Självgående administratör inom personal- och ekonomiadministration

KTH är ett av Europas ledande tekniska universitet och en viktig arena för kunskapsutveckling. Som Sveriges största universitet för teknisk forskning och utbildning samlar vi studenter, forskare och fakultet från hela världen. Vår forskning och utbildning omfattar såväl naturvetenskap som alla grenar inom teknik samt arkitektur, industriell ekonomi, samhällsplanering, teknisk historia och filosofi.

Deans Office är skolans centrala administrationsenhet. Deans Office leds av skolans administrativa chef och består av staberna för ekonomi, kommunikation, personal och utbildning samt enhetsansvariga för respektive institution.



Arbetsuppgifter

Personalstaben ingår i ITM:s centraliserade stödverksamhet med uppdrag att ge ett professionellt HR-stöd till verksamheten.

Personalstaben består idag av en HR-ansvarig och fem HR-handläggare, och vi arbetar såväl brett som specialiserat med bl.a. chefsstöd inom rekrytering, arbetsmiljö, rehabilitering, JML, arbetsrätt och lönerevision - samt övriga personaladministrativa arbetsuppgifter.

Utöver ovanstående ansvarar personalstaben också för administration av arvoden, reseräkningar och utlägg. Lönekörning för dessa typer av utbetalningar sker två gånger i månaden. Vi garanterar verksamheten att de underlag som inkommit betalas ut vid nästkommande lönekörning. För att detta ska vara möjligt krävs att administrationen av underlagen hanteras löpande samt effektivt och professionellt.

I takt med att behovet av HR-stöd har ökat i verksamheten ser vi ett behov av förstärkning i personalstaben och söker nu därför en administratör som ska arbeta med löpande personal- och ekonomiadministration.

Mer konkret kommer du i rollen som administratör att arbeta med:

- granskning av reseräkningar

- registrering av utlägg

- registrering av förmånsbeskattning

- registrering av arvoden/intermittenta anställningar

- hantering av SINK-ansökningar

Vidare kan det vid behov ingå att stötta dina kollegors med sedvanlig personaladministration, exempelvis avtalshantering.

Tjänsten avser tillsvidareanställning, men KTH tillämpar provtjänstgöring i 6 månader.



Kvalifikationer

För att kvalificera dig för tjänsten har du gymnasiekompetens och en gedigen erfarenhet av administration, framför allt löpande administration såsom registrering. Erfarenhet av service är också viktigt, eftersom du kommer att ha en del kontakt med funktionskollegor och övriga i verksamheten. Du har god datorvana, och har lätt för att lära nya system. Din kommunikativa förmåga i svenska, tal och skrift, är mycket goda. Även kunskaper i engelska krävs, framför allt i skrift.

Det är meriterande om du har arbetat med liknande arbetsuppgifter (granskning av reseräkning och registrering av utlägg). Vidare är arbetslivserfarenhet från myndighet, gärna universitet, mycket positivt.

Vi söker en person som har mycket god administrativ förmåga och är kvalitetsorienterad i sitt arbete. Eftersom personalstaben är en stödfunktion för verksamheten, är din service- och samarbetsförmåga oerhört viktig. För att passa i rollen är du snabblärd, effektiv och har hög arbetskapacitet.

Fackliga representanter

Du hittar kontaktuppgifter till fackliga representanter på KTH:s webbsida. 

Ansökan

Du ansöker via KTH:s rekryteringssystem. Du som sökande har huvudansvaret för att din ansökan är komplett när den skickas in. Din kompletta ansökan ska vara KTH tillhanda senast sista dagen för ansökningsperioden.

Övrigt

Vi undanber oss direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av platsannonser.