Schemaadministratör till stadsbiblioteken i Rinkeby-Kista, Spånga-Tensta

Stockholm utvecklas och förändras för framtiden. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.



Beskrivning

Stockholms stadsbibliotek består av Stadsbiblioteket vid Odenplan, Internationella biblioteket på Kungsholmen, Digitala biblioteket på nätet, 39 stadsdelsbibliotek samt ett antal bibliotek på sjukhus och inom äldre- och kriminalvård.

Enheten Rinkeby-Kista, Spånga-Tensta består av fem bibliotek, Spånga, Tensta, Rinkeby, Husby samt Kista bibliotek placerade i stadsdelarna runt Järvafältet. Vi är totalt cirka 60 medarbetare. Kista bibliotek är Stockholms näst största bibliotek och har ca 2 000 besökare per dag och har öppet 362 dagar om året. Biblioteket ligger i Kista galleria och invigdes 2014. Bibliotek tilldelades två fina utmärkelser under 2015: Public Library of the Year Award och "Årets bibliotek" av fackförbundet DIK.

Nu utökar vi med ytterligare en administratör med schema- och bemanningsansvar till enheten. Du samarbetar med din närmsta kollega som också är schemaadministratör i enheten. Ni kommer att dela på enhetens schema- och bemanningsansvar och bistå enhetschef och btr enhetschef med administrativt stöd.

Arbetsuppgifter

I dina arbetsuppgifter ingår bland annat:

- Att planera den dagliga bemanningen i enheten
- Hantera sjukanmälningar och vikariebeställning
- Att strategiskt planera schemaarbetet i enheten
- Göra schemaanalyser kontinuerligt och på chefs begäran
- Stötta chefer med administrativa uppgifter

Som schema- och bemanningsansvarig ansvarar du för enhetens lång- och kortsiktiga schemaläggning utifrån verksamhetens behov och tillgängliga resurser. Du leder schemaarbetet tillsammans med en kollega, både avseende det dagliga arbetet med bemanningsluckor vid sjukdom och ledigheter, och med långsiktig semesterplanering och strategisk schemaläggning. Tillsammans med andra schemaadministratören, löser du bemanningsfrågor genom personalplanering och vikarieanskaffning samt utformar såväl övergripande som individuella scheman utifrån givna riktlinjer. För att ha god insyn i verksamheten förväntas du bemanna på biblioteken när tillfälle ges, men helst cirka en gång per månad. 

Du stödjer enhetschef och biträdande enhetschefer i att fortlöpande ompröva samt utveckla arbetssätt och rutiner kopplat till schemaläggning och bemanning, för att bättre kunna möta dagens men också framtidens verksamhetsutmaningar.

Kvalifikationer

Vi söker dig som:

- har god erfarenhet av schemaläggningsarbete för en större personalgrupp med oregelbundna arbetstider. Minst 1 års erfarenhet är krav.
- har erfarenhet av projektledning och/eller andra ledaruppdrag och har en förståelse för vad det innebär att leda utan att vara chef
- har arbetat med strategisk planering
- behärskar svenska väl i tal och skrift
- har mycket god datorvana samt goda kunskaper i Office-paketet, i synnerhet Excel, och andra digitala stödsystem
- har högskoleutbildning, gärna med inriktning HR eller service, eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer vara likvärdig.

Du får gärna ha erfarenhet av att arbeta i Medvind och/eller andra schemaläggnings- och bemanningssystem, samt erfarenhet av arbete inom kundservice eller besöksnäring. Det är meriterande om du har vana av User Experience-baserad verksamhetsutveckling.

Arbetet innebär många kontakter och det är viktigt med god samarbetsförmåga. Du har också god förmåga att verka självgående. Du är strukturerad men också anpassningsbar vid förändrade omständigheter och ser möjligheterna i nya situationer. Du kan hantera stressfyllda situationer.

Villkor

Arbetstiden är schemalagd måndag-fredag, inkl. tidiga morgnar. 

Tillsvidareanställning
100%
Tillträde: 2022-12-01 eller enligt överenskommelse

Provanställning kan komma att tillämpas

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.