är meriterande. Det är även meriterande med erfarenhet av teamarbete och du behöver ha mycket goda kunskaper i att kommunicera på svenska och engelska i tal och skrift.

Vi förutsätter att du har god datorvana och systemförståelse samt kunskaper i Office-paketet, främst Word och Excel. System vi använder är exempelvis ekonomisystemet Raindance, studieadministrativa systemet Ladok, lärplattformen Lisam, personalsystemet Primula, dokumenthanteringssystemet Public 360 och lokalbokningssystemet TimeEdit. Har du erfarenhet av ett eller flera av dom är det meriterande. 

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet och söker dig som är tillmötesgående med en stor vilja att leverera lösningar och hjälpa andra. Din samarbetsförmåga är god och du kommunicerar på ett konstruktivt sätt. Du är trygg, stabil och har självinsikt samt tar ett stort ansvar för såväl dina egna arbetsuppgifter som verksamhetens mål. Du trivs med att planera och organisera ditt arbete på ett effektivt sätt och det är viktigt för dig att utföra ditt arbete med god kvalitet. 

Din arbetsplats
Institutionen för systemteknik växer och vi anpassar nu avdelningen för verksamhetsstöd till nya utmaningar. För att ha en robust organisation utvecklar vi våra team inom olika områden för att kunna stötta och ersätta varandra vid tex arbetstoppar, semester och sjukdom.

Som medarbetare inom verksamhetsstöd arbetar du med avdelningens gemensamma uppdrag att ge kunskap, stöd och service till medarbetare, studenter och gäster på ISY i en internationell miljö. Vi arbetar tillsammans för att nå våra mål. Läs mer här http://liu.se/organisation/liu/isy/vs

Institutionen för systemteknik är central inom olika ingenjörsutbildningar både vad gäller baskunskaper och tillämpade kurser. Forskningen baseras främst på industriella behov och spänner från helt grundläggande frågor till mera applikationsnära frågor.
Läs mer här https://liu.se/organisation/liu/isy

Om anställningen
Heltid, tillsvidare. Provanställning 6 månader kan komma att tillämpas.

Tillträde enligt överenskommelse. 

Lön och förmåner
Linköpings universitet tillämpar individuell lönesättning. Läs mer om förmåner för anställda här.

Fackliga kontaktpersoner
Information om fackliga kontaktpersoner, se Hjälp för sökande.

Ansökan
Välkommen att skicka in din ansökan med CV och ansökningsbrev senast den 11 december. Du söker denna anställning genom att klicka på knappen "Ansök" här nedan. Ansökan som inkommer efter sista ansökningsdag kommer inte att beaktas.

Vi välkomnar sökande med olika bakgrund, erfarenheter och perspektiv, det berikar och utvecklar vår verksamhet. För oss är det självklart att värna om allas lika värde, rättigheter och möjligheter. Läs om vårt arbete med Lika villkor.

Välkommen med din ansökan!


Linköpings universitet har upphandlade avtal och undanber oss direktkontakt från bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av platsannonser.