Servicevärd

Arbetsuppgifter
Arbetsuppgifter och ansvarsområden
. Ta emot besökare i receptionen samt svara i HK:s växel, öppning & stängning av kontor samt allmän administration (bland annat uppdatering av telefonboken).
. Ansvar för allmän säkerhet på kontoret såsom:
o motverkan av inbrott, administration av passersystem och besökssystem, kontaktyta gentemot larmcentral
o brandskydd - brandlarmsystem, skyltning, utrymning/inrymning
. Hantering av all ingående och utgående post (inklusive kopiering och packning av större utskick)
. Visst underhåll av HK-fastigheten, inre och yttre (kontrakt kring gränssnitt finns med Systembolaget fastigheter AB) med hjälp av externa entreprenörer.
. Allmän kontorsskötsel i hela fastigheten samt ansvar för uppföljning gentemot städföretag, växtleverantör och liknande.
. Ansvar för mötesrum (bokning och ordning)
. Inköp av kontorsmaterial, inredning samt HK:s prenumerationer och fakturahantering därtill.
. Kontaktyta gentemot personalrestaurangen Druvan
. Inköp, eventuell försäljning samt förvaltning av HK:s konst
. Hantering av HK:s återvinningsrutiner
. Ansvar för HK:s arkivhantering internt och externt.
. Ansvar för HK:s bibliotek

Typ av externa och interna kontakter
. Första möte för alla HK:s besökare
. Service till HK:s medarbetare
. Viss postservice till butiker
. Telefonservice till de som hamnar i HK:s växel
. Inköp/avrop från leverantörer och entreprenörer

Befogenheter och beslut
. Beslut och befogenheter baseras på de dagliga rutinerna, utöver det ska enhetschef involveras.


Planeringshorisont
. Många arbetsuppgifter är av rutinkaraktär, varför övrig planeringshorisont är kort då servicevärden ofta får åtgärda problem som uppstår dagligen på kontoret.

De största utmaningarna
. Eftersom rollen ofta innebär att åtgärda fel eller ta emot klagomål, så är en av de största utmaningarna att ta sig an alla arbetsuppgifter med glädje och gott kundbemötande.
. Att ta eget ansvar i en grupp där alla har samma roll.
. Prioritera rätt bland alla varierande arbetsuppgifter eftersom de flesta har en kund med förväntningar.

Mål
Att på ett proffsigt, positivt och engagerande sätt upprätthålla en hög service gentemot externa och interna kunder på HK samt bidra till en effektiv drift av HK.

Nyckeltal
HKI
Intern service index (ISI)

Utbildning/Erfarenhet
Utbildning
. Grundskola

Erfarenhet
. Serviceerfarenhet
. Erfarenhet av varierade arbetsuppgifter samt att arbeta i grupp

Fackkunskap
. Datakörkort eller motsvarande erfarenhet av datoranvändning

Övrigt (fysiska kapacitetskrav, språkliga krav etc)
. Svenska i tal och skrift
. Engelska i tal
. God fysisk hälsa
. (rökfri.!)