Serviceinriktad Registrator / Arkivarie

KTH är ett av Europas ledande tekniska universitet och en viktig arena för kunskapsutveckling. Som Sveriges största universitet för teknisk forskning och utbildning samlar vi studenter, forskare och fakultet från hela världen. Vår forskning och utbildning omfattar såväl naturvetenskap som alla grenar inom teknik samt arkitektur, industriell ekonomi, samhällsplanering, teknisk historia och filosofi.

Deans Office är skolans centrala administrationsenhet. Deans Office leds av skolans administrativa chef och består av staberna för ekonomi, kommunikation, personal och utbildning samt enhetsansvariga för respektive institution.



Arbetsuppgifter

För ett år sedan invigdes skolans servicecenter – en centralisering av skolans basadministration – där serviceassistenter, utbildningsadministratörer och vaktmästare ingår.

Syftet med centraliseringen är att optimera och effektivisera den service som medarbetarna inom ITM-skolan och andra intressenter får. Servicecentret fungerar som en inkörsport för alla slags frågor rörande administration och service, där medarbetaren kan välja att besöka de fysiska servicediskarna, ringa eller maila in sitt ärende.

Servicecenter ansvarar även för skolans registratur, och vi söker nu en person som ska fungera både som skolans registrator och arkivarie. Vi söker dig som vill vara med att skapa och bygga upp rutiner och processer på ett effektivt sätt. Rollen innebär att vara ett verksamhetsnära stöd till hela skolan gällande dokumenthantering samt se till att KTH:s regelverk gällande dokumenthantering efterlevs. Som registrator/arkivarie kommer du att fungera som kontaktperson gentemot Avdelningen för Dokumenthantering på Universitetsförvaltningen som har det övergripande ansvaret för dokumenthantering på KTH.

I rollen som registrator ingår sedvanliga registratorsuppgifter såsom diarieföring, bedömning gällande klassificering och registrering av allmänna handlingar i diarieföringssystemet W3D3, hantering av e-post och inkommande handlingar samt arkivläggning av diarieförda handlingar. Ärendehanteringen är till stor del digital och du arbetar därför mycket vid datorn.

I rollen som arkivarie arbetar du med att implementera rutiner gällande arkivhantering på skolan utifrån gällande lagar och styrdokument som har tagits fram från Universitetsförvaltningens arkivarier. Du kommer också att arbeta med att självständigt driva, planera och genomföra ordnings- och förteckningsarbete samt arkivvård vid skolan.

Tjänsten som registrator/arkivarie innebär att du kommer att fungera som skolans dokumentsamordnare, där service och bemötande är en viktig del då det i uppgifterna ingår att ge råd och stöd i frågor som rör dokumenthantering till skolans anställda. I tjänsten ingår att vara behjälplig vid förfrågningar och utlämning av offentliga handlingar. Du förväntas arbeta självständigt i nära samarbete med skolans verksamhetsstöd.

Tjänsten avser tillsvidareanställning, men KTH tillämpar provtjänstgöring i 6 månader.



Kvalifikationer

För att vara aktuell för denna tjänst krävs att du har:

- Högskoleutbildning med 60hp arkivvetenskap, eller motsvarande dokumenterad arbetslivserfarenhet
- Datorvana och goda kunskaper i Officepaketets olika program
- God kunskap om lagstiftningen och de förordningar som reglerar hanteringen av allmänna handlingar
- God kommunikativ förmåga i svenska och engelska, i både tal och skrift

Utöver ovanstående är följande meriterande:

- Dokumenterad erfarenhet av diarieföring i elektronisk miljö
- Erfarenhet av arkivarieuppgifter inom offentlig förvaltning
- Erfarenhet av ärendehanteringssystemet W3D3, arkivförteckningssystemen KLARA och/eller VISUAL

Vidare krävs att din administrativa förmåga är mycket god, där du strukturerad, noggrann, har stort ordningssinne och arbetar självständigt.

Vi söker dig som har hög servicekänsla och som antar ett lösningsorienterat förhållningssätt till dina arbetsuppgifter. Du är positiv, bidrar till ett gott arbetsklimat samt engagerar dig i vårt arbete med förbättringar där du bidrar till att hitta nya sätt att arbeta på. Du är inte rädd att hoppa in och hjälpa till där det behövs.

Stor vikt kommer att läggas på dina personliga egenskaper då du ingår i en arbetsgrupp om 12 personer, där samarbetsförmåga är en självklar förutsättning.



Fackliga representanter

Du hittar kontaktuppgifter till fackliga representanter på KTH:s webbsida. 

Ansökan

Du ansöker via KTH:s rekryteringssystem. Du som sökande har huvudansvaret för att din ansökan är komplett när den skickas in. Din kompletta ansökan ska vara KTH tillhanda senast sista dagen för ansökningsperioden.

Övrigt

Vi undanber oss direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av platsannonser.