Servicekoordinator till servicecenter

KTH är ett av Europas ledande tekniska universitet och en viktig arena för kunskapsutveckling. Som Sveriges största universitet för teknisk forskning och utbildning samlar vi studenter, forskare och fakultet från hela världen. Vår forskning och utbildning omfattar såväl naturvetenskap som alla grenar inom teknik samt arkitektur, industriell ekonomi, samhällsplanering, historia och filosofi.




Arbetsuppgifter
KTH söker en servicekoordinator till enheten för infrastruktur och service på Skolan för elektroteknik och datavetenskap (EECS).

Enheten för infrastruktur och service tillhör skolans verksamhetsstöd som består av fem administrativa enheter: ekonomi, HR, infrastruktur & service, utbildning samt kommunikation. Du kommer att arbeta i en nyckelroll inom vårt Servicecenterteam där du bemannar något av våra tre servicecenter enligt ett bemanningsschema. Två av våra servicecenter finns på KTH:s huvudcampus vid Valhallavägen och ett i Kista. Servicecenterteamet består av fem kollegor som alla/du är vårt ansikte utåt och brinner för att hjälpa, ge service och möta människor varje dag, både bakom datorskärmen samt genom att bemanna receptionen under en stor del av öppettiderna (vardagar 8-16).

Som servicekoordinator har du hand om och besvarar allehanda frågor och ärenden inom servicecenter/receptionen så som cateringbeställningar, ta emot besökare, kontofrågor, lokalbokning, paket & bud, passerkortsärenden, nycklar m.m. Du sköter om receptionslokalen och ser till att den är fräsch och ändamålsenlig. 

Du servar och är behjälplig till anställda med en mängd olika saker. Då servicecenter är skolans centrala ingång är det många frågor som passerar dig, varav du löser somliga och slussar vidare andra. Exempel på tjänster som du utför till anställda, utöver det som nämns ovan, är att ordna med förberedelser till nyanställda och när anställda slutar, att koordinera firande av jämna födelsedagar och samordna beställningar kring olika högtider och förbereda det praktiska för gäster till skolan inklusive beställning och bokning av resor och hotell.
Du kommer också att jobba med olika sorters administrativt stöd till verksamheten beroende på efterfrågan. Exempel på tjänster kan vara att skriva protokoll eller mötesanteckningar, koordinera mötesinbjudningar, stötta med visst kommunikationsarbete och vara länken mellan t.ex. ett center och verksamhetsstödet.

Enhetens verksamhet har stabiliserats efter en förändringsresa och fokus ligger på att förvalta befintlig verksamhet som tjänster, rutiner, processer och information samt utveckla nästa steg för enheten.

Du kommer löpande att arbeta i vårt ärendehanteringssystem och besvara samt lösa ärenden åt verksamheten. Det ingår också att dokumentera och uppdatera system och intranät med rutiner och information samt att vara med och ta fram nya eller förändrade rutin- och processbeskrivningar för enhetens ansvarsområden till nästa steg.

Tjänsten innebär att du både är placerad vid KTH:s huvudcampus vid Valhallavägen i Stockholm samt campus Kista eftersom arbetet innebär att bemanna samtliga närstöd. Du behöver vara mobil och kunna arbeta på olika fysiska platser inom skolan samt lösa arbetsuppgifter digitalt.

Vi erbjuder
- En anställning på ett ledande tekniskt universitet som skapar kunskap och kompetens för en hållbar framtid
- Engagerade och ambitiösa kollegor samt en kreativ, internationell och dynamisk miljö

https://www.kth.se/om/work-at-kth/kth-your-future-workplace-1.49050

Kvalifikationer
Krav

Du har lämplig gymnasieutbildning eller har studerat ett ämne som är relevant för området.
Då du kommer att arbeta i en internationell miljö där merparten av de du servar inte kan svenska, är det av stor vikt att du kommunicerar mycket väl på både svenska och engelska i tal och skrift. Det är också nödvändigt att du har stor vana av att arbeta med webbaserade system, molnapplikationer och MS Officeprogram.

Meriterande

Systemvana är meriterande då vi använder oss av flera olika system, för t.ex. ärendehantering, fakturaflöde, resebokningar, personalinformation etc. Erfarenhet av liknande arbetsuppgifter är också meriterande, speciellt arbete i reception liksom förståelse för högskolesektorn.

Vi kommer lägga stor vikt vid personliga egenskaper. Du behöver vara serviceinriktad med en mycket god kommunikationsförmåga samt initiativtagande och självgående för att få arbetet genomfört i en fungerande vardag. Du är strukturerad och brinner för att bygga relationer med och mellan kärnverksamheten och verksamhetsstödet. Även om mycket av arbetet sker per mejl är det av stor vikt att du är duktig på och tycker om att möta upp personer i deras verksamhet.

Fackliga representanter
Du hittar kontaktuppgifter till fackliga representanter på https://www.kth.se/om/work-at-kth/fackrepresentanter-1.500898. 

Ansökan
Ansökan ska innehålla:

- CV
- Personligt brev

Du ansöker via KTH:s rekryteringssystem. Du som sökande har huvudansvaret för att din ansökan är komplett när den skickas in. Ansökan ska vara KTH tillhanda senast sista ansökningsdagen vid midnatt, CET/CEST (CentralEuropean Time/Central European Summer Time).

Om anställningen 
Tidsbegränsad anställning (föräldravikariat) längst till och med 2022-08-31, med tillträde enligt överenskommelse, tidigast 2021-08-02.

Övrigt
Strävan efter jämställdhet, mångfald och lika villkor är både en kvalitetsfråga och en självklar del av KTH:s värdegrund

För information om behandling av personuppgifter i samband med rekrytering https://www.kth.se/om/work-at-kth/processing-of-personal-data-in-the-recruitment-process-1.823440.

Vi undanber oss direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av platsannonser.