Sjukhusdirektörssekreterare

Sjukhusadministrationen

Med 8 000 anställda, 1 000 vårdplatser och omfattande öppenvård är Akademiska sjukhuset ett av Sveriges ledande universitetssjukhus. Förutom rollen som länssjukhus är Akademiska leverantör av högspecialiserad
vård och betjänar två miljoner människor i Mellansverige.


Vill du möta utmaningar, ha varierande arbetsuppgifter och få möjligheten att växa? Det kan du få hos oss – ett universitetssjukhus och en arbetsplats där vi tror på att ditt engagemang och din kunskap skapar ett bättre liv. Du är viktig. Inte bara för våra patienter, utan också för oss och vår framtid.

Vi erbjuder dig
Ansvaret för ledningsstöd finns centralt placerad på Administrativa avdelningen inom sjukhusadministrationen. Avdelningen har ett tiotal medarbetare som arbetar med ledningsstöd och övergripande administrativa frågor. Vi sitter i nyrenoverade lokaler där vi arbetar aktivitetsbaserat.

Dina arbetsuppgifter kommer att bestå av tre huvudsakliga delar:

* Rollen som sjukhusdirektörens sekreterare

* Övergripande ansvar för planering och genomförande av sjukhusövergripande fasta möten

* Övergripande ansvar för våningsplanets reception

Som sjukhusdirektörens sekreterare ligger du alltid steget före: du har kontroll på kalenderhantering och ärendeflöden, ser till att underlag, bokningar och beställningar är korrekta och klara i tid.

Du stöttar inför, under och efter olika typer av möten, konferenser och viss representation med den administration och dokumentation som behövs.

Den tredje delen av tjänsten, som ansvarig för vår reception, innebär att du ser till att arbetet i receptionen fungerar väl, att besökare tas om hand och att medarbetare på våningsplanet får den service de behöver. Du bemannar receptionen när du inte är upptagen med stöd till sjukhusdirektören. Andra medarbetare inom avdelningen utgör back-up och ni planerar schemat gemensamt. Receptionen ger stöd i form av exempelvis besöksmottagning, beställningar, bokningar, hantering av passerkort och nycklar, allmänna frågor.

Eftersom vi arbetar gränsöverskridande, kan du även få möjlighet att arbeta med andra uppdrag inom sjukhusadministrationen.

Dina kvalifikationer
Du har gymnasieutbildning och har erfarenhet och vana att uttrycka dig mycket väl i tal och skrift, på svenska, men gärna också på engelska. Du kan snabbt sammanfatta information och skriver obehindrat minnesanteckningar och protokoll. Du är bekväm i att arbeta med Officepaketets olika program och är intresserad av att lära dig konferensutrustning och andra system som vi använder.

Du har förståelse för vad det innebär att arbeta i offentlig förvaltning och vilket stöd sjukhusdirektören och ledningen behöver. Du drivs av att ge service, koordinera olika frågor och aktiviteter, allt för att se till att verksamheten flyter. Du är flexibel och lösningsorienterad vid snabba ändringar med kort varsel, vilket kräver initiativförmåga och handlingskraft. Arbetet innebär att du ibland behöver tjänstgöra även på kvällstid.

För att fungera i rollen har du mycket hög integritet och uppvisar stor lojalitet. Tjänsten kräver en förtroendefull relation till sjukhusdirektören och ledningen, varför personliga egenskaper är av avgörande betydelse.

Villkor
Tjänsten är en tillsvidareanställning på heltid. Provanställning kan komma att tillämpas.

För mer information
Administrativ chef Helena Broberg, 018-611 15 33

Facklig kontaktperson nås via växeln 018-611 00 00

Ansökan
Välkommen med din ansökan som du skickar via länken nedan senast 8 maj 2016.

Denna rekrytering sker helt genom Landstinget i Uppsala läns försorg. Vi undanber oss därför telefonsamtal från rekryteringsföretag och annonsförsäljare