Sida söker Dokumentcontroller (allmän visstidsanst) , ref 34/20

Sida är en statlig myndighet som arbetar på uppdrag av Sveriges riksdag och regering för att minska fattigdomen i världen. Genom arbete tillsammans med andra aktörer bidrar vi till att genomföra Sveriges politik för global utveckling. 
Avdelningen för Verksamhetsstöd (VERKSTÖD) har till uppdrag att stödja myndigheten i frågor om utvärdering, juridik, upphandling, intern service, intern styrning och kontroll, dokumentation och arkiv samt anti-korruption och dataskydd. Enheten Dokument, Administration och Resurs (DAR) söker en utvecklingsorienterad Dokumentcontroller med placering i Visby. Enheten har sin bas i Visby och har för närvarande 23 medarbetare varav fem är placerade vid centralarkivet i Stockholm.
Enheten ansvarar för att utveckla, kvalitetssäkra och säkerställa väl fungerande processer och verksamhet inom enhetens ansvarsområden. Ansvaret omfattar såväl arkiv- och dokumenthantering som löneadministration.
Arbetsuppgifter
Ta emot inskannade dokument och mail, klassificera, bedöma och registrera dessa i det elektroniska ärende- och dokumenthanteringssystemet Dox (Public 360)
Kvalitetssäkra registreringar i Dox avseende grunduppgifter/metadata
Stödja Sidas personal i dokument- och arkivfrågor
Hantera interna och externa förfrågningar avseende dokument
Hantera sekretessbelagda dokument i enlighet med gällande regelverk

I arbetsuppgifterna ingår även att vid behov kunna:
Ankomststämpla, preparera och skanna inkomna dokument
Ansvara för myndighetsbrevlådan, d.v.s. inkomna mail från allmänheten

Kvalifikationskrav
Förutom nedanstående kvalifikationskrav hänvisas till Sidas personalpolicy på www.sida.se.
Utbildning
Registratorutbildning/Dokumentcontrollerutbildning eller motsvarande kunskaper inhämtade på annat sätt

Språk
Mycket goda kunskaper i svenska i tal och skrift.
Goda kunskaper i engelska i tal och skrift.

Kompetens och arbetslivserfarenhet
Erfarenhet av att arbeta i ärende- och dokumenthanteringssystem
Erfarenhet av offentlighets- och sekretesslagen, arkivlagen, förvaltningslagen samt personuppgiftslagen/dataskyddsförordningen
God förmåga att ta till sig regler och processer inom dokumenthantering
God förmåga att driva och slutföra arbetsuppgifter samt hantera förändringar
Erfarenhet av att hantera sekretessbelagda dokument

Personliga egenskaper
Vi söker dig som:
Är noggrann, målinriktad och van att arbeta självständigt
Mycket god förmåga till samarbete och kommunikation
Är utåtriktad och pedagogisk samt trivs i rollen med att informera och ge stöd till medarbetare och chefer
Är analytiskt lagd
Är strukturerad och har en hög serviceambition

Sida har även definierat ett antal generella kompetenser som du som medarbetare behöver ha för att myndigheten ska kunna uppnå sina verksamhetsmål. Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper och söker dig som är initiativtagande och drivande och besitter kunskap och förståelse för att bidra till nytänkande och innovation. Du behöver ha en god förmåga att samarbeta med flera parter, god kommunikativ förmåga och kunna föra dialog samt förmåga att skapa förtroende bland de du möter och arbetar med. Du bör vidare vara flexibel för att hantera det oförutsägbara och vara lösningsorienterad.
Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet.
Meriter
 Erfarenhet av Sidas organisation, uppdrag och ärendehanteringssystem (Public 360)
Erfarenhet och kunskaper om dokument och arkivhantering inom offentlig förvaltning
Kunskaper i franska och/eller spanska

Anställningsvillkor
Befattningen avser en allmän visstidsanställning tills vidare, dock längst t o m 2020-12-31, med möjlighet till förlängning. Tillträde snarast.
Övrigt
Befattningen är säkerhetsklassad varför du måste vara svensk medborgare och också lämna samtycke till registerkontroll enligt säkerhetsskyddslagen ifall du blir erbjuden befattningen.
Information
Vid kontakt vänligen ange ref.nr 34/19.
Ytterligare upplysningar om befattningens innehåll lämnas av Thomas Küchen 08-698 52 88 eller Björn Strömberg 08-698 57 15
Annonsförsäljare undanbedes vänligt men bestämt.
Fackliga företrädare vid Sida är Saco Sida (kontaktperson: Luis Larrea 08-698 50 00) och Fackförbundet ST inom Sida (kontaktperson: Lisbeth Nylund, tfn 08-698 40 19).
I Sidas rekryteringsprocess används urvalsfrågor som ett verktyg för att göra ett första urval. Var därför noga med dina svar så att de speglar din kompetens och erfarenhet på ett korrekt sätt.
Sista ansökningsdag är den 25 mars 2020.
Sida välkomnar alla sökande.