Serviceinriktad studieadministratör till Vuxenutbildningen

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Stockholm är landets ledande tillväxtregion. Det kräver en arbetsmarknad där arbetsgivare kan rekrytera den kompetens de behöver och där stockholmarna har möjlighet att byta bransch, komma tillbaka i arbete eller studera vidare. Arbetsmarknadsförvaltningen ansvarar för stadens samlade arbetsmarknadsinsatser och vuxenutbildning - kommunal vuxenutbildning inklusive utbildning i svenska för invandrare, komvux som anpassad utbildning och yrkeshögskola.



Brinner du för kundkontakt och är en fena på administrativt arbete? Då kan det här vara en tjänst för dig!
Välkommen till oss

Vi är ett team på 18 studieadministratörer på Vuxenutbildningscentrum.

Här arbetar även andra studieadministratörer, studie- och yrkesvägledare samt testpedagoger. Hos oss kan kunderna söka till svenska för invandrare (sfi) och kommunal vuxenutbildning (komvux), träffa en studie- och yrkesvägledare samt testa sina kunskaper i svenska, svenska som andraspråk, engelska och matematik. Vår arbetsplats ligger på Södermalm, Rosenlundsgatan 52. Inom en snar framtid kommer vi förmodligen öppna ett kontor i Kista Galleria, vilket gör att vi komma ha två arbetsplatser att utgå ifrån. Vi arbetar kontorstid.

Vi söker nu dig som vill ta en vikariat hos oss till och med sista juni 2025. 

Läs gärna mer om oss

Vi erbjuder dig
ett omväxlande arbete där du kan bidra till stor skillnad i andras liv
ett team där vi jobbar för verksamhetens bästa och stöttar varandra
en god introduktion
en arbetsplats i moderna lokaler
flexibel arbetstid, med viss schemalagd tid
generösa friskvårdsmöjligheter och friskvårdsbidrag

Läs gärna mer om våra förmåner

Läs om hur det är att vara en del av Stockholms stad

Din roll

I rollen som studieadministratör arbetar du för att ge optimal service till våra kunder. Du brinner för kundkontakt och kommunikation. Arbetet sker i nära samarbete med samtliga utbildningsanordnare i staden. Du rapporterar direkt till biträdande enhetschef.

Dina arbetsuppgifter innebär huvudsakligen att:

Ge information om och service kring studier och studieekonomi
Hjälpa till med ansökan till komvux
Ta emot och handlägga ansökan till Sfi och val av skola
Hänvisa till studie- och yrkesvägledare vid behov
Hänvisa till Kartläggning och bedömning av stöd/hjälpmedel inför studier vid behov
Hänvisa till Nivåtest vid behov
Ge information om validering och prövning
Ge information om betyg, intyg och examen, och hur utskrifter beställs.
Vara med och utveckla rutiner och arbetssätt
Hålla dig informerad om nyheter inom vuxenutbildning.
Handlägga och bedöma ansökningar till olika utbildningar utifrån lagar och förordningar, både självständigt och tillsammans med kollegor
Jobba uppsökande och bidra till att vuxenutbildningen är synlig samt att information om studier inom komvux sprids inom Järva och Västerort, bland annat genom närvaro på medborgarkontor och bibliotek.
Medverka i events och aktiviteter som ger ökad kunskap om och inspiration till studier inom komvux.
Etablera och upprätthålla samverkansrelationer med lokala aktörer, såväl offentliga som inom det civila samhället, med syfte att nå de i behov av studier.

Viss tid är du schemalagd för att exempelvis ta emot besökare under våra öppettider. Det förekommer även schemalagd tid i telefon. Många av våra kunder har ett annat modersmål än svenska varför vi delvis kommunicerar på engelska.


Din Erfarenhet och kompetenser

Vi söker dig som har:

gymnasieexamen
erfarenhet av administrativt arbete
drivit självständigt handläggningsarbete
aktuell erfarenhet av kund- och serviceinriktad verksamhet
mycket god datorvana och goda kunskaper i Office-paketet
god förmåga att uttrycka dig väl på svenska och engelska både muntligt och skriftligt.

Det är meriterande om du har arbetat:

erfarenhet av att etablera och upprätthålla samverkansrelationer
administrativt inom vuxenutbildning, såsom kursadministration och betygshantering
med sfi
i en stor organisation
med Teams.

Vi lägger stor vikt vid dina personliga färdigheter, förmågor och engagemang för tjänsten. Följande kompetenser är viktiga att du har.

För att trivas tycker du om att hjälpa andra på ett serviceinriktat sätt. Vi har kunderna i fokus och det är viktigt att du får energi av kundmötet både på plats och på telefon. Du har en god samarbetsförmåga med din kollegor och kommunicerar tydligt så att olika mottagare förstår ditt budskap. Du är inte rädd för att ta dig ann olika språkbarriärer hos vissa kunder.
För att lyckas i rollen behöver du vara van att driva och strukturera ditt arbete självständigt. Du är noggrann när det gäller detaljer och att leverera god kvalitet. Vi står inför många förändringar så du behöver tycka om förändring och ha en flexibel förmåga att kunna styra om dina uppgifter utifrån ändrade prioriteringar. 

Vi är nyfikna på vem du är och ser fram emot din ansökan!

Övrigt

Det här ett vikariat som löper till och med 30 juni 2025.

Vi rekryterar utan det personliga brevet i denna rekrytering för att stärka fokus på de kompetenser och erfarenheter som efterfrågas för denna roll. Vid bedömningen av din ansökan kommer vi endast att utgå ifrån ditt CV och ett antal frågor du får besvara i samband med att du söker tjänsten. Vi önskar att du svarar konkret och kortfattat på frågorna, och att det finns en tydlig koppling mellan dina svar och ditt CV.

Går du vidare i rekryteringsprocessen kan du senare få göra personlighets- och färdighetstester.

Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande. Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.
Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.



På arbetsmarknadsförvaltningen så arbetar vi för att det ska vara lätt att utvecklas genom att byta enhet och arbetsplats. Det innebär att din anställning är i hela förvaltningen och att du kan komma att få nya uppdrag inom andra verksamheter där din kompetens behövs bäst.