Serviceinriktad Guest Services Assistant till White & Case

Vi söker dig som älskar att ge service och vill vara med och utveckla vårt koncept "A Five-star-service". Vi vill alltid ge våra klienter den bästa servicen – och det är en upplevelse som startar med vårt Guest Services Team i vår reception!

Arbetsbeskrivning
Vi söker nu en Guest Services Assistant till White & Case kontor beläget i centrala Stockholm. Som Guest Services Assistant kommer du att arbeta brett med ansvar över reception och konferensrum tillsammans med ytterligare två kollegor, varav en är Team Leader. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter innefattar att:

• Ta emot, och omhand om, våra besökare
• Boka möten och förbereda konferensrum – för både fysiska och virtuella möten och events
• Boka och förbereda catering och dylikt till möten och events
• Assistera med teknisk support för möten som kräver digitala inslag
• Hantera bud samt post till och från kontoret
• Ansvara för telefonväxel
• Hålla rent och snyggt i allmänna utrymmen
• Diverse inköp
• Övriga administrativa arbetsuppgifter för att underlätta och möjliggöra den dagliga verksamheten såsom beställning av kontorsmaterial etc.

Vem är du?
Till denna tjänst söker vi dig som har tidigare erfarenhet från en liknande roll med fokus på service, gärna från hotell-, restaurang-, konferens- eller resebranschen. Du trivs i en internationell miljö och kommunicerar flytande på både svenska och engelska, i både tal och skrift. Du är tekniskt kunnig och kan med ett förtroendeingivande lugn koordinera tekniska problem med den digitala utrustningen i våra konferensrum. Det är som oftast högt tempo hos oss och vi arbetar därför koordinerat och fokuserat i ett tight team som med fingertoppskänsla kan bedöma när vi behöver växla upp och prioritera om. En arbetsdag hos oss innefattar både fysiska och digitala möten och kontakter, och det är väldigt viktigt att individanpassa servicen och briljant kunna balansera bemötandet för alla som vi kommer i kontakt med – både för våra lokala och internationella klienter samt våra kollegor.

Vårt Guest Services-team arbetar efter ledorden "We are perfectly prepared. I serve in the moment. Our Guests notice.", men även våra värdeord "Pioneering, United and Human" ska tydligt återfinnas i allt vårt arbete. Guest Services-teamet uppmuntras att tillsammans förnya arbetssätt och ständigt utveckla servicen till våra klienter och kollegor. Det finns mycket inspiration att hämta från våra 44 andra kontor världen över, och vi välkomnar att nytänkande initiativ delas med våra globala kollegor – det är ett stort community som förts närmare varandra och haft ett stort utbyte under de senaste åren, allrahelst under pandemitiden.

Pioneering - We seize opportunities to innovate and grow
United - We are one firm with a shared sense of purpose
Human - We care about each other and the world around us

These are the concepts that shape our distinctive culture and differentiate us from others. They capture the unique spirit of our Firm, and guide the behaviors that enable us to deliver on the promises we make to our clients and our people.

Som person älskar du att ge service och drivs av att överträffa förväntningar och ständigt göra det där lilla extra! Du ser vad som behöver göras, har ett öga för detaljer och lätt för att ta egna initiativ. Vidare tror vi att du är positiv, flexibel och prestigelös.
Vi kommer att lägga stor vikt vid dina personliga egenskaper!

Du erbjuds
Du erbjuds en bred och varierande roll på ett internationellt företag med trevliga medarbetare som sprider en positiv stämning runtomkring sig. Kontoret är beläget på Biblioteksgatan i Stockholm. Tjänsten är en visstidsanställning (fram till juni 2023) med möjlighet till förlängning. Förväntad start är i början av januari 2022. Du kommer att ingå i ett team om tre receptionister och arbetstiderna varierar mellan 08:00-20:00.

Om verksamheten
Det som från början var en radikal idé – att hela världen var vår marknad – har nu blivit verklighet.

White & Case är en av världens största advokatbyråer. Genom våra 2,200 advokater fördelade på 45 kontor i 31 länder har vi kapacitet att ta oss an de största och mest komplexa uppdragen. Vi har lång och gedigen erfarenhet inom M&A, private equity, bank och finans, kapitalmarknad och tvister. Vi har haft kontor i Sverige i över 35 år och idag arbetar ca 120 personer varav ca 70 jurister på vårt Stockholmskontor.

I denna rekrytering samarbetar White & Case med Jurek Rekrytering & Bemanning. Är du intresserad så är du välkommen att söka genom att skicka in ett personligt brev och ditt CV (på engelska). För frågor om tjänsten är du välkommen att kontakta ansvarig rekryteringskonsult Felicia Pettersson på felicia.pettersson@jurek.se

Vi går igenom ansökningar och intervjuar löpande – vänta därför inte med att skicka in din ansökan!

Sökord: Receptionist, Kontorsansvarig, Service, Konferensvärd, Konferensvärdinna, Växeltelefonist, Hotellreceptionist, Bokningsansvarig, Front Office, Kundmottagare, Koordinator.