Sida söker Dokumentcontroller

Dokumentcontroller till Enheten för dokument, administration och resurs

Sida är en statlig myndighet som arbetar på uppdrag av Sveriges riksdag och regering för att minska fattigdomen i världen. Genom vårt arbete och tillsammans med andra bidrar vi till att genomföra Sveriges politik för global utveckling. Vi arbetar dels med att genomföra den svenska utvecklingspolitiken som ska skapa förutsättningar för fattiga människor att förbättra sina levnadsvillkor. I vårt uppdrag ingår också att bedriva reformsamarbete i Östeuropa, vilka bekostas av ett särskilt anslag. Den tredje delen av vårt uppdrag är att förmedla humanitärt bistånd till människor i nöd.

Sida har i Visby enheten DAR - Dokument Administration och Resurs som arbetar med löneadministration, arkiv- och dokumenthantering (registratur) samt posthantering. Enheten tillhör EKOADM en av de administrativa avdelningarna på Sidas huvudkontor i Stockholm. Enheten i Visby har ca. 25 medarbetare varav sju st är placerade i Stockholm. Vi söker nu en Dokumentcontroller till enheten med placering i Visby

Information om Sidas verksamhetsidé hittar du här.

Arbetsuppgifter

. Ta emot inskannade dokument och mail, klassificera, bedöma och registrera dessa i det elektroniska ärende- och dokumenthanteringssystemet Dox (Public 360)
. Kvalitetssäkra grunduppgifter/metadata
. Stödja Sidas personal i dokument- och arkivfrågor
. Hantera interna och externa förfrågningar avseende dokument
. Hantera sekretessbelagda dokument i enlighet med gällande regelverk

I arbetsuppgifterna ingår även att vid behov kunna:
. Ankomststämpla, preparera och skanna inkomna dokument
. Ansvara för myndighetsbrevlådan, d.v.s. inkomna mail från allmänheten

Kvalifikationskrav

Förutom nedanstående kvalifikationskrav hänvisas till Sidas personalpolicy på www.sida.se.

Utbildning
. Registratorutbildning/Dokumentcontrollerutbildning eller motsvarande kunskaper inhämtade på annat sätt

Språk
. Goda kunskaper i svenska och engelska i tal och skrift

Kompetens och arbetslivserfarenhet
. Erfarenhet av att hantera ärende- och dokumenthanteringssystem
. Erfarenhet av att tillämpa offentlighets- och sekretesslagen, arkivlagen, förvaltningslagen samt personuppgiftslagen
. Mycket god förmåga till samarbete och kommunikation
. Stor noggrannhet och hög serviceambition
. Goda IT-kunskaper
. God förmåga att lära in regler och processer inom dokumenthantering
. God förmåga att driva och slutföra arbetsuppgifter samt hantera förändringar
. Erfarenhet av att hantera sekretessbelagda dokument

Meriter

. Kunskaper i franska och/eller spanska
. Erfarenhet och kunskaper om dokument och arkivhantering inom offentlig förvaltning

Anställningsvillkor

Befattningen avser en vikariatsanställning tills vidare, dock längst t o m 2018-08-31, med möjlighet till förlängning
Lön efter överenskommelse. Tillträde 2017-05-01.

Övrigt
Befattningen är säkerhetsklassad varför du måste vara svensk medborgare och också lämna samtycke till registerkontroll enligt säkerhetsskyddslagen ifall du blir erbjuden befattningen.

Information

Vid kontakt vänligen ange ref.nr 21/17.

Ytterligare upplysningar om befattningens innehåll lämnas av Thomas Küchen, tfn 08-698 52 88, Björn Strömberg, tfn 08-698 57 15 eller Katarina Steen, tfn 08-698 57 52.

För övriga upplysningar om förmåner och anställningsvillkor, se under Lediga jobb/Förmåner och villkor på www.sida.se.

Annonsförsäljare undanbedes vänligt men bestämt.

Fackliga företrädare vid Sida är Saco Sida (kontaktperson: Åsa Fredriksson, tfn 08-698 57 90) och ST inom Sida (kontaktperson: Karin Afli, tfn 08-698 40 28).

Gör din ansökan under Lediga jobb på Sidas hemsida, www.sida.se.

I Sidas rekryteringsprocess används urvalsfrågor som ett verktyg för att göra ett första urval. Var därför noga med dina svar så att de speglar din kompetens och erfarenhet på ett korrekt sätt.

Sista ansökningsdag är den 12 mars 2017.

Sida välkomnar alla sökande.