Serviceinriktad uppdragssekreterare till Storsthlm

Är du intresserad av samhällsutveckling och har erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete? Trivs du med att vara spindeln i nätet och att ge kärnverksamheterna bästa möjliga förutsättningar att genomföra sina uppdrag? Sök då tjänsten som uppdragssekreterare för Storsthlm – en samverkansorganisation för länets kommuner.

Om tjänsten
I rollen som uppdragssekreterare har du många interna och externa kontaktytor och arbetar tillsammans med organisationens verksamhetschefer, processledare och kommunikatörer för att skapa goda möten med medlemskommunerna. Du arbetar med medlemsnära processer och ger processledarna bästa möjliga förutsättningar att genomföra sina uppdrag genom att se till att allt praktiskt fungerar och att både mötesledare och mötesdeltagare har tillgång till den information de behöver.

Storsthlm befinner sig i en spännande och utmanande förändringsresa i att effektivisera arbetssätt och utveckla både arbetsprocesser och system, bl.a. CRM-system. Som uppdragssekreterare får du förmånen att vara med och bygga en effektivare organisation vilket kommer gynna både arbetet internt och i förlängningen gentemot medlemmarna. Dessutom kommer du vara ett viktigt kommunikativt stöd till verksamheterna när allt är på plats. Det är därför viktigt att vara intresserad av att vara med och driva denna digitala förändringsresa.

Du rapporterar direkt till kommunikationschefen och ingår i enheten för kommunikation och processtöd tillsammans med två kommunikatörer, en förbundssekreterare och en till uppdragssekreterare. Du kommer antingen ha huvudsaklig inriktning på regional utveckling eller välfärd.

Dina arbetsuppgifter i huvudsak
• Administrativt stöd till verksamhetschefer och processledare
• Ansvar för ärende- och dokumenthantering samt hantering av överenskommelser och avtal
• Administration kring strategiska nätverk, till exempel mötesbokningar, kallelser och handlingar
• Organisera och kommunicera olika arrangemang, till exempel möten, seminarier, resor
• Administration av kontakter och adresser
• Utforma dokument och presentationer i Office-paketet
• Vara superuser och intern utbildare för några av våra administrativa verksamhetssystem
• Ersätta och komplettera kontorsvärden vid hög arbetsbelastning och frånvaro vad avser beställning av mötesförtäring, café och posthantering

Vem är du?
Vi söker dig med erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete, gärna inom offentlig förvaltning. Du är van vid att skriva protokoll och att hantera konferensbokningar. Dessutom har du erfarenhet av digital dokument- och ärendehantering. Du har goda kunskaper i text- och bildhantering.

Du har gymnasiekompetens och gärna någon form av eftergymnasial utbildning. Utbildning inom layout och information är meriterande. Mycket goda kunskaper i svenska samt mycket god datavana, särskilt i Office-paketets olika delar, är avgörande för att lyckas i rollen.

Du gillar att vara spindeln i nätet och hantera kontakter på olika nivåer. Du är lyhörd, genuint serviceinriktad, kvalitetsmedveten, strukturerad och självgående. Dessutom har du god samarbetsförmåga samt förmåga att prioritera och visa omdöme vid uttalanden, agerande och beslut.

Om verksamheten
Storsthlm är ett förbund som ägs av länets kommuner. Uppdraget är att stärka kommunernas möjligheter att nå sina mål om välfärd och service för medborgarna. Vi underlättar kommunernas samarbete genom att fånga in det regionala perspektivet på kommunala frågor och att leda samverkan för att hitta vägar framåt. Det kan handla om en gemensam gymnasieregion, överenskommelser med Region Stockholm eller samarbeten med myndigheter. På förbundskansliet i centrala Stockholm är närmare 50 personer organiserade i fem enheter; regional utveckling, välfärdsutveckling, kommunikation och processtöd, stab och gymnasieantagningen.


Varmt välkommen med din ansökan genom att klicka på ansök på poolia.se! På grund av semester kommer vi titta på din ansökan tidigast 8 augusti.