Servicemedarbetare (Lokaler)

Havs- och vattenmyndigheten (HaV) etablerades 2011 och är en förvaltningsmyndighet som arbetar för hållbar samhällsnytta. Vi arbetar på regeringens uppdrag för bevarande, restaurering och hållbart nyttjande av sjöar, vattendrag, hav och fiskeresurserna. Vi är cirka 400 engagerade medarbetare och konsulter som tillsammans skapar en dynamisk arbetsplats för att genomföra uppdraget i enlighet med den statliga värdegrunden.


Avdelningen för administration ger stöd och service till myndigheten med syfte att säkerställa en effektiv ledning, gemensamma arbetsformer och kvalitetssäkring av myndighetens verksamhet. Administrativa avdelningen ansvarar för verksamhet och processer inom juridik, ekonomi, arkiv och service och består av 37 medarbetare fördelade på tre enheter.

Arkiv- och serviceenheten består av chef och 9 medarbetare. Vi arbetar med registratur och diarium, arkiv och informationsförvaltning, lokalförsörjning (avtal), lokalplanering och lokalvård, skalskydd och säkerhet samt växel och reception. Därutöver ansvarar enheten för kvalificerat administrativt stöd till myndigheten samt handläggning av ansökningar ur Europeiska havs- fiskeri- och vattenbruksfonden (EHFVF).



Beskrivning
Arkiv- och serviceenheten har ett viktigt uppdrag att säkerställa en god och säker arbetsmiljö samt ett gott bemötande.

I rollen ingår du i ett team med ett gemensamt ansvar för lokaler, reception/växel samt övrig arbetsplatsservice. Ditt uppdrag är att skapa en arbetsmiljö som möjliggöra ökad produktivitet, tillgänglighet, och säkerhet. Lokaler, möbler, städ, mötesservice mm bildar en fungerande kedja som du betraktar som en helhet.

Din roll innebär att du har huvudansvaret för vaktmästeri- och lokalfrågor. I rollen har du mycket kontakt med kollegor och besökare och får därmed en mycket viktig roll i att skapa en välkomnande serviceatmosfär och ett professionellt mottagande. Rollen innefattar varierande arbetsuppgifter och din uppgift är att se till att teamets tjänsteleverans fungerar smidigt samt skapar en trivsam och väl fungerande arbetsplats för såväl medarbetare som besökare.

Arbetsuppgifter
Dina huvudarbetsuppgifter är;
• Vaktmästeri - Bevaka felanmälningar och genomföra enklare vaktmästeriåtgärder, beställning och
samordning av hantverkare m.fl. samt möblering av konferensrum.
• Lokalutveckling - Delta i arbetet med myndighetens lokalutveckling samt samordna verkställandet av
nya ytor genom exempelvis upphandling av möbler.
• Systematiskt brandskyddsarbete – Vara anläggningsskötare, utrymningsledare och adjungerande återsamlingsplatsansvarig.
• Intern säkerhet – Tillsammans med enhetschef tillse myndighetens fysiska säkerhet genom hantering av bl.a. passersystem och larm.
• Miljöarbete – Delta aktivt i myndighetens arbete med att minska energianvändningen och klimatpåverkan.
• Övrig administration - Ansvaring för inventering av inventarier.


I rollen kommer du ingå i projekt och aktiviteter som syftar till att utveckla myndighetens lokaler och öka säkerheten.

Övrigt förekommande arbetsuppgifter kan till exempel vara att ta emot besökare i receptionen, hantera växeln, genomföra beställningar av kontorsmaterial, administrera tjänste- och passerkort, posthantering, personalfrämjande åtgärder samt administrativa arbetsuppgifter såsom stötta registraturen i enklare registrering.

På arkiv- och serviceenheten tar vi ett gemensamt ansvar för enhetens arbetsuppgifter vilket innebär att du kan komma att få rycka in där behov finns och din kompetens kommer till användning. Utifrån utrymme i tjänsten kan det även komma att bli aktuellt att du utifrån din kompetens får stötta andra enheter.

Kvalifikationer och egenskaper
Vi söker dig som värnar om att ge personlig service. Med din professionalitet skapar du god service och hög kvalitet. I ditt arbete är du självständig och anpassningsbar i de olika situationer du möter, samt ser vikten av noggrannhet, tydlighet och struktur. Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet och vill att du har ett stort intresse för service. Vi söker dig som är administrativt lagd, som trivs med att arbeta med varierande uppgifter och som vill engagera sig i verksamhetens utveckling.

Du har en kod kommunikativ förmåga och kommunicerar obehindrat på svenska och engelska i såväl tal som skrift. Du har goda IT-kunskaper och god systemvana. Vi ser att du har minst 3 års erfarenhet av liknande arbetsuppgifter, gärna som lokalansvarig eller liknande. Du trivs med att fatta egna beslut och har en god organisatorisk förmåga.

Det är även meriterande om du har:
• Fastighetsskötare/Vaktmästarutbildning
• Utbildning inom Facility management
• Utbildning som anläggningsskötare
• Utbildning/erfarenhet av säkerhetsarbete och bemötande utifrån receptionsarbete
• Utbildning/erfarenhet som administratör inom offentlig förvaltning

Villkor
Anställningen är tillsvidare på heltid med fast arbetstid under kontorstid (8:00-16:27). Provanställning kan komma att tillämpas. Tillträde snarast möjligt efter överenskommelse.

Övrig information

Havs- och vattenmyndigheten sitter i moderna lokaler i Gullbergsvass, 10-15 minuters gångväg från Göteborgs central. Vi erbjuder en attraktiv arbetsplats som utmärks av strävan att vara fri från diskriminering. Vi tror att mångfald bidrar till att utveckla vår verksamhet.


Tänk på att de handlingar som du skickar in genom din ansökan blir en allmän handling hos HaV. Detta betyder att allt material i ansökan, inklusive bilagor, kan behöva lämnas ut till den som begär det om uppgifterna inte omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen. Tänk på din integritet och undvik att lämna information som innehåller känsliga personuppgifter, till exempel uppgifter om din eller närståendes hälsa, politiska åsikter eller religiös övertygelse. Vi använder rekryteringstester och/eller arbetsprov i många av våra rekryteringar som en del i urvalsprocessen. För god kvalitet i Havs-och vattenmyndighetens rekryteringsprocess ber vi dig skicka in din ansökan digitalt och inte via e-post eller i pappersformat.


Varmt välkommen med din ansökan!


Vi har valt rekryteringskanaler för den här anställningen och vill inte bli kontaktade av rekryteringsföretag.