Servicevärd och administrativ assistent till Södermalms sdf

Stockholm växer som aldrig förr. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.



För att göra skillnad för Södermalms 130 000 invånare drivs vi av att ständigt utveckla våra verksamheter.

Vi är engagerade och strävar efter att göra vårt bästa, varje dag. Hos oss får du möjlighet att bidra till att göra Södermalm till ett ännu bättre stadsdelsområde att bo, leva och verka i.

Vill du arbeta i en serviceinriktad roll där du är spindeln i nätet och bidrar till att göra andras arbete lättare? Då är det dig vi söker till en nyinrättad tjänst där du kommer att jobba både administrativt och operativt i rollen som servicevärd och administrativ assistent.

Detta innebär rollen

Tjänsten består av två roller, dels som servicevärd och dels som administrativ assistent. Som servicevärd har du ett övergripande ansvar för att skapa en trivsam miljö i förvaltningens gemensamma kök och matsal. Du ser till att hålla ytor och gemensamma utrymmen i ordning, rena och trivsamma, främst under och efter lunchtid. I ditt ansvar ingår att tömma diskmaskiner, plocka in disk som blivit stående och ställa i ordning efter lunchrushen. Du samarbetar med Södermalms dagliga verksamhet, som heter Ekengruppen, kring underhåll av kök och konferensrum. De deltar och hjälper till när de har möjlighet. Vidare kommer du att ta fram schema för rensning av kyl/frysar samt upprätta rutiner vid semesterperioder. Du ansvarar för att sätta upp viktig information i köket vid särskilda händelser och samordnar så att köket är tillgängligt och i ordning inför större möten, och samarbetar med vaktmästeriet i detta arbete. Du kommer vara en viktig länk mellan vaktmästeriet och Ekengruppen i att se till att ansvarsområden inte missas och att alla vet vad som ska göras och när. Då det är en ny roll kan arbetsuppgifterna komma att utvecklas och förändras med tiden.

Du avlastar administrativt och underlättar övergripande administration och samordning för förvaltningsledningen. Inom denna roll är följande arbetsuppgifter vanligt förekommande:

- konferensbokningar och inköp
- beställa fika och ordna med bokningar till större möten och avtackningar
- kontera fakturor i ekonomisystemet Agresso
- vara kontaktperson i olika administrativa frågor och ta fram underlag till förvaltningsledningen
- administration och förberedelser kring stadens hedersbelöningar
- eventuellt föra mötesanteckningar vid större möten.

Kontoret är för närvarande placerat i Göta Ark-huset vid Medborgarplatsen, men kommer i april 2021 att flytta till nybyggda lokaler på Virkesvägen i Hammarby sjöstad. Det innebär att du kommer få möjlighet skapa strukturer för en välfungerande arbetsplats i helt nya lokaler.

Dina kompetenser och erfarenheter

För att lyckas i rollen är det viktigt att du har:

- en aktuell och dokumenterad flerårig erfarenhet av att arbeta i en serviceinriktad och administrativ roll där du har stöttat chefer och kollegor internt
- digital vana och goda kunskaper i Office-paketet
- goda kunskaper i svenska språket, i såväl tal som skrift.

Det är meriterande om du har erfarenhet av service och samordning i en liknande roll, gärna också i att stödja en ledningsgrupp. Har du hanterat beställningar och gjort kontering är det meriterande samt om du med enkelhet arbetar i Excel för struktur och smidighet.

Dina personliga egenskaper

Du tycker om att ge service och support till medarbetare och du är en van problemlösare som trivs med ett varierande arbete. Du trivs i mötet med människor och har lätt för att skapa förtroende. Tjänsten innebär att du har en ”allt i allo-roll” och det är därför viktigt att du tar egna initiativ och är prestigelös. Du är lyhörd, kommunikativ och har mycket god samarbetsförmåga. Vi ser också att du är strukturerad och noggrann och gillar att arbeta administrativt. Vidare har du en god förmåga att göra korrekta avvägningar, med avseende till verksamhetens bästa. Du är nyfiken och kan hantera många olika uppgifter samtidigt. Det är viktigt att du har ett personligt driv och gillar att arbeta med varierande arbetsuppgifter.

Vi kommer lägga stor vikt vid dina personliga förmågor och färdigheter.

Mer om oss på Södermalms stadsdel och avdelningen stab och kansli

För att göra skillnad för stadsdelsområdets invånare tar vi oss an våra arbetsuppgifter med intresse och gör vårt allra bästa. Vi har fokus på uppdraget, samarbetar, tar ansvar samt ser möjligheter och prövar nytt. För oss som arbetar på Södermalms stadsdelsförvaltning är det en viktig grund för arbetsglädje och goda resultat.

Stab och kansli är en stöd- och servicefunktion till förvaltningens verksamheter. Avdelningen håller samman förvaltningens arbete med verksamhetsplanering och uppföljning och fungerar som stöd och utredningsresurs åt förvaltningsledningen. Vi vägleder och handleder förvaltningens verksamheter i juridiska frågor. Vi ansvarar för sekreterarskap i stadsdelsnämnden och sociala delegationen, förvaltningens diarie- och arkivhantering, posthantering och kontorsservice. I vårt uppdrag ingår också att samordna informationssäkerhetsarbetet på förvaltningen, och att samordna samtliga stadsdelsförvaltningars informations- och arkivhantering. I avdelningen ingår också förvaltningskontorets vaktmästeri.

Förmåner

Vi tillämpar flexibel arbetstid och vinter- och sommararbetstid samt möjlighet till semesterväxling. Förvaltningen bedriver ett aktivt friskvårdsarbete, erbjuder friskvårdsbidrag och möjligheter till en friskvårdstimme per vecka. Som medarbetare hos oss går det att köpa årskort till Stockholms stads simhallar inklusive gym till ett förmånligt pris.

Övrig information

Vi rekommenderar att du skickar in din ansökan omgående då vi gör ett löpande urval. Välkommen med din ansökan!

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.