Servicekoordinator till servicecenter på KTH

KTH är ett av Europas ledande tekniska universitet och en viktig arena för kunskapsutveckling. Som Sveriges största universitet för teknisk forskning och utbildning samlar vi studenter, forskare och fakultet från hela världen. Vår forskning och utbildning omfattar såväl naturvetenskap som alla grenar inom teknik samt arkitektur, industriell ekonomi, samhällsplanering, historia och filosofi.




KTH söker en servicekoordinator till enheten för Service och infrastruktur på Skolan för Elektroteknik och Datavetenskap (EECS).

Enheten tillhör skolans verksamhetsstöd som består av fem administrativa enheter; ekonomi, HR, infrastruktur & service, utbildning samt kommunikation. Totalt arbetar cirka 100 personer på verksamhetsstödet och skolan som helhet har ca 1 000 personer anställda.

Arbetsuppgifter
Brinner du för att hjälpa andra? Har du ett hjärta för service och support? Vill du vara med och bidra till KTH:s utbildning, forskning och samverkan i denna nyckelroll?

Här erbjuds du att arbeta i en nyckelroll inom vårt servicecenterteam där du bemannar något av våra tre servicecenter enligt ett bemanningsschema. Två av våra servicecenter finns på KTH:s huvudcampus vid Valhallavägen och ett i Kista. Servicecenterteamet består av fem kollegor som alla/du är vårt ansikte utåt och brinner för att hjälpa, ge service och möta människor varje dag, både bakom datorskärmen samt genom att bemanna receptionen under en stor del av öppettiderna (vardagar 9-15).

Som servicekoordinator har du hand om och besvarar allehanda frågor samt ärenden inom servicecenter/receptionen så som cateringbeställningar, ta emot besökare, kontofrågor, lokalbokning, paket & bud, passerkortsärenden, nycklar m.m. Du sköter om receptionslokalen och ser till att den är fräsch och ändamålsenlig.

Du servar och är behjälplig till anställda med en mängd olika saker. Då servicecenter är skolans centrala ingång är det många frågor som passerar dig, varav du löser somliga och slussar vidare andra. Exempel på tjänster som du utför till anställda, utöver det som nämns ovan, är att ordna med förberedelser till nyanställda och när anställda slutar, att koordinera firande av jämna födelsedagar och samordna beställningar kring olika högtider och förbereda det praktiska för gäster till skolan inklusive beställning och bokning av resor och hotell.

Du kommer också till en mindre del att jobba med olika sorters administrativt stöd till verksamheten beroende på efterfrågan, så som avtalshantering och diarieföring.

Du kommer löpande att arbeta i vårt ärendehanteringssystem samt andra kommunikationskanaler som Slack med att besvara samt lösa ärenden åt kärnverksamheten.

Tjänsten innebär att du är placerad vid KTH:s huvudcampus vid Valhallavägen i Stockholm och Kista. Du behöver vara mobil och kan arbeta på olika fysiska byggnader och platser inom skolan samt lösa arbetsuppgifter digitalt.

Vi erbjuder
- En anställning på ett ledande tekniskt universitet som skapar kunskap och kompetens för en hållbar framtid
- Engagerade och ambitiösa kollegor samt en kreativ, internationell och dynamisk miljö

https://www.kth.se/om/work-at-kth/kth-your-future-workplace-1.49050

Kvalifikationer
Krav

Du har lämplig gymnasieutbildning eller har studerat ett ämne som är relevant för området. Då du kommer att arbeta i en internationell miljö där merparten av de du servar inte kan svenska, är det av stor vikt att du kommunicerar mycket väl på både svenska och engelska i tal och skrift. Det är också nödvändigt att du har stor vana av att arbeta med webbaserade system, molnapplikationer och MS Officeprogram.

Meriterande

Systemvana är meriterande då vi använder oss av flera olika system, för t.ex. ärendehantering, fakturaflöde, resebokningar, personalinformation etc. Erfarenhet av liknande arbetsuppgifter är också meriterande, speciellt arbete i reception liksom förståelse för högskolesektorn.

Personliga egenskaper

Vi kommer att lägga stor vikt vid personliga egenskaper. Du behöver vara serviceinriktad med en mycket god kommunikationsförmåga samt initiativtagande och självgående för att få arbetet genomfört i en fungerande vardag. Du är strukturerad och brinner för att bygga relationer med och mellan kärnverksamheten och verksamhetsstödet.

Fackliga representanter
Du hittar kontaktuppgifter till fackliga representanter på https://www.kth.se/om/work-at-kth/fackrepresentanter-1.500898.

Ansökan
Ansökan ska innehålla:

- CV
- Personligt brev

Du ansöker via KTH:s rekryteringssystem. Du som sökande har huvudansvaret för att din ansökan är komplett när den skickas in. Ansökan ska vara KTH tillhanda senast sista ansökningsdagen vid midnatt, CET/CEST (CentralEuropean Time/Central European Summer Time).

Om anställningen
Tidsbegränsad anställning (föräldravikariat) längst till och med 2022-12-16, med tillträde enligt överenskommelse.

Övrigt
Strävan efter jämställdhet, mångfald och lika villkor är både en kvalitetsfråga och en självklar del av KTH:s värdegrund

För information om behandling av personuppgifter i samband med rekrytering https://www.kth.se/om/work-at-kth/processing-of-personal-data-in-the-recruitment-process-1.823440.

Vi undanber oss direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av platsannonser.