Samordnare till avdelningen för verksamhetsstöd

Kunniga och engagerade medarbetare med goda förutsättningar är en av de absolut viktigaste framgångsfaktorerna för Linköpings universitet. Lärare och forskare är vår kärnkompetens, men ett framgångsrikt universitet behöver erfarna och motiverade medarbetare inom många områden. Alla roller är viktiga. Vi har ett stort rekryteringsbehov bland annat tack vare en forskningsverksamhet i expansion. Du behövs här. Välkommen att söka jobb hos oss!Vi söker nu en samordnare till avdelningen för verksamhetsstöd.

Om jobbet
Som samordnare på IFM kommer du att ha en omväxlande roll där du dels får arbeta med mottagandet av internationella medarbetare och gäster dels ansvara för den interna kommunikationen på institutionens intranät.

IFM är en forskningsintensiv institution där en stor del av våra medarbetare och besökare kommer från andra länder. För att säkerställa övergången till den svenska kontexten finns på institutionen ett särskilt utsett team vi kallar ”Visit”, som arbetar med mottagande och stöd till internationellt rekryterade medarbetare samt utländska gästforskare och besökare. Du ingår i Visit tillsammans med en annan samordnarkollega. Ungefär halva anställningen är vikt för detta arbete.

Det stöd som ges av Visit är av såväl informativ som praktisk karaktär och handlar om allt från migrationsfrågor, att hitta bostad och ansöka om svenskt personnummer till frågor om försäkringar och svensk arbetsplatskultur. I uppdraget ingår bland annat att bistå med hjälp och stöd vid myndighetskontakter, uppehållstillstånd, folkbokföring, skatt och socialförsäkring men också information och stöd kring bank, telefon, sjukvård och i förekommande fall även skola och barnomsorg. Engelska är det språk som används vid konversation och korrespondens. Visit hanterar mottagandet av cirka 100 personer årligen och arbetet sker i samarbete med institutionens HR-partner.

Den interna kommunikationen handlar bl a om att administrera och uppdatera institutionens egna sidor på universitetets intranät – Liunet, och på det nya studentintranätet. Du kommer även att administrera institutionens digitala nyhetsbrev. En viktig del av den interna kommunikationen består av att medverka i utveckling av våra interna administrativa processer där bl a utveckling och förenkling av digitala blanketter och formulär kommer att vara fokus under det kommande året. Du kommer att vara en viktig kugge för att kunna förverkliga våra ambitioner att skapa ett intuitivt och lättnavigerat gränssnitt för de administrativa processerna på intranätet. Även andra kommunikativa arbetsuppgifter förekommer, såsom strategisk kommunikationsplanering tillsammans med institutionens kommunikatör, porträttfotografering, etc.

På avdelningen för verksamhetsstöd jobbar vi kontinuerligt med utvecklingsarbete av våra processer och arbetsmetoder och du kommer på olika sätt bli engagerad i detta arbete. Som medarbetare inom avdelningen förväntas du också delta i institutionsövergripande projekt eller uppdrag samt att vid behov kunna gå in och arbeta med andra administrativa uppgifter än de du normalt utför.

Om dig
Vi söker dig som har examen från treårigt gymnasium och erfarenhet av kvalificerat och självständigt administrativt arbete från högskolesektorn. Har du eftergymnasial examen som handlar om att ta emot och kommunicera med människor med andra nationaliteter och kulturer (t ex inom turism) så är det meriterande. Du ska ha gedigen erfarenhet av att jobba med intern kommunikation och vara insatt i Tillgänglighetslagen.

Då arbetet till stor del sker i våra administrativa system är god datorvana och systemförståelse ett krav för anställningen. Du ska ha goda kunskaper i Officepaketets standardprogram Word, Excel och Powerpoint. Du ska ha goda erfarenheter av att jobba i Sharepoint liksom goda erfarenheter av Adobe Acrobat. Du har också mycket goda kunskaper i svenska och engelska i såväl tal som skrift.

Som person tar du ansvar för dina uppgifter, är kvalitetsmedveten och kan självständigt planera, organisera och prioritera dina arbetsuppgifter. Du är bra att på att samarbeta med andra och kan anpassa dig efter ändrade förutsättningar. För att lyckas i rollen ser vi att du också har god servicekänsla, ett prestigelöst förhållningssätt och förmågan att kunna arbeta med flera arbetsuppgifter parallellt. Du har lätt för att ta till dig ny information och trivs i ett arbete med omväxlande uppgifter. Du känner dig bekväm med att kommunicera på engelska. Ovanstående personliga egenskaper är av mycket stor vikt vid tillsättningen.

Din arbetsplats
Institutionen för fysik, kemi och biologi (IFM) bedriver såväl grundutbildning som forskning och forskarutbildning. Forskning är den dominerande verksamheten och den sker ofta i samverkan med företag och internationella partners. Vi är en av universitetets äldsta, mest välkända och största institutioner och omfattar fem samverkande vetenskapliga områden: biologi, kemi, materialfysik, tillämpad fysik samt teori och modellering. Läs mer: https://liu.se/organisation/liu/ifm.

IFM består av 15 avdelningar där du kommer att tillhöra avdelningen för verksamhetsstöd, med den administrativa chefen som närmsta chef. Avdelningen för verksamhetsstöd består av 31 medarbetare med uppgift att ge stöd till kärnverksamheten.

Om anställningen
100 %, tillsvidare. 6 månaders provanställning tillämpas.

Tillträde snarast.

Lön och förmåner
Linköpings universitet tillämpar individuell lönesättning. 

Vi erbjuder möjlighet till distansarbete viss del av din arbetstid när verksamhetens behov och arbetsuppgifterna medger detta.

Läs mer om förmåner för anställda här.

Fackliga kontaktpersoner
Information om fackliga kontaktpersoner, se Hjälp för sökande.

Ansökan
Välkommen att skicka in din ansökan med CV och ansökningsbrev senast den 2 februari 2023. Du söker denna anställning genom att klicka på knappen "Ansök" här nedan. Ansökan som inkommer efter sista ansökningsdag kommer inte att beaktas.

Vi välkomnar sökande med olika bakgrund, erfarenheter och perspektiv, det berikar och utvecklar vår verksamhet. För oss är det självklart att värna om allas lika värde, rättigheter och möjligheter. Läs om vårt arbete med Lika villkor.

Välkommen med din ansökan!


Linköpings universitet har upphandlade avtal och undanber oss direktkontakt från bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av platsannonser.