School Administrator

Internationella Engelska Skolan (IES) is a leading independent school group ("friskola") with academic results far above average and a diverse and energetic staff. Teaching is through both Swedish and English, with English the language of the corridors. IES is one of Sweden's largest school groups at "Grundskolan" with 46 schools and around 32,000 students across the country. IES has grown steadily and maintained quality since 1993.


More about the company and its schools can be found at www.engelska.se


Är du vår ny kollega? Vill du arbeta med administration inom utbildning i en internationell miljö? Vi söker just nu en skol- och HR administratör till vårt fantastiska team i Kista!

Internationella Engelska skolan i Kista är en fristående skola för elever i ÅK 4-9 med ca 800 elever. Vi följer den svenska läroplanen men undervisningen sker både på svenska och engelska. 

Personal och elever kommer från hela världen och bidrar med intressanta kunskaper, erfarenheter och möjligheter till skolan. Vi har mer än 50 olika språk på vår skola som talas av personal och elever. Rollen är intressant med varierande uppgifter inom Administration och Human Resources:

HR

- HR-administration såsom anställnings- och rekryteringsadministration
- Administrera Introduktion och “offboarding” av medarbetare
- Annonsering på IES Careers & Arbetsförmedlingen
- Immigration administration
- Kontakt med Försäkringskassan angående sjukskrivningar och rehab

Administration

- Arbeta med och vara ansvarig för administreringen av kön till skolan, intag av nya elever samt processen när elever påbörjar samt avslutar sina studier
- Planera olika event såsom avslutningar, open house dagar, Info kvällar , annonsering, workshop days 
- Administrationsuppgifter med Schoolsoft och Google
- Ansvarig för intag av nya elever
- Arrangera informationskvällar
- Workshop dagar för nya
- Förbereda student starter pack
- Hantera e-mail account för antagningar
- Registrerar elever och personal i Schoolsoft

Reception endast vid behov 

- Inhopp för receptionen vid behov. Svara i telefon, ta emot leveranser och besökare, inskrivning av besökare, ta hand om borttappade och konfiskerade saker

Immigration

Ansvarar för dokumentation kring migration i samverkan med KPMG och kontroll av tillstånd att jobba på IES.

- Huvudkontaktperson till kandidater, HQ Immigration och KPMG
- Säkerställa all dokumentation är korrekt.
- Håll tidsfrister och säkerställa att förlängningar hanteras i god tid. 
- Ge stöd med första starten i Sverige, boende, bankkonto, personnummer m m

Vem är du?

Vi söker dig med ett antal års erfarenhet av arbete inom administration. Har du erfarenhet från skolvärlden så är det ett plus men inte en nödvändighet. Vidare är du strukturerad, flexibel och har en god organisatorisk förmåga. Då du kommer ha många processer igång samtidigt krävs att du är van att arbeta självständigt, prioritera inom dina olika arbetsuppgifter samt kommunicera med olika uppdragsgivare. 

Grundläggande kunskaper i Microsoft Office, främst Excel och Word är nödvändiga medan Schoolsoft och Google Suite är meriterande. God kommunikationsförmåga i svenska och engelska är ett krav för att kunna ha en bra kontakt med vårdnadshavare, personal och elever. Vi vill också att du har hög integritet och gärna tidigare erfarenhet av att hantera känsliga personuppgifter.

Skriv gärna ett personligt brev, bifoga CV och ansöka idag.

Rekrytering sker löpande, skicka därför in din ansökan så snart som möjligt.