Sida söker administratör

Sida är Sveriges biståndsmyndighet med ansvar för att genomföra svensk utvecklingspolitik. Vår vision är varje människas rätt och möjlighet till ett värdigt liv. Med kunskap, finansiella resurser och ett stort förtroendekapital skapar vi förutsättningar för ett bättre liv för människor som lever i fattigdom och förtryck. Vi är långsiktiga i vårt engagemang, tydliga i våra värderingar och modiga i handling. För att trivas hos oss behöver du omfamna den statliga värdegrunden och aktivt vilja bidra till att utveckla en positiv och energigivande organisationskultur präglad av värdeskapande, professionalism, tillit och mod. Som medarbetare har du många tillfällen till lärande och kan påverka din egen utveckling. Vi erbjuder våra medarbetare ett variationsrikt och självständigt arbete där du får samarbeta med kollegor och partners inom såväl din egna som andra professioner.
Vi söker nu en avdelningsadministratör till avdelningen för internationella organisationer och tematiskt stöd, INTEM. Du gillar att vara spindeln i nätet och trivs med att driva, stödja och samordna i ett tidvis högt tempo med många kontakter. Du har även en viktig roll i avdelningens kommunikations- och informationsarbete.
Vid rekryteringen kommer stor vikt att läggas vid personlig lämplighet. Förutom en god administrativ förmåga och noggrannhet präglas ditt arbete av en förmåga till helhetssyn, känsla för service, god samarbets- och initiativförmåga samt god kommunikationsförmåga.
INTEM består av ca 130 medarbetare fördelade på sju enheter. Avdelningens stab består, utöver avdelningsadministratören, av avdelningschef, biträdande avdelningschef, avdelningscontroller samt en stabshandläggare.
Avdelningens uppdrag innefattar sammanfattningsvis att:
Genomföra Sidas biståndsverksamhet inom ramen för regeringens strategier
Ansvara för omvärlds- och resultatanalys samt tematiskt stöd
Samordna och rapportera Sidas uppdrag rörande multilaterala organisationer och EU
Utveckla Sidas analys kring inkluderande och hållbar utveckling och fattigdomsbekämpning
Leda och samordna de tematiska nätverken samt analytikernätverket



Arbetsuppgifter
· Ett generellt ansvar för avdelningens administration
· Bidra i avdelningens kommunikations- och informationsarbete, inklusive att uppdatera och kvalitetssäkra avdelningens information på intranätet och i förekommande fall på Sidas hemsida
· Ordna möte och konferenser och aktivt använda olika digitala verktyg.
· Skriva protokoll och ansvara för utskick av avdelningsgemensamma underlag
· Bidra i avdelningens personaladministration, inklusive med praktisk introduktion av nyanställda och hjälp vid avslut av anställning
· Ett särskilt administrativt stöd till avdelningschef och biträdande avdelningschef, inklusive kalender- och resehantering
· Kontaktperson gentemot generaldirektörens stab, samt administrativ samordning av underlag till Sidas ledning
· Stöd till medarbetare vad gäller ärende- och dokumenthantering samt ansvar för löpande ekonomiadministration och hantering av fakturor kopplat till förvaltningsanslaget.
· Vara avdelningens kontaktperson gentemot IT inklusive hantera IT-beställningar och felanmälningar.
Kvalifikationskrav
Utbildning
Gymnasiekompetens

Språk
· Mycket goda kunskaper i svenska samt goda kunskaper i engelska

Kompetens och arbetslivserfarenhet
3 års erfarenhet av liknande administrativt arbete
Vilja och förmåga att hjälpa andra och kunna arbeta med olika sorters människor
Vara proaktiv, kreativ och kunna lösa problem tillsammans med andra med god kvalitet på ett effektivt och lösningsorienterat sätt
Förmåga att planera och organisera arbetet på ett effektivt sätt, inklusive att sätta upp och hålla tidsramar samt dokumentera arbetet
Förmåga att hantera många olika arbetsuppgifter och prioritera självständigt mellan dem
Förmåga att vara noggrann och kunna hålla en hög kvalitet på arbetet
Mycket god IT-vana och förmåga att arbeta med Office-paketet, olika administrativa system samt digitala möten.
Erfarenhet av kommunikationsarbete samt förmåga att förmedla information muntligt och skriftlig på ett tydligt sätt
Erfarenhet av att skriva protokoll

Meriter
Erfarenhet av arbete på statlig myndighet
Erfarenhet av Sida och Sidas system
Erfarenhet av upphandlingar och avrop från ramavtal

Anställningsvillkor
Befattningen avser en tillsvidareanställning med tillträde 2021-10-01 (eller enligt överenskommelse). Provanställning tillämpas.
Information
Vid kontakt vänligen ange ref.nr 123/21
Ytterligare upplysningar om befattningens innehåll lämnas av Eva Lövgren 08-698 54 55 eller Cecilia Scharp 08-698 51 35
Fackliga företrädare vid Sida är Saco Sida (kontaktperson: Luis Larrea och ST inom Sida (kontaktperson: Ulrika Holmström 08-698 57 48).
Under våren 2022 flyttar Sidas huvudkontor till Rissne
I Sidas rekryteringsprocess används urvalsfrågor som ett verktyg för att göra ett första urval. Var därför noga med dina svar så att de speglar din kompetens och erfarenhet på ett korrekt sätt.
Sista ansökningsdag är den 29 augusti 2021.
Sida strävar efter att spegla samhällets mångfald och välkomnar därför alla sökande.