Sekreterare

Kustbevakningen är en myndighet under Justitiedepartementet som ansvarar för sjöövervakning och miljöräddningstjänst till sjöss. Dygnet runt, året om finns vi på plats längs Sveriges kust, där vi räddar, hjälper och övervakar.

Verksamheten omfattar bland annat miljöräddning, sjöräddning, brottsbekämpning, ordningshållning till sjöss samt tillsyn och kontroll. Genom nationellt och internationellt samarbete verkar myndigheten för en hållbar havsmiljö, ökad säkerhet till sjöss och för att minska gränsöverskridande brottslighet.

Kustbevakningen är en arbetsplats som präglas av samarbete och engagemang över områdesgränserna. Här finns engagerade medarbetare med varierande kompetenser vilket skapar en dynamisk arbetsplats med ständiga möjligheter att lära nytt. För att arbeta här är det viktigt att dina personliga värderingar överensstämmer med vår värdegrund; helhetssyn, välvilja och engagemang.

Kustbevakningen erbjuder en attraktiv arbetsplats som utmärks av strävan att vara fri från diskriminering och ge lika möjligheter och rättigheter till alla.



Beskrivning
Kustbevakningen söker en sekreterare till operativa avdelningens chef.

Tjänsten är placerad på Kanslienheten med placering i Stockholm. Kanslienheten tillhör operativa avdelningen som ansvarar för planering, genomförande och uppföljning av kustbevakningsverksamhet.

Kanslienhetens uppgift är att lämna administrativt stöd till operativa avdelningen, att driva avdelningens planerings- och uppföljningsarbete samt vara funktionell systemägare för operativa stödsystem.

Arbetsuppgifter
Rollen som sekreterare är central och betydelsefull för verksamheten. Du kommer att arbeta nära operativa chefen och vara dennes stöd i administrativa arbetsuppgifter samt att följa upp och skapa en god struktur avseende ledningsrutiner och dokumentation. Du fungerar som spindeln i nätet och behöver kunna lite om mycket, rollen är självständig och varierande med arbetsuppgifter inom många olika områden.

Att vara sekreterare innebär att koordinera, planera och förbereda möten, vara sekreterare i operativa avdelningens ledningsgrupp, ansvara för kalender, hantera ärenden, ta fram underlag, koordinera, förbereda och planera andra åtaganden.

Du bidrar till att kvalitetssäkra arbetssätt och metoder genom att strukturera, standardisera och effektivisera administration och dokumenthantering.

Kvalifikationer
Du har högskoleutbildning eller motsvarande med inriktning offentlig förvaltning. Alternativt eftergymnasial utbildning inom administration med erfarenhet som bedöms likvärdig. Flerårig erfarenhet av att arbeta i offentlig verksamhet och god kännedom om offentlighet och sekretess.

Som person är du engagerad, flexibel, anpassningsbar och har framför allt en positiv inställning. Du har lätt för att lära dig nya saker, har en hög känsla för service och strävar efter att ständigt förbättra dig. Du har lätt för att samarbeta med andra och har en god kommunikationsförmåga. Vidare har du en god förmåga att se till helheten och är van att arbeta lösningsorienterat. Du är en god IT-användare och behärskar Office-paketet väl.

För att ge god service i rollen som chefssekreterare behöver du:

- vara initiativtagande, ordningsam och strukturerad
- ha ett gott bemötande och vara bra på att skapa kontaktnät
- trivas med att anpassa dig utifrån vad som händer
- vara proaktiv och ligga i framkant

Då arbetet innebär att du dagligen kommunicerar, både verbalt och skriftligt inom och utanför organisationen, är det viktigt att du behärskar det svenska språket och kan kommunicera på ett enhetligt, tydligt och enkelt sätt. Tester kan förekomma i rekryteringsprocessen.

Du är en god administratör, kvalitetsmedveten och intresserad av utvecklingsfrågor.

Villkor
Anställningen är tillsvidare med inledande provanställning. Tillträde snarast enligt överenskommelse.

För anställning krävs svenskt medborgarskap, drogtest samt säkerhetsprövning med registerkontroll enligt säkerhetsskyddslagen.

Kustbevakningen medverkar i utlandsuppdrag och internationella insatser. I anställningen ingår därför en skyldighet att tjänstgöra utomlands i de fall det krävs för verksamheten.

Övrigt:

För att kvalitetssäkra och effektivisera rekryteringsarbetet använder vi ett elektroniskt ansökningsformulär i samarbete med Varbi för samtliga lediga jobb. Fyll i din ansökan så omsorgsfullt som möjligt för att ge en rättvisande bild av dig själv.

Kustbevakningen är en statlig myndighet och det innebär att uppgifterna som du lämnar till oss kan komma att lämnas ut enligt offentlighetsprincipen. Normalt gäller ingen sekretess för de uppgifter som behandlas i databasen. Om du har skyddade personuppgifter ska du kontakta den kontaktperson som finns angiven i annonsen.

Inför rekryteringsarbetet har Kustbevakningen tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.