SFHM söker en ledningskoordinator och registrator

Trivs du med att koordinera, är du lösningsorienterad och självgående och vill du arbeta i en dynamisk organisation med engagerade medarbetare? Nu söker vi dig som har ett stort intresse att arbeta med ledningsstöd och struktur.  Här får du en central roll som gör att verksamheten flyter på. Du fungerar som navet i organisationen och du arbetar nära myndighetschef och ledningsgrupp. Låter det som en roll för dig?

Om arbetsuppgifterna
Du kommer att bidra med din kompetens i stort och smått i den blandning av arbetsuppgifter som ingår i att vara vår myndighetschefs högra hand och att stödja ledningsfunktionens arbete. Bland annat att föra protokoll vid ledningsgruppsmöten, skriva rapporter och underlag för beslut, kalenderplanering, möteskoordinering, och förberedelser av digitala presentationer inför möten och underlag för ledningskommunikation. Vidare bistår du vid planering, organisering och genomförande av interna och externa informationsmöten, projekt, besök och events. Arbetet sker i nära samarbete med stabschefen som är din närmaste chef.

I rollen som registrator ansvarar du för hanteringen av myndighetens inkommande och utgående handlingar. Du registrerar och öppnar nya ärenden, följer upp och ger verksamheten utbildning och stöd i frågor som rör diarieföring, ärende- och dokumenthantering. Kvalitetssäkringen av ärenden inför arkivering sker i samarbete med SFHM:s två arkivarier. I ditt ansvar ingår att besvara förfrågningar om allmänna handlingar. Tillsammans med arkivarierna vidareutvecklar du den verksamhetsbaserade arkivredovisningen. Registratorsfunktionen uppskattas ta cirka hälften av din arbetstid.

Kunskaper och erfarenheter
Du ska ha:


• Utbildning som diplomerad registrator eller motsvarande kunskaper.
• Några års erfarenhet av att arbeta med ledningsstöd eller som chefssekreterare.
• Flerårig erfarenhet av självständigt registrators- eller arkivarbete inom allmänoffentlig verksamhet.
• Goda kunskaper om regelverken som styr arkiv- och dokumenthantering. Du är väl insatt i kraven på verksamhetsbaserad arkivredovisning och informationssäkerhetsfrågor kopplat till dokumenthantering.
• Mycket goda språkkunskaper i svenska och engelska, i tal och skrift.
• Goda kunskaper i Microsofts olika program.

Meriterande


• Kunskap om olika ärendehanteringssystem samt erfarenhet av verksamhetsutveckling.
• Högskoleutbildning inom arkivvetenskap.
• Erfarenhet av processverktyg.

Förmågor/egenskaper
För att lyckas i denna kombinerade roll som ledningskoordinator och registrator hos oss behöver du ha ett helhetsperspektiv på myndighetens uppdrag och förmåga att snabbt kunna anpassa dig vid ändrade förutsättningar.

Som person är du drivande, självständig och en bra organisatör. Du är även strukturerad och noggrann. Att samarbeta med andra faller sig naturligt för dig och du relaterar till andra på ett lyhört sätt. Hög integritet och förmåga att se olika behov av stöd och service är en självklarhet för dig. Arbetet innefattar nära dialog med olika chefer och medarbetare i organisationen och du behöver därför vara initiativtagande med god kommunikativ förmåga. Du trivs med varierade och parallella arbetsuppgifter. Du är utvecklingsinriktad och ser och tillvaratar möjligheter till förbättringar och effektivisering i verksamheten.

Stor vikt kommer att läggas vid dina personliga egenskaper.

Vad vi erbjuder
På SFHM får du möjlighet att bidra till en demokratisk samhällsutveckling genom att ge så många som möjligt tillgång till försvarshistorien. Vi förvaltar flera starka varumärken och vi ger dig goda möjligheter att förena arbetsliv och privatliv.

Statens försvarshistoriska museer (SFHM)
SFHM är en statlig myndighet under Kulturdepartementet som har till uppgift att sprida kunskapen om det svenska försvaret genom tiderna och om försvarets roll i samhällsutvecklingen. I SFHM ingår Armémuseum, Flygvapenmuseum, en ledningsstab för myndighetsövergripande frågor, en HR och kommunikationsenhet, en enhet för strategisk samordning samt Försvarets traditionsnämnd. Verksamheten är i huvudsak lokaliserad till Stockholm och Linköping och har ungefär 80 anställda.

På myndigheten pågår nu ett större övergripande arbete med att utveckla hela myndigheten till en mer kommunikativ organisation. Vår viktigaste tillgång är alla de medarbetare som med sin kunskap och sitt engagemang gör SFHM till en händelserik organisation att verka i.

SFHM:s tre ledord Engagerande, Nyskapande och Trovärdiga beskriver vad vi ska förstärka och prioritera.

För mer information om SFHM: www.sfhm.se

Anställningsform och tillträde
Anställningen är en tillsvidareanställning på heltid. Vi tillämpar provanställning i sex (6) månader. Den är placerad i Stockholm. Resor till Linköping förekommer fortlöpande.

Tillträde snarast möjligt enligt överenskommelse.

Ansökan
Välkommen att ansöka via denna länk  https://sfhm.se/om-sfhm/jobb/ senast 2023-06-16.

Ansökan ska innehålla CV och en kort presentation av dig själv.

SFHM strävar efter att ha en jämn könsfördelning, ser mångfald som en styrka och välkomnar därför sökande med olika bakgrund.