Servicekoordinator - deltid

Vi söker en Servicekoordinator på deltid till vår kund

Bakgrund
I och med ombyggda kontor och förnyat arbetssätt tillkommer nya arbetsuppgifter för att få våra fina kontor att fortsätta att hålla samma principer och nivåer som vi enats om ska finnas. Genom att ha korrekta och enhetliga avtal kommer vi ha korrekta avtal som är likadana, som följs upp noga kring avvikelser. Genom att ha standardsortiment av varor kommer det hållas ihop och bli mer kostnadseffektivt när beställningar minskar och hålls ihop.

Utifrån detta behöver vi nu ta in en servicekoordinator på 50% som har i uppdrag att tillsammans med kontorschefen utvärdera och planera framtida behov av kontorsservice.



Det är en spännande, rolig och aktiv tjänst där man får vara med att påverka kontoren och hur allt hanteras i positiv riktning.



Beskrivning av uppdraget/rollen:



Att under 6 månader tillsammans med kontorschefen på Familjebostäder analysera och testa och se behov av Kontorsservice på Rinkeby och Södermalms kontoret. 
Testa nya arbetssätt och utifrån det skapa en långsiktig plan över vad som ska ingå i Kontorsservice 2.0
Rondera kontoren, vilket innebär att plocka, torka av ytor, kontrollera/fylla diskmaskiner mm när lokalvårdaren inte är på plats
Hantera i vårt ärendehanteringssystem TOPdesk (Har du arbetat i TOPdesk så är det meriterande men inget måste)
Hantera beställningar av entreprenörer, material och catering mm samt fakturahantering från alla dessa.
Möta och stämma av med serviceleverantörer på plats (kaffe, mattor blommor mm)
Upprätthålla ordningen i stort och samarbeta med övriga kontors kontorsservice

Syfte med uppdraget och förväntat resultat 

Hjälpa Familjebostäder att utveckla konceptet för Kontorsservice men också sköta de dagliga arbetsuppgifterna på de två kontoren. Målet är att landa i en kontorsguide som gäller alla kontoren, vilken tas fram tillsammans med Kontorschefen. 



Omfattning
Tjänsten uppskattas ha en beläggning på ca 50 % under hela uppdragstiden.



Placering:

2 heldagar i veckan på kontor i Rinkeby, samt en halvdag i veckan på kontor på Södermalm. 



Kunskap och erfarenheter:
Minst 3 års erfarenhet av arbete med Kontorsservice på minst 2 olika företag
Dokumenterad kunskap och erfarenhet om att att utveckla kontorsservice.
Det ska framgå i ditt CV att du har deltagit i att utveckla kontorsservice på minst 2 olika företag.

Utveckling innebär: tagit reda på behov, gett förslag på effektiviseringar och exempel på besparingar inom området.
God administrativ förmåga
Du har tidigare hanterar system med felanmälmingar
Tidigare hanterat fakturor samt haft viss leverantörskontakt på mail och telefon

Personliga egenskaper 
Förmåga att kunna arbeta självständigt och driva sitt arbeta framåt 
Mycket god servicenivå
Känsla för ordning och reda
Språkkrav: Svenska och engelska i tal och skrift


Uppdraget sträcker sig initialt mellan 12-Jan-2025 till 30-Jun-2025

Välkommen med din ansökan!