SFHM söker en GD sekreterare

Är du en serviceinriktad person som drivs av att underlätta vardagen för de som leder verksamheten? Gillar du att vara väl förberedd, men även att hantera oförutsedda uppgifter? Är du nyfiken på att delta i utvecklingen av det försvarshistoriska kulturarvet? Då kan vi erbjuda en viktig roll på en spännande arbetsplats.
Statens försvarshistoriska museer (SFHM)
SFHM är en statlig myndighet under Kulturdepartementet som har till uppgift att sprida kunskapen om det svenska försvaret genom tiderna och om försvarets roll i samhällsutvecklingen. I SFHM ingår Armémuseum, Flygvapenmuseum och ett ledningsstöd för myndighetsövergripande frågor samt Försvarets traditionsnämnd. Verksamheten är i huvudsak lokaliserad till Stockholm och Linköping och har ungefär 80 anställda. Med utgångspunkt i vårt uppdrag och vår vision – Livsviktig historia i demokratins tjänst, tillgänglig och angelägen för alla – är SFHM i en spännande utvecklingsfas. För mer information om myndigheten: www.sfhm.se

Om anställningen  
Vi söker nu en sekreterare till myndighetschefen.

        Din viktigaste uppgift är att ge service och stöd till myndighetschefen/GD, som på museer namnges ”Överintendenten” (ÖI). Du har till uppgift att skapa goda förutsättningar för ÖI i det dagliga arbetet med planering, administration och att koordinera olika möten och resor. Du och ÖI kommer arbeta nära varandra för att stämma av i dessa frågor. Rollen är ny, så ÖI och du kommer att kunna utveckla slutlig utformning av roll och ansvar tillsammans. ÖI är din närmaste chef, men du kommer i flera frågor arbeta i team med chefer och medarbetare på Avdelningen för verksamhetsstöd (Ledningsstaben, Strategisk samordning och Kommunikation).

Exempel på arbetsuppgifter:


• Bevaka ÖI:s funktionsmail och kalender, boka resor och hantera annan administration knuten till ledningens åtaganden.
• Sköta administration och planering av möten som ingår i myndighetens styrning t. ex. ledningsgrupp och chefsforum. I detta ingår boka/skicka kallelser med underlag och att föra protokoll.
• Bistå i förberedelser av presentationer inför interna och externa möten.
• Ta fram underlag för beslut och ledningskommunikation.

Arbetsuppgifterna kan även omfatta viss ekonomiadministration, att utreda vissa frågor åt ÖI eller följa upp och hantera samordningen av uppdrag, att söka och samla in data samt att sammanställa underlag av olika slag. Vi ser det som viktigt att du ingår i något GD-sekreterarnätverk eller motsvarande, för att utbyta erfarenheter med kollegor på andra myndigheter som har liknande roller.

Kvalifikationer
Du ska ha:


• utbildning som VD-sekreterare eller likvärdiga kunskaper förvärvade på annat sätt,
• erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete i en stödjande roll för en högre chef eller i central stabsfunktion,
• erfarenhet av administrativt arbete inom offentlig sektor, gärna vid statlig myndighet,
• mycket goda kunskaper i Officepaketet,
• mycket god förmåga att uttrycka dig i svenska språket i tal och skrift samt
• god förmåga att korrespondera på engelska.

Det är meriterande att ha:


• dokumenterad erfarenhet av och en god förmåga att utveckla, effektivisera och förbättra rutiner för att arbetet ska fungera smidigt.

Förmågor och kompetenser
Som person är du strukturerad, självgående och prestigelös. Du ligger steget före i planering och har förmågan att se och prioritera vad som behöver göras för att underlätta ÖI:s dagliga arbete. Du är även uthållig och van att ta initiativ och hitta lösningar. Du har en hög grad av servicekänsla, integritet och en mycket god samarbetsförmåga.

Du är noggrann och har en god kommunikativ förmåga. Du trivs med varierade och parallella arbetsuppgifter. Du är utvecklingsinriktad, ser och tillvaratar möjligheter till förbättringar och effektivisering i verksamheten. Du har kunskap om och arbetar enligt den statliga värdegrunden. Stor vikt kommer att läggas vid dina personliga egenskaper.

Anställningsvillkor och tillträde
Anställningen är en tillsvidareanställning på heltid. Vi tillämpar provanställning i sex (6) månader.  Lön efter överenskommelse. Arbetsort: Stockholm. Tillträde snarast möjligt eller enligt överenskommelse.

Ansökan
Välkommen att göra din ansökan på https://sfhm.se/om-sfhm/jobb/   så snart som möjligt dock senast den senast den 11 september 2024. Ansökan ska innehålla CV och en kort presentation av dig själv.

Statens försvarshistoriska museer (SFHM) arbetar aktivt med likabehandling och strävar efter en jämn könsfördelning.