Sekreterare/assistent till EU-instans,heltid

Academic Work söker för kunds räkning en erfaren sekreterare på heltid i tre månader med goda möjligheter till förlängning. Du kommer att jobba bland annat som "travel assistent" och ha hand om bokningar av flyg och hotell, samt all administration och kommunikation som hör till jobbet. Vidare kommer du även att jobba med återbetalningar av ersättningar. Företagsbeskrivning: Ett nystartat EU institut som söker förstärkning. Arbetsuppgifter: -Travel assistent (Making travel arrangements for the participants, bookings of flight tickets and hotel) - Dealing with the interpreters - Communicating any other practical information to them as required - Providing general support by receiving incoming calls, mail and documentation - Organising and co-ordinating appointments, meetings, missions trips - Responding to queries and request for information and documentation whilst exercising tact, discretion and confidentiality - Take minutes, transcribe, prepare and finalise letters, text edit and quality check notes and documents - Manage missions, meetings and absences - Setting up and maintaining effective filing system - Electronic and paper documents management (mailing, typing, photocopying, scanning, filing and archiving) - Carry out various administrative tasks such as diary-keeping and ordering office supplies - Performing any other supporting task assigned by the supervisor. Tjänsten ingår i vår uthyrningsverksamhet vilket innebär att du kommer att vara anställd av Academic Work men arbeta ute hos en av våra kunder. Experiences/personal characteristics - A level of post-secondary education attested by a diploma - Minimum of 4 years of relevant professional experience - Proven experience and knowledge in the areas mentioned in the job description - Thorough knowledge in English, both spoken and written - Good knowledge of MS Office (Word, PowerPoint, Excel and Outlook) - Discretion in handling confidential information - Excellent organisational skills and ability to prioritize - Excellent administrative skills - Service oriented and ability to work under pressure and tight dead lines. Är du intresserad av detta uppdrag är du välkommen att skicka din intresseanmälan, glöm inte att registrera ditt CV med ett personligt brev ordentligt innan du söker tjänsten. Som konsult på Academic Work är du snabbare, smartare, hungrigare och eftersom vi tillsätter löpande vill vi tipsa dig om att vara snabb in med din ansökan! Start: Omgående. Omfattning: Heltid i tre månader med goda möjligheter till förlängning Arbetstid: 08.00-17.00