secretary/assistent för eu institute

Academic Work söker för kunds räkning en secretary/assistent på heltid i tre månader med goda möjligheter till förlängning.Kunden jobbar med att bidra till att stärka Europas försvar mot infektionssjukdomar som influensa, SARS och HIV/AIDS.Personalstyrkan är relativt liten men har ett omfattande nätverk av samarbetspartner inom EU och i EES- och EFTA-länderna.Företaget samarbetar med nationella hälsoskyddsmyndigheter för att stärka och utveckla systemen för tidig varning och övervakning av sjukdomar inom hela EU.Genom dessa nätverk har företaget Europas samlade expertis inom hälsoforskningen till sitt förfogande och kan därigenom avge tillförlitliga vetenskapliga utlåtanden om vilka risker nya smittsamma sjukdomar innebär.Du kommer att bl.a jobba som "secretary/assistant" och ha hand om bokningar av flyg och hotell, samt all administration och kommunikation som hör till jobbet.Vidare kommer du även att jobba med återbetalningar av ersättningar. Arbetsuppgifter: -Travel assistent (Making travel arrangements for the participants, bookings of flight tickets and hotel) - Dealing with the interpreters - Communicating any other practical information to them as required - Providing general support by receiving incoming calls, mail and documentation - Organising and co-ordinating appointments, meetings, missions trips - Responding to queries and request for information and documentation whilst exercising tact, discretion and confidentiality - Take minutes, transcribe, prepare and finalise letters, text edit and quality check notes and documents - Manage missions, meetings and absences - Setting up and maintaining effective filing system - Electronic and paper documents management (mailing, typing, photocopying, scanning, filing and archiving) - Carry out various administrative tasks such as diary-keeping and ordering office supplies - Performing any other supporting task assigned by the supervisor.Experiences/personal characteristics - A level of post-secondary education attested by a diploma - Minimum of 4 years of relevant professional experience - Proven experience and knowledge in the areas mentioned in the job description - Thorough knowledge in English, both spoken and written - Good knowledge of MS Office (Word, PowerPoint, Excel and Outlook) - Discretion in handling confidential information - Excellent organisational skills and ability to prioritize - Excellent administrative skills - Service oriented and ability to work under pressure and tight dead lines.Start: Omgående. Som konsult på Academic Work är du snabbare, smartare, hungrigare och eftersom vi tillsätter löpande vill vi tipsa dig om att vara snabb in med din ansökan!