Serviceinriktad administratör till Stockholms Stadshus AB, vikariat

Stockholm Stadshus AB
Stockholms Stadshus AB har en sammanhållande funktion för Stockholms stads aktiebolag och ska leda bolagskoncernen.

I kommunfullmäktiges direktiv ingår att svara för övergripande utveckling, strategisk planering, löpande översyn och omprövning, utöva ekonomisk kontroll och uppföljning, samt att utveckla styrformer och samspelet mellan ägare, koncernledning och dotterbolag. Moderbolaget följer upp av kommunfullmäktige beslutade direktiv, i samverkan med stadsledningskontoret.

Arbetsplatsbeskrivning
Moderbolaget Stockholms Stadshus AB med dess koncernledning ansvarar för strategisk ledning samt för koncernens övergripande utveckling. Stockholms Stadshus AB har sju anställda inom olika funktioner som sitter i Stadshuset. Vi arbetar tillsammans med att styra, stötta, samordna och följa upp bolagens verksamheter.

Stockholms Stadshus AB vill verka hälsofrämjande. Vi erbjuder friskvårdsbidrag, friskvårdstimme, subventionerat medlemskort till stadens kommunalt drivna simhallar och utomhusbassänger, flexibel arbetstid, sommar- och vinterarbetstid samt möjlighet till semesterväxling.

Ditt arbete
Stockholms Stadshus AB söker nu en administratör för hantering av administrativa frågor och processer på moderbolaget. Tjänsten är ett vikariat med start i början av maj och som sträcker sig till juni 2022. I arbetsuppgifterna ingår att skapa och upprätthålla rutiner inom administrativa områden, remisser, att bistå i hantering av styrelse och stämmor, arkiv och diarium och lokal kontorsservice. En viktig del av arbetet består i att ge service till såväl kollegor inom bolaget och koncernen som politiker och allmänhet.

I rollen ingår bland annat att:

- Vara stöd till styrelsesekreterare för koncernstyrelsen och hanteringen inför samt efter styrelsemöten
- Vara stöd vid hanteringen av koncernbolagens årsstämmor
- Samordna remisser och underremittering till dotterbolag
- Vara redaktör/samordnare för bolagskoncernens årsredovisning
- Hantera arkivorganisationen, hanteringsanvisningar, diarieföring, avtalshantering
- Hantera funktionsbrevlådor och begäran om allmän handling
- Ansvara för hemsida
- Hantera lokal kontorsservice

 

Din erfarenhet och kompetens
Vi vill att du har:

- examen från högskola eller universitet, exempelvis med inriktning samhällsvetenskap, statsvetenskap eller ekonomi
- erfarenhet av brett administrativt arbete 
- god IT/systemkunskap

Meriterande är tidigare erfarenhet som sekreterare i styrelse eller nämnd samt tidigare erfarenhet av att arbeta strategiskt och operativt med administrativa frågor, gärna inom Stockholms stad eller annan kommunal verksamhet.  

För att lyckas och trivas i rollen är det av stor vikt att du är strukturerad, noggrann, flexibel, stresstålig och har lätt för att samarbeta med andra. Du ska även kunna arbeta självständigt och ha förmåga att organisera och planera arbetet effektivt. Som person bör du ha en god kommunikativ förmåga, såväl i tal och i skrift och ha ett intresse att effektivisera processer. I rollen förväntas du kunna arbeta med både övergripande strategiska frågor med många kontaktytor såväl som praktiska administrativa frågor. Vi kommer lägga stor vikt vid personlig lämplighet för denna tjänst.

Varmt välkommen med din ansökan!