Samordnare till Mötesservice

Göteborgs universitet möter samhällets utmaningar med mångsidig kunskap. 56 000 studenter och 6 600 medarbetare gör universitetet till en stor och inspirerande arbetsplats. Stark forskning och attraktiva utbildningar lockar forskare och studenter från hela världen. Med ny kunskap och nya perspektiv bidrar Göteborgs universitet till en bättre framtid.Mötesservice är Göteborgs universitets interna mötespartner. Vi erbjuder service för alla medarbetare inom Göteborgs universitet som behöver hjälp med planering av möten, deltagarhantering och event. Vi bistår kärnverksamheten med allt från en kopp kaffe till planering och genomförande av stora evenemang och är en kvalificerad stödfunktion för forskare, lärare och annan personal. Mötesservice består av flera olika anläggningar med Wallenberg konferenscentrum, Ågrenska villan, universitetets huvudbyggnad i Vasaparken och Jonsereds herrgård. Vi vill bidra till att såväl nationella som internationella möten hålls inom Göteborgs universitet och på så vis stödjer vi forskning och undervisning samt bidrar att Göteborgs universitet är ett universitet för världen.

Vi söker nu en engagerad och serviceinriktad samordnare som blir en viktig del i det team som ansvarar för konferensverksamheten vid Mötesservice.

Arbetsuppgifter 
Som samordnare utgår du från Konferenscentrum Wallenberg men samordnar även personal och verksamhet på Ågrenska villan, i Vasaparken och på Jonsereds herrgård.  

I dina arbetsuppgifter ingår bland annat:


• Bokning av konferens, event, catering och restaurang
• Värdskap i samband med konferenser och event
• Planering och projektledning av konferenser och arrangemang
• Skapande av eventsidor, deltagarhantering och deltagarregistrering i eventsystemet Trippus
• Fakturering och uppföljning
• Arbetsledning i drift på samtliga anläggningar
• Inköp av material för Mötesservice
• Du ansvarar tillsammans med sektionschef för personalplanering och schemaläggning på samtliga anläggningar
• Du deltar vid behov i upphandlingsprocessen av varor och tjänster som nyttjas av sektionen
• Du agerar, tillsammans med sektionschef, kontaktperson gentemot universitetets upphandlade kafé- och restaurangverksamheter och hanterar exempelvis felanmälningar, beställning av reparationsarbeten och support till leverantören kring accesser och behörigheter

Kvalifikationer 
Vi söker dig som har relevant utbildning och/eller relevant arbetslivserfarenhet som vi bedömer som likvärdig. Du har flerårig erfarenhet av arbete med konferenser och arrangemang. Du är utpräglat serviceinriktad, flexibel i ditt arbetssätt och har förmåga att kunna prioritera dina arbetsuppgifter efter verksamhetens behov. Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

För uppdraget krävs att du har:


• Flerårig erfarenhet av att arbeta med konferenser, möten och event
• Erfarenhet av att leda och planera serviceverksamhet utifrån en ledarroll
• Goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift samt goda kunskaper i Officepaketet.
• Ett genuint intresse för service och utvecklingsfrågor
• Kundperspektiv och god förmåga att bygga förtroende

Det är meriterande om du har erfarenhet av bokningssystemet Lega Online och eventsystemet Trippus.  

Anställning 
Anställningen är en tillsvidareanställning. Omfattning 100% med placering vid Sektionen för mötesservice. Provanställning kan komma att tillämpas. Tillträde enligt överenskommelse.  

Kontaktuppgifter för anställningen 
Har du frågor om anställningen är du välkommen att kontakta sektionschef Evelina Wahlsten, tel. 031-786 2995, evelina.wahlsten@gu.se 

Fackliga organisationer 
Fackliga företrädare vid Göteborgs universitet hittar du här: https://www.gu.se/om-universitetet/jobba-hos-oss/hjalp-for-sokande 

Ansökan 
Du söker anställningen via Göteborgs universitets rekryteringsportal genom att klicka på knappen "Ansök". Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med annonsen och att den är universitetet tillhanda senast sista ansökningsdag. Ansökan ska innehålla:

• CV
• Personligt brev med motivering till varför du söker tjänsten
• Examensintyg
• Andra relevanta dokument för tjänsten

Ansökan ska vara inkommen senast: 2023-03-21

 

Universitetet arbetar aktivt för en arbetsmiljö med jämställda förhållanden och sätter värde på de kvalitéer mångfald tillför verksamheten.

Universitetet tillämpar individuell lönesättning.

Enligt Riksarkivets föreskrifter är universitetet skyldigt att förvara ansökningshandlingar i två år efter tillsättningsbeslutet. Om du som sökande till en anställning särskilt begär tillbaka dina handlingar återsänds de när de två åren har förflutit, i annat fall kommer de att gallras ut.

Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Göteborgs universitet anlitar upphandlad annonsbyrå i samband med rekrytering av personal. Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av jobbannonser.