Sekreterare till verksamhetschef

Verksamhetsområde geriatrik

Med 8 600 anställda, ca 800 vårdplatser och omfattande öppenvård är Akademiska sjukhuset ett av Sveriges ledande universitetssjukhus. Förutom rollen som länssjukhus är Akademiska leverantör av högspecialiserad vård och betjänar två miljoner människor i Mellansverige.

Här på Akademiska sjukhuset tror vi att ärlighet varar längst. Så svart på vitt: Vi vet att tempot är högt och att vi är i behov av fler kollegor. De tjänster som vi erbjuder kräver mycket, men vi som arbetar här vet att jobbet också ger så mycket tillbaka. På Akademiska sjukhuset har du nära till specialistkunskap, forskning, utbildning och engagerade kollegor. Vi arbetar kontinuerligt med förbättring och utveckling, och strävar efter att vara en hälsofrämjande arbetsplats med gott ledarskap och flexibla arbetssätt.

Vår verksamhet
Verksamhetsområde geriatrik har drygt 200 medarbetare och bedriver öppen och slutenvård av patienter i huvudsak från 65 år och uppåt med åldersrelaterade sjukdomar. Verksamheten är fördelad på två vårdavdelningar och en mottagning på Akademiska sjukhuset och en avdelning med tillhörande mottagning i Tierp. Vi vårdar i stor utsträckning patienter från Uppsala län samt bedriver forskning, utbildning och utveckling.

Ditt uppdrag
I rollen som sekreterare till verksamhetschef kommer du att vara en viktig resurs. Du kommer att få ett helhetsperspektiv på verksamheten och här finns alla möjligheter för dig som är initiativtagande och utvecklingsinriktad att få ett varierat och spännande arbete. I dina arbetsuppgifter ingår bland annat att:

• Ge administrativt sekreterarstöd åt verksamhetschef
• Självständigt handlägga ärenden och olika projekt på uppdrag av verksamhetschef
• Bistå verksamhetschef med underlag för utredningar, rapporter, statistik samt presentationsmaterial
• Sekreterarfunktion i samband med olika möten på ledningsnivå (protokoll och minnesanteckningar)
• Fakturahantering och beställare av varor i Agresso EFG
• Dokumenthantering i form av diarieföring, ärendehantering och lagring/arkivering inom verksamhetsområdet
• Handlägga och samordna ärenden och underlag som läkemedelsstudier, patientklagomål, Lex Maria, HSAN och patientnämndärenden.
• Vara verksamhetsövergripande administratör i HSA- katalogen

Dina kvalifikationer
Du har en eftergymnasial utbildning med administrativ inriktning eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig. För att lyckas i rollen tror vi att du har tidigare erfarenhet som chefsassistent på högre nivå. Du axlar rollen som chefens högra hand och ser till att ligga steget före med kontroll av e-post, vanlig post, bokningar, möten, underlag och kommande deadlines. Du har erfarenhet av att ta eget ansvar för olika typer av projekt, både små och stora. Du är en mycket van datoranvändare och jobbar i Office-paketet och SharePoint utan problem. Du är van att skriva protokoll och mötesanteckningar och du granskar och redigerar underlag så att de blir korrekta till innehåll och form. För att hantera patientrelaterade ärenden bör du ha grundläggande kunskaper i journalsystemet Cosmic. Vi ser gärna också att du har erfarenhet av fakturahantering i Agresso. Du uttrycker dig väl i såväl tal som skrift på svenska och engelska.

Vana att ansvara för och driva egna projekt är meriterande. Kunskaper i Word, Excel, Cosmic och Agresso är önskvärt. Du bör ha en god förmåga att hantera flera arbetsuppgifter parallellt men ändå kunna hålla fokus. Det är viktigt att du vill arbeta för ett positivt arbetsklimat och att du har en god samarbetsförmåga och tar stort ansvar för dina uppgifter. Stor vikt kommer att läggas på personlig lämplighet.

Din kompetens
För att vara framgångsrik i denna roll söker vi dig som är prestigelös, driven och engagerad. Du har ett gott omdöme och hög integritet. Du är en utmärkt organisatör och god har prioriteringsförmåga som gör att du kan hantera flera projekt samtidigt i ett högt tempo utan att tappa fokus eller tumma på detaljer och kvalitet. Som person är du ödmjuk, lojal, strukturerad och serviceinriktad. Du är lösningsorienterad och arbetar proaktivt med en positiv inställning.

Vi erbjuder
Vi kan erbjuda dig en tillsvidareanställning på heltid. Provanställning kan komma att tillämpas. Tillträde enligt överenskommelse.

Hos oss får du förmåner som gör skillnad, läs om förmånerna här (https://regionuppsala.se/jobba-hos-oss/bli-var-nya-kollega/formaner/).

Vill du veta mer?
Carina Jangborg, verksamhetschef tfn 018-617 10 67
Facklig kontaktperson Vision nås via växeln 018-611 00 00

Vill du jobba med oss?
Välkommen med din ansökan via länken nedan. Urval och intervjuer sker löpande och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningdatum.

Region Uppsala värdesätter de kvaliteter som jämn könsfördelning och mångfald tillför verksamheten. Vi ser därför gärna sökande av alla kön och med olika födelsebakgrund, funktionalitet och livserfarenhet.

Denna rekrytering sker helt genom Region Uppsalas försorg. Vi undanber oss därför telefonsamtal från rekryteringsföretag och annonsförsäljare.