School Administrator

Internationella Engelska Skolan (IES) is a leading independent school group ("friskola") with academic results far above average and a diverse and energetic staff. Teaching is through both Swedish and English, with English the language of the corridors. IES is one of Sweden's largest school groups at "Grundskolan" with 43 schools and around 30,000 students across the country. IES has grown steadily and maintained quality since 1993.


More about the company and its schools can be found at www.engelska.se


IES Årsta is a Grade 4-9 compulsory school in the inner city suburb of Årsta, Stockholm. We have a diverse group of 750 students from across the Stockholm region and we teach 44 different mother tongue languages for our students.

We are now recruiting for a new Receptionist/Administrator to further develop our school. 

Purpose of Role

The Receptionist/Administrator ensures that students, staff and visitors receive a high standard of professional support. They are the first point of contact, run the front desk and project the warmth and professionalism of IES at all times.

Duties and Responsibilities

Coordinate and arrange substitute lessons on a daily basis, planned and unplanned.

Maintain a professional and welcoming main entrance, reception and conference/meeting rooms

Meet and greet visitors to the school, signing visitors in and out 

Receive and sort daily mail

Support teachers and students with printing and stationery supply.

Manage and support student lockers

Support leadership team with administrative tasks such as performing secretarial duties, translation, manage appointment calendars and schedule meetings. 

IES Årsta är en grundskola för årskurs 4-9 i stadsdelen Årsta strax söder om Stockholms innerstad. Vi har en blandad elevgrupp om ca 750 elever som kommer från hela Stockholmsregionen och vi undervisar 44 olika modersmål språk för våra studenter.

Vi rekryterar nu till en ny receptionist/administratör för att vidareutveckla vår skola.

Syfte med rollen

Receptionisten/administratören ser till att elever, personal och besökare får professionell och högkvalitativ support. I rollen ingår att ge ett gott första intryck till besökare, sköta receptionen och sprida den värme och professionalism som utmärker skolan i helhet.

I rollen ingår bland annat följande:

Daglig vikariesamordning, för planerad och oplanerad frånvaro

Se till att huvudentrén, receptionen och konferens-/mötesrummen ger ett professionell och välkomnande intryck

Möta och hälsa besökare till skolan samt skriva in och ut besökare

Ta emot och sortera daglig post

Vara behjälplig med utskrifter för lärare och elever och förse organisationen med kontorsmaterial

Hantera och fördela studentskåp

Assistera skolledningen med allehanda administrativa uppgifter som dokumentation, översättning, hantera möteskalendrar och schemalägga möten.