Servicekoordinator till verksamhetsstödet

Verksamhetsstödets uppgift är att stödja universitetets utbildning och forskning. KTH:s verksamhetsstöd är inne i en spännande fas där vi tillsammans arbetar med utveckling av våra arbetsformer. Som medarbetare inom verksamhetsstödet bidrar du till KTH:s uppdrag att forska, utbilda och skapa samhällsnytta och får samtidigt möjlighet till egen professionell utveckling.





Arbetsuppgifter
Brinner du för att hjälpa andra? Har du ett hjärta för service och support? 
Vill du vara med och bidra till KTH:s utbildning, forskning och samverkan i denna nyckelroll?
Här erbjuds du att arbeta i en nyckelroll inom vårt servicecenterteam, i dagsläget arbetar teamet utifrån våra tre servicecenter.

Två av våra servicecenter finns på KTH:s huvudcampus vid Valhallavägen och ett i Kista. Servicecenterteamet består av fyra kollegor som alla/du är vårt ansikte utåt och brinner för att hjälpa, ge service och möta människor varje dag, både bakom datorskärmen samt genom att bemanna receptionen.

Som servicekoordinator är du behjälplig till anställda och studenter med en mängd olika ärenden och besvarar allehanda frågor inom servicecenter/receptionen så som cateringbeställningar, ta emot besökare, kontofrågor, studentfrågor, lokalbokning, paket & bud, passerkortsärenden, nycklar, enklare inköpsärenden m.m. 

Exempel på tjänster som du utför till anställda, utöver det som nämns ovan, är att ordna med förberedelser till nyanställda och när anställda slutar, att koordinera firande av jämna födelsedagar och samordna beställningar kring olika högtider och förbereda det praktiska för gäster till skolan.
 Det ingår också att koordinera mindre event samt hjälpa besökare till skolan med beställning och bokning av resor och hotell som en del av din tjänst. Du kommer löpande att arbeta i vårt ärendehanteringssystem. Du förväntas dokumentera och uppdatera rutiner samt arbeta med att ta fram nya processbeskrivningar för enhetens ansvarsområden.  

Tjänsten innebär att du främst är placerad vid KTH:s huvudcampus vid Valhallavägen i Stockholm men även i Kista vid behov. På huvudcampus finns skolan i ett flertal byggnader vilket kräver ett flexibelt arbetssätt då arbetet utförs med fokus på att vara verksamhetsnära.
Vi arbetar i en föränderlig miljö med periodvis högt tempo där det är viktigt att vara stabil och lugn i sitt förhållningssätt. Från 1 januari 2023 har verksamhetsstödet på KTH samordnats till en och samma linjeorganisation vilket betyder att ansvarsområden och arbetsuppgifter kan flyttas om internt i takt med att översynen pågår under förändringsprogrammet som drivs inom universitet.

Vi erbjuder
- En anställning på ett ledande tekniskt universitet som skapar kunskap och kompetens för en hållbar framtid
- Engagerade och ambitiösa kollegor samt en kreativ, internationell och dynamisk miljö

https://www.kth.se/om/work-at-kth/kth-your-future-workplace-1.49050

Kvalifikationer
Krav

- Du har lämplig gymnasieutbildning eller har studerat ett ämne som är relevant för området.
- Då du kommer att arbeta i en internationell miljö där merparten av de du servar inte talar svenska, är det av stor vikt att du kommunicerar mycket väl på både svenska och engelska i tal och skrift.
- Det är också nödvändigt att du har stor vana av att arbeta med webbaserade system, molnapplikationer och MS Officeprogram.

Meriterande

- Systemvana är meriterande då vi använder oss av flera olika system, för t.ex. ärendehantering, fakturaflöde, resebokningar, personalinformation etc.
- Erfarenhet av liknande arbetsuppgifter är också meriterande, speciellt arbete i reception liksom förståelse för högskolesektorn.
- Du behöver vara serviceinriktad med en mycket god kommunikationsförmåga samt initiativtagande och självgående för att få arbetet genomfört i en fungerande vardag.
- Du är strukturerad och brinner för att bygga relationer med och mellan de olika delarna på KTH.

Vi kommer lägga stor vikt vid personliga egenskaper.

Fackliga representanter
Du hittar kontaktuppgifter till fackliga representanter på https://www.kth.se/om/work-at-kth/fackrepresentanter-1.500898. 

Ansökan
Du ansöker via KTH:s rekryteringssystem. Du som sökande har huvudansvaret för att din ansökan är komplett när den skickas in. Ansökan ska innehålla:

- CV
- Personligt brev

Ansökan ska vara KTH tillhanda senast sista ansökningsdagen vid midnatt, CET/CEST (CentralEuropean Time/Central European Summer Time).

Om anställningen 
Anställningen gäller tidsbegränsat enligt avtal - i upp till 8 mån, med tillträde enligt överenskommelse.

Övrigt
Strävan efter jämställdhet, mångfald och lika villkor är både en kvalitetsfråga och en självklar del av KTH:s värdegrund

För information om behandling av personuppgifter i samband med rekrytering https://www.kth.se/om/work-at-kth/processing-of-personal-data-in-the-recruitment-process-1.823440.

Vi undanber oss direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av platsannonser.



 

Om KTH

KTH är ett av Europas ledande tekniska universitet och en viktig arena för kunskapsutveckling. Som Sveriges största universitet för teknisk forskning och utbildning samlar vi studenter, forskare och fakultet från hela världen. Vår forskning och utbildning omfattar såväl naturvetenskap som alla grenar inom teknik samt arkitektur, industriell ekonomi, samhällsplanering, historia och filosofi. https://www.kth.se/om/om-kth-1.885102