Samordnare med fokus på service och kvalitet

Kunniga och engagerade medarbetare med goda förutsättningar är en av de absolut viktigaste framgångsfaktorerna för Linköpings universitet. Lärare och forskare är vår kärnkompetens, men ett framgångsrikt universitet behöver erfarna och motiverade medarbetare inom många områden. Alla roller är viktiga. Vi har ett stort rekryteringsbehov bland annat tack vare en forskningsverksamhet i expansion. Du behövs här. Välkommen att söka jobb hos oss!

Institutionen för systemteknik (ISY) är central inom olika ingenjörsutbildningar både vad gäller baskunskaper och tillämpade kurser. Forskningen baseras främst på industriella behov och spänner från helt grundläggande frågor till mera applikationsnära frågor.
Läs mer: https://liu.se/organisation/liu/isy

Vi behöver en samordnare för att hålla ihop dokumenthanteringen vid institutionen, stötta vår prefekt och två proprefekter med administrativt arbete samt vara avdelningsadministratör för prefektens avdelning.

Din framtida arbetsplats
Tjänsten är placerad på Institutionen för systemteknik (ISY) på avdelningen för Verksamhetsstöd (VS). Som medarbetare inom verksamhetsstöd arbetar du med avdelningens gemensamma uppdrag att ge kunskap, stöd och service till medarbetare, studenter och gäster vid ISY.  LiUs verksamhet utvecklas kontinuerligt och utifrån det tillkommer och förändras arbetsuppgifter på VS. Vi arbetar tillsammans för att nå våra mål och vid behov utför vi därför andra uppgifter än vi gör till vardags. Läs mer om avdelningen på http://liu.se/organisation/liu/isy/vs

Dina framtida arbetsuppgifter
Som samordnare ska du hålla ihop dokumenthanteringen vid institutionen. Du kommer bland annat att arbeta som institutionens registrator med ansvar för diarium och arkiv med kunskap om de krav som ställs på oss som myndighet i en akademisk miljö.

I arbetet ingår även att stötta vår prefekt och två proprefekter med administrativt arbete som berör prefekturen samt arbeta för avdelning prefekten tillhör.  Arbetsuppgifter som förekommer är exempelvis bokning av resor, organisering av möten, tentamensadministration och att hjälpa bla nyanställda och examensarbetare. Du kommer även att arbeta med ekonomiadministration, tex fakturahantering, inköp och enklare ekonomisk rapportering.

I arbetet ingår att arbeta i de olika administrativa system som förekommer vid LiU så som exempelvis dokumenthanteringssystemet Public 360 (LiUDok) och ekonomisystemet Raindaince.

Dina kvalifikationer
Vi söker dig med erfarenhet av administrativt arbete, gärna från en större organisation, ett statligt verk, universitet eller högskola. Har du mer än två års erfarenhet är det en merit. Du ska ha en examen på högskolenivå eller motsvarande kompetens.

Erfarenheter av administrativa system är ett krav och har du dessutom erfarenhet av Raindance och Public 360 är det meriterande. Erfarenhet av att ha jobbat med ekonomiadministration är meriterande liksom erfarenhet av diarieföring och arkivhantering. 

Vi förutsätter att du har goda kunskaper i Office-paketet, främst Word och Excel. Mycket goda kunskaper i att kommunicera på svenska och engelska i tal och i skrift är också en förutsättning.

Som person är du tillmötesgående med en stor vilja att leverera lösningar och hjälpa andra. Du arbetar bra i grupp och kommunicerar på ett konstruktivt sätt. Din personlighet utmärks av att du är trygg, stabil och har självinsikt. Du trivs med att planera, organisera och prioritera ditt arbete på ett effektivt sätt samtidigt som du är noggrann och väl medveten om regelverk.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet. 

Anställningens omfattning
Heltid, tillsvidare. Provanställning 6 månader kan komma att tillämpas.

Tillträde
Enligt överenskommelse.

Lön
Universitetet tillämpar individuell lönesättning.

Fackliga kontaktpersoner
För kontakt med fackliga kontaktpersoner se www.liu.se under lediga jobb.   

Ansökan
Välkommen att skicka in din ansökan med CV och personligt brev senast den 24 mars. Du söker denna anställning genom att klicka på knappen "Ansök" här nedan. Ansökan som inkommer efter sista ansökningsdag kommer inte att beaktas.

Lika villkor
Flertalet av våra medarbetare inom verksamhetsstöd vid Institutionen för systemteknik är kvinnor, därför ges män företräde vid tillsättning av denna anställning, vid i huvudsak lika meriter i övrigt.

 


Linköpings universitet ska fortsätta att utvecklas som en attraktiv och kreativ arbetsplats som präglas av lika villkor och arbetar därför aktivt för jämställdhet och mångfald.

Välkommen med din ansökan!


Linköpings universitet har upphandlade avtal och undanber oss direktkontakt från bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av platsannonser.