Skoladministratör - Kulturskolan

Lund skapar framtiden – med kunskap, innovation och öppenhet! Vi vågar tänka stort, visa handlingskraft och med tillit låta nya idéer växa till hållbara lösningar. Vill du vara med och skapa framtiden med oss?




Om oss
Kultur- och fritidsförvaltningen ansvarar för verksamhet inom områdena bibliotek, fritid, idrott och kultur och har cirka 350 medarbetare.

En stark kultur- och fritidsverksamhet bidrar till god livskvalitet och är viktig för utvecklingen av stimulerande livsmiljöer i kommun och region. Förvaltningens verksamhet är därmed en viktig grund i ett gott samhälle där människor mår bra till både kropp och själ.

På Kulturskolan Lund erbjuder vi ett mycket brett utbud av konstnärlig utbildning till kommunens barn och unga. Förutom musik i alla dess former även dans, drama/teater, film och animation, bild, nycirkus, komposition. Vi är idag cirka 95 medarbetare som arbetar vid Kulturskolan Lund. Verksamheten har för närvarande 2 500 befintliga elever som går 3 500 ämneskurser och det finns ca 2 800 önskemål att få börja på skolan

Kulturskolans undervisning sker på ett tiotal platser runtom i kommunen i en mängd olika lokaler. Ensemble- och orkesterverksamheten är omfattande, liksom konsert- och uppspelsverksamheten varje termin.

Införandet av ett musikcheckssystem i kommunen har inneburit en utökning av elevantalet med omkring 500 nya elever 2020, och innebär en förväntad ökning även 2021.

Om administrativa avdelningen

Den administrativa enheten är en bas för Kulturskolan Lund och ger god service åt de ca 75 lärare som tillsammans undervisar 2 500 elever. Den administrativa enheten ansvarar för elev- och undervisningsadministration, HR- och ekonomiadministration, fastighetsservice och lokalvård, samt för informationsarbete och produktion av konserter och föreställningar.

På avdelningen arbetar 15 personer. Vi arbetar med elevadministration och fakturering i det kulturskolespecifika verksamhetssystemet Speedadmin, men även i  Raindance och Visma Personec P.

Arbetsuppgifter
Den administrativa enhetens arbete innebär mycket kontakter med lärare, föräldrar och elever. Förmåga att ge god service är viktig.

Som skoladministratör har du som uppgift att säkerställa att verksamhetsrelaterad information är korrekt införd i de olika systemen. Det kan t ex gälla verksamhetskalendarium, lokalschema och elevregistrering. Det kan även innebära framtagande av statistik och underlag för analyser ur systemen.

I arbetsuppgifterna ingår hantering av bokning av skolans lokaler, såväl internt som vid extern förhyrning. Administration av Kulturskolans sociala medier hanteras också av skoladministratör, framförallt Facebook.

Skoladministratören ansvarar också för löpande antagning av elever med musikcheck och fördelning till respektive lärare, samt kontakter med föräldrar.

I övrigt ingår att tillsammans med kulturskolans övriga administrativa personal lösa sedvanlig kulturskoleadministration.

Kulturskolan Lund strävar efter att successivt öka digitaliseringen av administrationen och vi söker dig som kan hjälpa oss framåt. Arbetet kommer att innebära både rent administrativa uppgifter och utvecklingsarbete, framförallt av administrationen i Speedadmin. Vår ambition är att användningen av systemet både underhålls och förbättras.

Vi söker dig som
lägst har en gymnasieutbildning och har gedigen erfarenhet av administrativt arbete.

Du ska ha goda IT-kunskaper och erfarenhet av att arbeta med olika IT-system och programvaror och med utveckling av systemanvändning med fokus på en förbättrad användarvänlighet.

Vi tar för givet att du är en fena på Excel och andra Office-program.

Vi söker dig som är noggrann och omsorgsfull, gillar att hålla ordning och är en god administratör och gärna har erfarenhet av elevadministration.

Meriterande är erfarenhet av arbete inom kulturskoleverksamhet och en fördel om du har erfarenhet av arbete med Speedadminsystemet.

Du trivs med att lösa problem åt våra lärare och våra kunder/brukare.

Du förväntas vara väl förtrogen med att arbeta systematiskt med större informationsmängder. Arbetet kräver därför noggrannhet, förmåga att jobba strukturerat och att du är en person som finner en glädje i att ha ordning på all information.

För att kunna lösa din arbetsuppgift som består i att handlägga stora delar av skolans information är du en person som är nyfiken, vetgirig och som är intresserad att fånga upp skolans olika verksamhetsdelar.

Du är socialt utåtriktad och trivs med att arbeta i nära samarbete med övriga kollegor.

Eftersom skolans verksamhet är omfattande är du en person som kan hantera många parallella skeenden under tidvis högt tempo, utan att tappa humör eller arbetsglädje.

Arbetet utförs huvudsakligen dagtid men visst arbete på kväll ingår. Arbete på helg kan förekomma då vi återkommande genomför en stor mängd elevkonserter.