Sida söker avdelningskoordinator

Avdelningen Asien, Mellanöstern och Humanitärt bistånd ansvarar för genomförandet av Sveriges utvecklingssamarbete i ett antal länder. Utvecklingssamarbetet styrs av samarbetsstrategier avseende fem bilaterala strategier (Palestina, Irak, Afghanistan, Bangladesh och Myanmar), tre regionala strategier (Regionalt Mellanöstern och Nordafrika, Syrienkrisen samt Regionalt Asien och Oceanien); samt en global strategi (Humanitära strategin). Genomförandet av biståndet till Bangladesh, Kambodja, Myanmar/Burma, regionalt Asien samt Palestina är delegerat till utlandsmyndigheter. Avdelningens roll är att styra, stödja och följa upp verksamheten.
Den aktuella tjänsten är placerad direkt under avdelningschef och biträdande avdelningschef på avdelningsledningens stab. Staben inkluderar även ytterligare tre tjänstemän så som en avdelningscontroller.
Om jobbet
I den här rollen är du avdelningens spindel i nätet som koordinerar, strukturerar, driver och administrerar en rad olika möten, frågor och initiativ. Du arbetar nära avdelningschefen, biträdande avdelningschefen samt avdelningsledningen. Du är dessutom ett stöd för avdelningens medarbetare i olika frågor. Vi söker dig som är mycket strukturerad och har en naturlig fallenhet för planering, samordning och effektiv administration. Du är en social person som har lätt för att samarbeta och du är en duktig kommunikatör i tal och skrift. Du omfamnar den statliga värdegrunden.
Arbetsuppgifter
· Koordinering, och administration (inklusive planering, mötesinbjudningar, underlag och protokoll) av avdelningsinterna möten.
· Samordning av avdelningens kontakter gentemot Generaldirektörens stab.
· Administrativt stöd till avdelningschefen samt biträdande avdelningschefen.
· Stöd till avdelningsledning och avdelningscontroller kopplat till verksamhetsplanering och uppföljning.
· Ansvar för ett antal ytor på Sidas intranät samt vid behov stödja i publicering på intranätet.
· Kvalitetssäkring av beslutsunderlag, uppdragsbeskrivningar, rapporter etc.
· Vid behov hantera viss ekonomiadministration och hantering av fakturor samt stöd till medarbetarna på avdelningen i ärende- och dokumenthanteringsfrågor.
I övrigt förekommande arbetsuppgifter

Vi erbjuder
Vi erbjuder en arbetsplats med goda möjligheter till utveckling och en arbetsmiljö präglad av öppenhet och mångfald. Du arbetar utifrån tydligt mandat och ansvarsområde präglat av tillit mellan dig, din chef och dina kollegor.
Som anställd på Sida arbetar du med världen som arbetsplats, med Agenda 2030 och den statliga värdegrunden som vägvisare. För att kunna svara mot de utmaningar världen står inför idag och framöver behöver vi människor med olika bakgrund och färdigheter.
Kvalifikationskrav
Utbildning
· Gymnasiekompetens inom relevant område.
Språk
· God förmåga att kommunicera på svenska och engelska i tal och skrift.
Arbetslivserfarenhet och kunskaper
· God förmåga och erfarenhet av att planera, dokumentera och samordna administrativt arbete.
· God kommunikationsförmåga med fokus på att kunna förmedla information muntligt och skriftligt på ett tydligt, kortfattat och lättbegripligt sätt.
· Mycket god IT-vana och bistå andra på ett pedagogiskt sätt.
· Mycket goda kunskaper inom Office-paketet.
· Hög integritet.
· Förmåga att lyssna in och utföra självständigt arbete.
· Förmåga att ha flertalet arbetsuppgifter parallellt och kunna prioritera bland dessa.
· Serviceförmåga och flexibilitet.
Funktionella kompetenser/förmågor:
För den här rollen behöver du:
· Kunna leda dig själv och ansvara för din egen utveckling
· Ta initiativ och vara drivande
· Ha förmåga att hantera stress, osäkerhet och risker
· Kunna samarbeta i en interkulturell kontext och i olika konstellationer
· Vara bra på att samarbeta och skapa tillitsfulla relationer
· Ha förmåga att omsätta idéer i konkret handling
· Bidra till nytänkande och innovation
· Kunna hantera motstånd, vara flexibel och lösningsfokuserad
· Ha förmåga att föra dialog och skapa samsyn
· Kunna bidra med samt ta till dig kunskap och evidens
· Kunna omsätta erfarenheter och lärdomar till handling
För denna roll är det meriterande om du
· Aktuella kunskaper i upphandling (LOU) och/eller erfarenhet av arbete med upphandlingar.
· Aktuella kunskaper i ekonomiadministration och/eller erfarenhet av arbete med ekonomiadministration.
· Erfarenhet av att självständigt lett olika typer av projekt
Bra att veta
Befattningen avser en tillsvidareanställning med tillträde i augusti 2022
Provanställning tillämpas.
Sida erbjuder möjlighet till distansarbete i viss utsträckning om det fungerar för verksamheten.
Vid kontakt vänligen ange ref.nr 117/22
Ytterligare upplysningar om befattningens innehåll lämnas av Åsa Hedén 08-698 50 90 eller Shirin Razavi 08-698 45 94
Fackliga företrädare vid Sida är Saco Sida (kontaktperson: Linus Jarl 08-698 50 00) och ST inom Sida (kontaktperson: Ulrika Holmström 08-698 57 48).
Sommaren 2022 flyttar Sidas huvudkontor till Rissne i Sundbyberg
Om Sida
Sida är Sveriges biståndsmyndighet. Vi arbetar för att minska fattigdom och förtryck i världen. I samarbete med organisationer, myndigheter och företag investerar vi i en hållbar utveckling för alla människor.
Vi har över 900 anställda fördelade mellan tre kontor i Sverige och på svenska ambassader i våra samarbetsländer. Läs mer om Sidas anställningsförmåner, Sidafilosofin och Sidas mångfaldsarbete.