Second line support till ny enhet på Gotland

Regeringen har beslutat att Sida ska omlokalisera 30 årsarbetstillfällen av befintlig verksamhet vid Sida i Stockholm till Gotland.

För mer information se www.sida.se

Sida söker nu en person som ska arbeta med second line support för Sidas dokument-, ärende- och arkivsystem.
Tjänstgöringen innebär inledningsvis utbildning vid Sidas huvudkontor i Stockholm.

ARBETSUPPGIFTER
Delta i förvaltningsorganisationen för Sidas digitala dokument-, ärende- och arkivsystem. Huvuduppgiften är att svara för second line support mot systemets användare. Det innebär att man besvarar och dokumenterar frågor angående systemet och löpande löser de problem som uppstår och som inte kan besvaras av Sidas centrala helpdesk. De frågor som hanteras är med andra ord mer av utredande och problemlösande karaktär. I arbetet ingår också deltagande i systemråd för att kunna ta till vara på de synpunkter som kommer från Sidas olika användargrupper. En annan arbetsuppgift är att medverka vid systemtester inför nyreleaser. Befattningshavaren kommer att arbeta nära IT-enhetens servicedesk i Stockholm (helpdesk) där ansvaret för first line support ligger.
Förvaltningsorganisationen har i uppgift att:
-Vidareutveckla utbildningspaket och stöd för användarna av systemet.
-Utveckla test för att mäta handläggares kunskaper inom systemanvändandet samt ständigt uppdatera dessa allteftersom kunskaperna förändras.
-Underhålla och vidareutveckla onlinestöd, lathundar, etc.
-Hjälpa till att utbilda dokumentcontrollers.
-Hålla kurser för mindre grupper av handläggare.
-Delta vid utvecklandet av ändringsönskemål vid nya systemreleaser.
I arbetsuppgifterna ingår även att vid behov kunna:
-Registrering av handlingar i vårt elektroniska ärende- och dokumenthanteringssystem samt hantering av det som returneras från handläggare.
-Se till att rätt grunduppgifter/metadata om handling registreras i systemet.
-Ansvara för att sekretessbelagda handlingar hanteras och registreras i enlighet med gällande regelverk på området.
-Vara behjälplig med att bedöma vad som ska registreras av det dokumentflöde som sker via post eller e-post.
-Vid behov även kunna preparera och skanna dokument.
-Hjälpa till med övriga arbetsuppgifter inom postexpeditionen, såsom postutdelning, etc.

KVALIFIKATIONSKRAV
-Erfarenhet av systemsupport, företrädesvis inom dokument-, ärende- och arkivsystem.
-Generellt goda kunskaper i IT och arkivkunskap.
-Dina fackkunskaper är inhämtade genom eftergymnasiala studier kombinerat med kurser. Flerårig erfarenhet från tidigare arbete inom området är ett krav.
-Goda språkkunskaper i svenska och engelska.
-Förmåga och intresse att sätta sig in i systemtekniska problem och arkivfrågor.
-Pedagogisk förmåga för att t ex pedagogiskt visualisera hur arbetsmoment går till i kursmaterial, lathundar, etc samt sätta sig in i användarens perspektiv för kursupplägg och support.
-Arbetet kräver stort intresse och förmåga att kunna sätta sig in i såväl användarproblem som komplicerade systemmoduler.
-Arbetet kräver även att balansera förvaltningsrättsliga krav med funktionella användarperspektiv.
-Vi söker dig som är engagerad, ansvarstagande, serviceinriktad och vill utföra ett arbete med hög kvalitet och i dialog med användare och övriga personalgrupper.
-Förmåga att kunna arbeta såväl självständigt som i grupp.
God förmåga att driva och slutföra arbetsuppgifter.

MERITER
-Erfarenhet av arkivregler inom statliga myndigheter.
-Erfarenhet som registrator.
-Erfarenhet av support mot användare.