Sekreterare

Enheten för administrativ service

Med 8 600 anställda, ca 800 vårdplatser och omfattande öppenvård är Akademiska sjukhuset ett av Sveriges ledande universitetssjukhus. Förutom rollen som länssjukhus är Akademiska leverantör av högspecialiserad vård och betjänar två miljoner människor i Mellansverige.
Här på Akademiska sjukhuset tror vi att ärlighet varar längst. Så svart på vitt: Vi vet att tempot är högt och att vi är i behov av fler kollegor. De tjänster som vi erbjuder kräver mycket, men vi som arbetar här vet att jobbet också ger så mycket tillbaka. På Akademiska sjukhuset har du nära till specialistkunskap, forskning, utbildning och engagerade kollegor. Vi arbetar kontinuerligt med förbättring och utveckling, och strävar efter att vara en hälsofrämjande arbetsplats med gott ledarskap och flexibla arbetssätt.

Vår verksamhet
Enheten för administrativ service inom sjukhusadministrationen har ett tiotal medarbetare som arbetar med ledningsstöd, verksamhetsstöd och övergripande administrativa frågor. Vi sitter tillsammans med andra funktioner i sjukhusadministrationen i lokaler där vi arbetar aktivitetsbaserat.
Du behöver vanligen finnas på plats för att kunna stötta verksamheten på ett bra sätt, men vi samplanerar inom enheten och det finns viss möjlighet att arbeta på distans.

Ditt uppdrag
Ditt närmaste team i det dagliga arbetet utgörs av sekreterare, administrativ direktör och sjukhusdirektör. Ni arbetar tillsammans med att planera, förbereda, genomföra och följa upp allt som rör sjukhusets ledningsfora. Du arbetar brett: från kallelser till att säkerställa att stora möten fungerar på bästa sätt.

Du skriver obehindrat mötesanteckningar och protokoll. Du bistår med utkast till exempelvis beslutsunderlag och presentationer och du bearbetar inkomna underlag till färdigställande.
Enhetens totalt fyra sekreterare arbetar med chefsstöd till sjukhusets direktörer och chefsläkare samt stöd och service på arbetsplatsen. Här ingår hantering av telefon, epost och post samt diarieföring, kallelser, bokningar, beställningar och fakturahantering.

I samråd med aktuell handläggare, registrator och sjukhusets ledning bevakar och samordnar du ärenden inom ditt område. Vi samarbetar inom enheten och arbetar verksamhetsöverskridande, varför andra administrativa uppgifter också kan bli aktuella.

Dina kvalifikationer
Du har erfarenhet av att arbeta med kvalificerat chefs- och ledningsstöd och administrativa uppgifter och är van vid samarbete i komplexa organisationer. Du har lägst gymnasieutbildning och det är meriterande med eftergymnasial administrativ utbildning.

Arbetet innebär många olika interna och externa kontaktytor. För att fungera i rollen har du hög integritet och skapar förtroendefulla relationer. Arbetet i sjukhusledningen ställer krav på lojalitet och förmåga att hantera sekretess och känslig information. Du drivs av att ge god service och samarbetar mycket väl med andra för att säkerställa att ledningsstödet håller en hög tillgänglighet och kvalitet.

Du är stabil även vid hög arbetsbelastning, arbetar strukturerat och fokuserar på rätt saker. Det är viktigt att du har förmåga att se till helheten och ligger steget före för att verksamheten ska flyta på så bra som möjligt och för att kunna parera för snabba förändringar.

En förutsättning för att klara arbetet är att ha goda kunskaper om informations- och dokumenthantering i Office 365 samt diarieföring, där vi arbetar i Public 360. Kunskap om hur den politiska ärendeprocessen fungerar och förståelse för vad det innebär att arbeta i offentlig förvaltning är meriterande.
Vi hoppas att du är intresserad av att lära dig nya arbetsuppgifter och digitala system och att du vill bidra till att fortsätta utveckla våra arbetssätt och rutiner.

Vi erbjuder
Tjänsten är en tillsvidareanställning på heltid. Provanställning kan komma att tillämpas.

Hos oss får du förmåner som gör skillnad, läs om förmånerna här (https://regionuppsala.se/jobba-hos-oss/bli-var-nya-kollega/formaner/).

Vill du veta mer?
Administrativ direktör Frida Antesson, 018-611 57 45, frida.antesson@akademiska.se
Administrativ chef Helena Broberg, 018-611 15 33, helena.broberg@akademiska.se
Fackliga företrädare nås via växeln 018-611 00 00

Vill du jobba med oss?
Välkommen med din ansökan via länken nedan. Anställningsintervjuer kan komma att inledas före ansökningstidens utgång.

Region Uppsala värdesätter de kvaliteter som jämn könsfördelning och mångfald tillför verksamheten. Vi ser därför gärna sökande av alla kön och med olika födelsebakgrund, funktionalitet och livserfarenhet.

Denna rekrytering sker helt genom Region Uppsalas försorg. Vi undanber oss därför telefonsamtal från rekryteringsföretag och annonsförsäljare.