Serviceinriktad administratör till personalstrategiska avdelningen

Stockholm utvecklas och förändras för framtiden. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.

Stadsledningskontoret är kommunstyrelsens förvaltning. Vi ansvarar för styrning, uppföljning och utveckling av stadens verksamheter utifrån den vision och budget som kommunfullmäktige har beslutat om. Vi är cirka 300 anställda som i huvudsak arbetar med strategiska frågor som har stor betydelse för stadens verksamheter.



Din roll som administratör

Gillar du ordning och reda och ser dig själv som utvecklingsinriktad och som spindeln i nätet? I så fall kan du vara vår nya administratör.

Administratören är ett viktigt stöd i det dagliga arbetet på avdelningen, där du med god service levererar ett högt professionellt bemötande. Rollen passar dig som tycker om att arbeta med administration inom flera olika HR-processer.

I ditt uppdrag ingår det bland annat att

- ge administrativt stöd till avdelningens ledning och medarbetare
- ansvara för avdelningens funktionsbrevlådor; vilket innebär samordning och fördelning av ärenden samt svara på e-post och viss utredning vid behov
- arbeta med avdelningens diarieföring och arkivering i vårt system eDok/Platina
- ansvara för att lägga beställningar, hantera behörigheter och viss administration i stadens portaler
- genomföra bokningar och beställningar samt koordinera utbildningar, konferenser och möten
- tillgänglighetsanpassa dokument och presentationer
- vara med och utveckla de administrativa processerna på avdelningen.

Du ingår i ett team om 2 administratörer. Ni samarbetar och stöttar varandra i det dagliga arbetet.

Din kompetens och erfarenhet

Vi söker dig som har

- en relevant utbildning som vi finner lämplig för tjänsten, som lägst fullgjord gymnasieexamen
- aktuell och dokumenterad arbetslivserfarenhet av arbete som administratör i en likvärdig roll och verksamhet enligt ovan
- dokumenterad och aktuell erfarenhet av diarieföring
- god kunskap om vad det innebär att vara en tjänsteman inom offentlig förvaltning och de lagar och regelverk vi berörs av
- mycket goda datorkunskaper där du obehindrat arbetar i MS Officeprogram (framförallt Outlook) och samverkansytor (Sharepoint)
- mycket god förmåga att uttrycka dig korrekt och tydligt i tal och skrift på svenska.

Det är meriterande om du har

- erfarenhet av att arbeta med administration i Stockholm stad
- erfarenhet av att arbeta som HR-administratör/personaladministratör
- erfarenhet av E-dok/Platina
- kunskap om tillgänglighetsanpassning av dokument.

För att trivas hos oss är det viktigt att du tycker om ett varierande arbete och har ett serviceinriktat arbetssätt. I din roll kommer du att samarbeta med både ledning och medarbetare vilket innebär att du behöver ha en god samarbetsförmåga och vara lyhörd. Vi ser även att du är självgående med gott omdöme och stor integritet samt utför dina arbetsuppgifter med stor noggrannhet.

Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper, motivation och engagemang för tjänsten.

Personalstrategiska avdelningen och HR-stabsenheten
Personalstrategiska avdelningen ansvarar för stadens kompetensförsörjning, arbetsgivar- och pensionsfrågor, förvaltning av personalsystem samt stadsledningskontorets interna service. Vårt huvuduppdrag är att arbeta för att staden agerar som en förebild som arbetsgivare och att staden har en god kompetensförsörjning. HR-staben tillhör personalstrategiska avdelningen och vi består idag av 6 medarbetare. Vi ansvarar för stadens strategiska arbete inom pensionsområdet samt stödjer stadsgemensamma utredningar och utvecklingsuppdrag inom avdelningens kompetensområde. Vi utgör även HR-stöd till stadsledningskontorets chefer i sin arbetsgivarroll, där vi bidrar till att kontorets verksamheter kan utveckla, behålla och rekrytera medarbetare. Enheten ansvarar även för kontorets personalarkiv samt avdelningens administrativa stöd.

Du erbjuds en attraktiv arbetsplats med mycket goda möjligheter till samverkan med många olika kompetenser och professioner. Avdelningen präglas av ett positivt och öppet klimat där vi har stort förtroende för varandras kompetens. Du arbetar med engagerade kollegor som har stort driv och fokus på verksamhetens uppdrag. Arbetsplatsen är belägen centralt på Kungsholmen. Läs gärna om våra förmåner https://jobba.stockholm/formaner/

Din ansökan
Just nu pågår ett pilotprojekt i Stockholm stad där vi provar att rekrytera utan att du som kandidat skickar in ditt personliga brev. Detta genomförs på ett antal utvalda rekryteringar. Vid bedömningen av din ansökan för denna roll kommer vi endast att utgå ifrån ditt CV och ett antal frågor du får besvara i samband med din ansökan. Vi önskar att du svarar konkret och kortfattat på frågorna, och att det finns en tydlig koppling mellan dina svar och ditt CV.

Varmt välkommen med din ansökan!

Övrigt

I denna rekrytering kan tester tillkomma som urvalsverktyg.

Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande.

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.