Sekreterare till kommundirektören

Eskilstuna kommunkoncern är Sörmlands största arbetsgivare. Vi har helhetssyn i vårt samhällsuppdrag och vi gör skillnad varje dag genom att fokusera på goda, professionella möten med invånare, brukare och kunder.

I Eskilstuna finns driv och framåtanda. Vi är en av Sveriges miljöbästa kommuner som tänker hållbart i alla led, vi välkomnar olikheter och har modet att gå vår egen väg. Alla 8 500 medarbetare och ledare utvecklas i Modigt medarbetarskap/ledarskap och Modiga idéer.

Nu söker vi dig som vill vara med och utveckla Eskilstuna till en ännu bättre stad att bo, leva och verka i. Välkommen att göra skillnad!

Kommunledningskontorets uppdrag är att stödja kommunstyrelsen i arbetet att utveckla Eskilstuna och att leda och samordna kommunens angelägenheter. Det gör vi genom att jobba med dialog, samverkan och delaktighet.

Uppgifterna är att ansvara för koncernledning, politikernära uppgifter inklusive stöd till politiken, koncerngemensamma utvecklingsfrågor samt utvecklingsfrågor för Eskilstuna som ort. I det ingår koncernövergripande ansvar för bland annat miljöpolitik, personalpolitik, kvalitetsutveckling, ekonomistyrning, omvärldsanalys, planering, kommunikation och marknadsföring, internationella frågor, näringslivs- och tillväxtfrågor samt miljö och samhällsbyggnad. Här finns också ansvar för statistik samt mark- och fastighetsfrågor.


ARBETSUPPGIFTER
Nu söker kommundirektören en serviceinriktad och självständig sekreterare med hög integritet och positiv energi. Du är en god representant för kommundirektören och kommunledningskontoret. Rollen kräver hög tillgänglighet. Tjänsten är placerad på kommunledningskontorets ledningsstab.

I denna roll arbetar du som ett personligt och nära stöd till kommundirektören och du avlastar honom när det gäller planering av hans uppdrag. Du samordnar kommundirektörens agenda och du ger personligt stöd. Du samordnar all logistik kring besök både i kommunen och utanför, utför resebeställningar och samordnar större sammankomster. Du administrerar all post, diarieför och attesterar och håller ”ordning och reda”. Du sköter även e post och telefon och fungerar som en representant för kommundirektören.

I rollen krävs att du arbetar du med god framförhållning. Du har ansvar för all administration och samordning av det stöd som behövs utifrån kommundirektörens roll och uppdrag. Du tar fram dagordningar och förbereder olika möten, bland annat genom att ta fram material och underlag. Du medverkar på vissa möten, skriver protokoll och har även till uppgift att bevaka och följa upp ärenden och beslut efter möten. Vi har även en förväntan på att du ska stödja kommundirektören med omvärldsbevakning kring frågor som rör hans område. Rollen innebär även att du gör mindre utredningar och ansvarar för att självständigt bevaka vissa frågor. I dina uppgifter ingår att du skriver en hel del och att du skapar presentationer. Även vissa uppdrag till andra direktörer ingår och du ingår i stadshusets ”husråd”.


KVALIFIKATIONER
Vi vill att du har några års erfarenhet av administrativt arbete och minst tre års erfarenhet av att ge stöd åt en ledningsfunktion. Du behöver ha någon form av relevant utbildning på eftergymnasial nivå. Det är bra om du är samhällsintresserad och har erfarenhet av arbete i offentlig och gärna kommunal verksamhet.

Din datorvana är god och du använder utan problem Word, Powerpoint och Outlook i ditt dagliga arbete. Du har vana av att skriva protokoll och liknande och du uttrycker dig mycket väl i tal och skrift. Även engelska är ett språk som du behöver känna dig bekväm att kommunicera på, både i tal och i skrift, eftersom tjänsten innebär kontakter då detta krävs.

Vi söker dig som har hög integritet, stor lojalitet och som utstrålar energi. Eftersom rollen innebär många kontaktytor vill vi att du lyssnar in behov, ger mycket god service och skapar goda relationer både internt och externt. Du behöver vara självständig, se vad som behöver göras och göra det, samt ta egna initiativ till förändringar och förbättringar när så behövs. Rollen kräver att du är en organiserad och strukturerad person som tycker om ”ordning och reda”. Du har god förmåga att planera och prioritera, men du ska även klara av att omprioritera, ibland i ett högt tempo. Du måste gilla att växla mellan självständiga och stödjande arbetsuppgifter. Du är prestigelös och tycker det är roligt med uppgifter som varierar i svårighetsgrad.

Eftersom dina personliga egenskaper är avgörande för hur väl du kommer att lyckas och trivas i rollen kommer vi att lägga stor vikt vid dem i urvalsarbetet.
Välkommen med din ansökan!

ÖVRIGT
Vi ber dig söka denna tjänst via länken i annonsen. Det är av största vikt att du är noggrann när du fyller i din ansökan och enkät då de bedöms gentemot andra sökande. Om du lämnar in ansökan på annat sätt är det viktigt att du uppger annonsens referensnummer.

För att möta morgondagens utmaningar vill Eskilstuna kommunkoncern ha mångfald och välkomnar medarbetare med olika bakgrund och arbetar för att våra arbetsplatser ska vara tillgängliga för alla.

Till säljare av annonserings- och rekryteringstjänster:
Eskilstuna kommun gör aktiva val när det gäller var vi vill exponera våra platsannonser och vilket stöd vi vill ha i rekryteringen. Vi kommer inte att köpa tjänster eller annonsplats för en pågående rekrytering och ber er därför att inte kontakta oss med sådana erbjudanden.