Site Administrator / HR administratör, Arla - Östersund mejeri

Vill du anta en bred och flexibel roll inom administration, HR och kommunikation där du får arbeta självständigt inom en föränderlig verksamhet? I rollen som Site Admin på Östersund Mejeri är du direkt underställd Site Manager och du jobbar dagligen med att stötta Ledningsgrupp och Teamledare med varierande administrativa uppgifter. Du är en nyckelperson både på site och gentemot våra interna och externa intressenter.

Är du en flexibel och smidig person med positiv inställning som hugger i där du ser att det behövs så kommer du att trivas i rollen och i vår grupp. Som Site Admin bidrar du aktivt med din kompetens i Ledningsgruppen genom initiativförmåga, feedback och gott samarbete. Vi ställer höga krav på att du kan hantera din roll med integritet. Du kommer att få möjlighet att driva eller delta i flera av de förändrings- och förbättringsarbeten mejeriet och Arla arbetar med framöver. Rollen ger möjligheter att vidareutvecklas inom administration, kommunikation, personal och projektledning. Du bygger upp en stark förmåga till struktur och kommunikation och du kommer att delta i flera nätverk inom Arla och knyta kontakter och samverka med övriga kollegor i Arla. Om du har förmågan att växla mellan operativa och strategiska perspektiv och har en naturlig fallenhet för ordning o reda så kan du vara den vi söker.

Om rollen
Rollen är en administrativ stödfunktion där generella ansvarsområden är utbildningskoordinering, stöd till ledare kring rekrytering & sjukfrånvaro, internkommunikation, system superuser, inköp, samt löpande administration och praktiska uppgifter. Du är Ledningsgruppens- och Ledarnas kommunikations- och samordningslänk mellan Arlas centrala HR- och kommunikations-funktioner och utför relaterade uppgifter som behöver hanteras lokalt samt säkrar informationsflödena. Du samarbetar sömlöst med samtliga intressenter du arbetar med och tar eget ansvar för uppgifter såväl som för positivt relationsbyggande.

Arbetsuppgifter som förekommer är bland annat:

Stötta arbetsledare i deras arbete med personaladministration, rekrytering, sjukfrånvaro- och rehabprocessen, och rapportering
Tränings- och utbildningskoordinator, säkerställa kompetensmatriser, anmälningar, kursbevis mm
Förbereda, koordinera, stödja, och följa upp det lokala arbetet med medarbetarundersökningen
Sköta vår internkommunikation som t.ex. mejeriblad, presentationer, lägga ut information på info-skärmar, samt delta i nätverk för Site admins och kommunikatörer i Arla.
Utföra administrativa uppgifter, fakturahantering, inköp av förbrukningsmaterial, administrera och implementera uppdateringar av övergripande rutiner och policys.
Stöttning i användning av våra system. Superuser/kontakt gentemot verksamheten, centrala funktioner/projektgrupper – du kan komma att delta i utveckling och tester vid förändringar., samt implementera dessa lokalt på mejeriet.
Koordinera städning, kläder, site access, besökare
Koordinera projekt, informationsmöten, besök, verksamhetsplanering och personal-event
Utföra uppkommande praktiska uppgifter som t.ex. inköp eller iordningsställande av lokaler


Vem är du?
För att passa i den här rollen behöver du främst vara en person med rätt personliga egenskaper för jobbet även om viss erfarenhet också kommer vara av vikt. Exempelvis:

Flytande svenska och engelska
God kompetens i Office-paketet samt generell systemvana
Tidigare erfarenhet av en administrativ roll som krävt stort eget ansvar och driv
Akademisk utbildning eller motsvarande arbetslivserfarenhet med dokumenterat goda resultat


Som person tror vi att du är:
Strukturerad. Du har en förmåga att planera och genomföra dina arbetsuppgifter på ett systematiskt och strukturerat sätt. Du hanterar att din plan spricker med lugn och arbetar metodiskt med att prioritera och lösa uppkomna problem på ett ansvarsfullt sätt.
Bra på att samarbeta. Du har ha en god förmåga att lyssna, förstå ett behov och kommunicera ditt budskap tydligt, vänligt och på ett kärnfullt sätt.
Målmedveten och proaktiv. Du har ett starkt eget driv där du själv tar initiativ och självständigt driver ditt arbete framåt. Du säkrar att lokala processer inom ditt område förbättras och uppdateras.
Flexibel. Du är öppen för att arbetsuppgifterna kan skifta utifrån uppkomna behov inom området personal och administration. Du kan till exempel komma att behöva lära dig nya system och sedan stötta organisationen i att använda dessa. Du kan också prioritera mellan behov som uppkommer.
Prestigelös. Eftersom rollen innehåller både operativa och administrativa delar behöver du kunna hugga i där det behövs.
Det är meriterande om du har kunskap om HR, kommunikation samt erfarenhet av projektledning.



Vad erbjuder vi?
Arla är ett globalt bondeägt företag som arbetar ”från bondgården till tallriken”. Vi är marknadsledare inom vårt område och stolta över vår verksamhet som genomsyras av mångfald och stora ambitioner. En välkomnande företagskultur som skapar arbetsglädje är viktigt för oss och vi månar om att ge våra anställda utmanande arbetsuppgifter och goda utvecklingsmöjligheter.
Create the future – Grow with Arla

Ansökan & Kontakt
Är du den vi söker? Ansök redan idag! Sista ansökningsdag är 2021-09-15 men urval sker löpande, och vi kan komma att tillsätta tjänsten innan sista ansökningsdag. Har du några frågor om tjänsten, vänligen kontakta Site Manager Kenneth Severin på telefon +46 721 57 16 87