SiS söker Administratör/Chefsassistent som vill göra livsviktig skillnad

På huvudkontoret i Stockholm, är vi ca 200 medarbetare fördelat på sex avdelningar. Tillsammans arbetar vi för att stötta och utveckla myndigheten med ca 4000 medarbetare.
Vi håller till i nya lokaler i Solna Business Park.

ARBETSUPPGIFTER
Vi söker dig som är en van administratör/chefsassistent med erfarenhet och kunskap av att arbeta som sekreterare på ledningsnivå. Stämmer det in på dig? Då kan det vara dig vi söker!

GD-kansliet vid SiS huvudkontor ansvarar för att analysera, samordna och planera in åtgärder på myndighetsövergripande nivå. Kansliet ansvarar för kvalificerade uppdrag och utredningar vilka ofta är initierade av generaldirektören. Detta innebär kontakter med olika nivåer inom myndigheten och med externa parter såsom departement, andra myndigheter, kommuner, regioner med flera.
Vi arbetar med att ge kvalificerat nära stöd till GD i arbetet med att samordna, styra, analysera och följa upp SiS verksamhet både ur ett strategiskt och operativt perspektiv. GD-kansliet ansvarar för beredningsprocessen av generaldirektörens beslut samt kvalitetssäkrar ärenden.
Rollen som administratör/chefsassistent innebär att ge ett kvalificerat administrativt stöd till generaldirektören och avdelningsdirektörerna. Du ansvarar för den dagliga servicen och har varierande arbetsuppgifter, såsom att hantera avdelningsdirektörernas kalenderbokningar, telefon och e-post, boka och förbereda möten, ta fram mötesunderlag och arrangera konferenser samt att boka resor och andra möten. I arbetsuppgifterna ingår även att skriva protokoll, redigera dokument och genomföra utskick samt övriga administrativa uppgifter kopplade till generaldirektörens och avdelningsdirektörernas arbete. I dina arbetsuppgifter förekommer också vissa interna processer såsom fakturahantering samt remiss- och ärendehantering.

Befattningen är placerad vid huvudkontorets GD-kansli. Du är underställd kanslichefen.

KVALIFIKATIONER
Du ska ha:
• Gymnasieutbildning, gärna med inriktning mot administration och ekonomi
• Minst tre års erfarenhet från liknande roller, gärna inom statlig eller kommunal verksamhet
• Goda kunskaper i Officepaketet
• Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, i såväl tal, som skrift samt gärna ytterligare språk

Vi söker dig som är serviceinriktad och trivs i en omväxlande roll där du har stor vana att arbeta självständigt och strukturerat. För att lyckas i rollen är det viktigt att du kan samarbeta med andra människor, att du är mån om att skapa kontakter och goda arbetsrelationer med din omgivning samt att du kan kommunicera på ett tydligt sätt. Arbetsbelastningen kan vara ojämn vilket ställer krav på stresstålighet. Arbetsuppgifterna ställer krav på ett gott omdöme i avvägningar och prioriteringar samt noggrannhet och känsla för detaljer. Stor vikt kommer att läggas vid din personliga lämplighet. Sist men inte minst delar du SiS värdeord; Respekt, Omtanke och Tydlighet.

ÖVRIGT
SiS arbetar aktivt mot all form av diskriminering och välkomnar alla sökande.

Inför rekryteringsarbetet har Statens institutionsstyrelse tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.