Sekreterare

Just nu söker vi en sekreterare till vår uthyrningsverksamhet. Vår kund är en statlig myndighet belägen i Förslöv. Uppdraget är på heltid, startar omgående och pågår löpande framöver. Som sekreterare arbetar du med följande uppgifter: .Allmänna administrativa uppgifter. .Skriva ut brev och avtal enligt kundens normer och mallar. .Vara medarbetarna behjälplig med hantering av mallarna. .Expediera brev och dokument. .Föra protokoll vid ledningsgruppsmöten, projektsamordningsmöten, projektuppföljningsmöten m fl. vid ordinarie mötessekreterares ledighet mm. .Stötta medarbetarna med bokning av resurser i Outlook. .Ansvara för dokumenthanteringssystemet IDA. .Scanna inkomna handlingar för registrering i Diabas samt lägga in i IDA. .Sända meddelande till handläggare och andra berörda att dokumentet finns i IDA. .Sammanställa checklistor och Daily Report från andra funktioner samt lägga in dessa i IDA. .Diarieföra i Diabas vid arbetstoppar. .Sortera in handlingar i arkivet. .Vara behjälplig med att sortera ut och arkivera avslutade ärenden samt registrera dessa i Klara. .Vara allmänheten behjälplig med framtagande, kopiering och utsändning av allmänna handlingar. Du ger god service till samtliga medarbetare och medverkar i upprättande och uppdatering av de processer som styr funktionen. Vi ser gärna att du är en positiv och trevlig person med känsla för god service. Du trivs med att vara "spindeln i nätet" och har gärna tidigare erfarenhet av liknande arbete. För att trivas i rollen förutsätter vi att du är noggrann och strukturerad, självgående och initiativrik. Du är bra på att samarbeta, är ansvarstagande med förmåga att slutföra. Du bidrar även till vårt team med din utåtriktade, positiva och representativa personlighet med social kompetens. Körkort B och tillgång till bil är ett krav eftersom buss och tåg-förbindelser är otillräckliga.