Servicekoordinator med hög servicekänsla till CBH Servicenter

KTH är ett av Europas ledande tekniska universitet och en viktig arena för kunskapsutveckling. Som Sveriges största universitet för teknisk forskning och utbildning samlar vi studenter, forskare och fakultet från hela världen. Vår forskning och utbildning omfattar såväl naturvetenskap som alla grenar inom teknik samt arkitektur, industriell ekonomi, samhällsplanering, historia och filosofi.




Nu söker vi en servicekoordinator till Skolan för kemi, bioteknologi och hälsa (CBH).

Arbetsuppgifter
CBH Servicecenter består av 8 medarbetare som arbetar tätt tillsammans med service och stöd för att på bästa sätt stödja skolans kärnverksamhet. Då Servicecenters verksamhet är under uppbyggnad efter en omorganisation kommer fokus initialt vara på att tillsammans bygga upp ett gott samarbete inom gruppen samt genomlysning och utveckling av befintliga rutiner och processer.

I rollen som servicekoordinator till KTH:s Servicecenter har du ett övergripande eget ansvar gällande stöd och service, och är den koordinerande länken mellan Servicecenter och kärnverksamheten på Campus Valhallavägen och Campus Solna (SciLifeLab).

Dina dagar är varierande och bland dina arbetsuppgifter ingår följande:

- Ansvara för inköp (Wisum och direktupphandlingar) i nära samarbete med inköpsansvarig
 samt ansvara för cateringbeställningar
- Planering och koordinering av akademiska evenemang, både internt och externt
- Bokning av resor, hotell och transport 
- Skriva protokoll och minnesanteckningar
- Kontinuerligt bedriva utvecklingsarbete tillsammans med arbetsgruppen, samt att på egen hand identifiera förbättringsområden och bedriva förbättringsarbete inom administrativa processer
- Framställa eventuella dokument för verksamheten
- Delta i interna och externa nätverk och dialoger 
- Vara behjälplig vid tentamen med utlämning av tentaboxar och scanning vid behov
- Hantera inkommande ärenden för service i ärendehanteringssystemet Edge och över disk

I din roll kommer du även att muntligt presentera information inför grupper av varierande storlek på plats eller digitalt. En stor del av din vardagliga kommunikation med våra målgrupper sker på engelska i både tal och skrift.

Arbetstiderna är vanligtvis kontorstider, med undantag vid tentamensperioder, då du kommer att vara behjälplig i praktiska ärenden. Det innebär tidiga morgnar eller sena eftermiddagar samt vid enstaka tillfällen även lördagar.

Vi erbjuder
- En anställning på ett ledande tekniskt universitet som skapar kunskap och kompetens för en hållbar framtid
- Engagerade och ambitiösa kollegor samt en kreativ, internationell och dynamisk miljö
- En roll där du har stor frihet att lägga upp ditt arbete på det sätt som passar dig och verksamheten bäst
- En spännande, mångfacetterad och utvecklande roll där du, tillsammans med engagerade kollegor arbetar för att ge vår kärnverksamhet högklassig service

https://www.kth.se/om/work-at-kth/kth-your-future-workplace-1.49050

Kvalifikationer
Krav

- Gymnasial utbildning
- Minst 5 års arbetslivserfarenhet av en admininstrativ roll där du haft eget ansvar, tagit egna initiativ och drivit egna projekt.
- Tidigare erfarenhet av planering och koordinering av möten och konferenser i olika storlekar. Gärna inom hotell, förvaltning, myndighet, universitet eller högskola.
- God kommunikativ förmåga samt goda kunskaper i svenska och engelska (då det krävs i det dagliga arbetet).
- Mycket goda kunskaper i Office-paketet och god systemvana.

Meriterande

- Arbetslivserfarenhet från serviceinriktat yrke.



Personliga egenskaper

Som person är du självgående och tar ansvar för dina uppgifter samt har förmågan att själv strukturera upp ditt arbete. Du har lätt för att skapa nya relationer och är lösningsorienterad. Vidare ser vi att du har en hög personlig mognad samt har en helhetssyn där du i ditt arbete har förmåga att se till det större perspektivet och hela verksamhetens behov.

Vi kommer lägga stor vikt vid personliga egenskaper.

Fackliga representanter
Du hittar kontaktuppgifter till fackliga representanter på https://www.kth.se/om/work-at-kth/fackrepresentanter-1.500898. 

Ansökan
Du ansöker via KTH:s rekryteringssystem. Du som sökande har huvudansvaret för att din ansökan är komplett när den skickas in. Ansökan ska vara KTH tillhanda senast sista ansökningsdagen vid midnatt, CET/CEST (CentralEuropean Time/Central European Summer Time).

Om anställningen 
Anställningen gäller tidsbegränsat enligt avtal - till och med 28 februari 2023, med tillträde enligt överenskommelse.

Övrigt
Strävan efter jämställdhet, mångfald och lika villkor är både en kvalitetsfråga och en självklar del av KTH:s värdegrund

För information om behandling av personuppgifter i samband med rekrytering https://www.kth.se/om/work-at-kth/processing-of-personal-data-in-the-recruitment-process-1.823440.

Vi undanber oss direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av platsannonser.