Skoladministratör vikariat till Bäckagårdsskolan

I Malmö stad arbetar vi med respekt, engagemang och kreativitet för att utveckla Malmö. Vi har Sveriges viktigaste jobb. Hos Malmö stad finns framtidens arbetsplats. Med över 21 500 medarbetare är Malmö stad en av de största arbetsgivarna i Skåne. Vi har över 400 yrkeskategorier representerade inom 18 förvaltningar. Här gör vi skillnad. Vi skapar en ekologisk, ekonomisk och socialt hållbar stad. Vill du vara med att påverka?

Tillsammans gör vi skillnad!
Grundskoleförvaltningens övergripande uppdrag är att ge alla Malmös elever samma möjligheter att lyckas i skolan och nå goda resultat. Förvaltningen ska även skapa de bästa förutsättningarna för de medarbetare som möter våra elever och deras vårdnadshavare. Oavsett arbetsuppgifter så innebär ett arbete i grundskoleförvaltningen att göra skillnad för våra 24 000 elever. Tillsammans med 4 300 kollegor kan du vara med i skapandet av framtidens skola.


Bäckagårdsskolan är en kommunal grundskola med ca 70 anställda, där arbetslagen består av personal med olika kompetenser som ansvarar för elevernas lärande. Tjänsten som socialsekreterare ingår i skolans administrativa team.Skola och fritidshemsverksamhet samverkar under skoldagen i gemensamma lokaler. Inom skolan råder ett positivt klimat och stor öppenhet för skolutveckling. Detta är en god grund för den hälsofrämjande profil som skolan arbetar för.

ARBETSUPPGIFTER
Som skoladministratör ingår det i ditt uppdrag att, i samarbete med andra medarbetare
i grundskoleförvaltningen, stödja skolverksamheten så att vi skapar de bästa förutsättningarna för det pedagogiska uppdraget. Fokus i uppdraget är att
uppnå effekter och värden för eleven (flickan/pojken) och att bidra till en god arbetsmiljö för såväl medarbetare som elever. Som skoladministratör utgör du ett nära chefstöd till skolledarna inom områden som elev-, personal-, ekonomi-,
informations-, och myndighetsadministration.
I ditt uppdrag som skoladministratör har du en central och viktig roll i skolans
expedition. Du är ansiktet utåt och tar dagligen emot besök, hjälper
och vägleder elever, pedagoger, föräldrar, myndighetspersoner etc som kommer
eller ringer till skolans expedition i olika ärenden. Du har huvudansvar för den interna servicen på skolan och är behjälplig i allmänt förekommande
kontorsgöromål.
Du stödjer genom att sköta beställningar och bokningar av olika slag samt formulerar och distribuerar inbjudningar och infoblad mm.
I uppdraget ingår också att hantera elevadministration, vilket bl a innebär att
registrera in- och utskrivningar, placeringar, betyg och andra elevresultat mm.
Du har ansvar för posthantering, diarieföring, registrering, arkivering och kan
vara behjälplig i lokal ärendehantering kopplat till myndighetsutövning. Detta kan innehålla arbetsuppgifter som framtagning av olika typer av underlag för statistik, förberedelser av utskick av olika slag mm.
Inom ekonomiområdet ingår bl att hantera fakturor, göra konteringar, inköp och beställningar via ekonomisystemet Raindance.
Som skoladministratör ingår även uppdrag som rektorsområdets chefsstöd när det gäller personaladministration kopplat till HR-systemet Personec P. Korttidsbemanning innehållande bl a bokning av vikarier och administration kring detsamma i befintligt IT-system ingå i uppdraget.

KVALIFIKATIONER
Gymnasieutbildning eller motsvarande
Utbildning inom det administrativa området gärna kopplat till ekonomi eller IT.
har god förmåga att formulera dig i tal och skrift. Du är drivande, serviceinriktad och flexibel utifrån vad situationen kräver. Det är av vikt att du är strukturerad och systematisk i ditt tillvägagångssätt. Det innebär att du är observant och lyhörd för vad som behöver göras och kan prioritera på ett effektivt sätt. Du har hög social kompetens, god samarbetsförmåga, är ansvarstagande och har ett professionellt förhållningssätt och bemötande.

Att arbeta med datorn som arbetsredskap är en självklarhet för dig. Du har god IT-vana och har lätt för att tillägna dig olika system.

Det är meriterande om du har erfarenhet av liknande arbetsuppgifter och kunskaper inom IT-system Personec P (personal), Raindance (ekonomi), extens ( betyg och elevregistrering), Platina (diarieföring), Vikariebanken (vikariesystem) och Novaschem (schemaläggning).

ÖVRIGT
Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska avspegla den mångfald som finns bland befolkningen. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan tillgodose Malmöbornas behov.
Vi kommer löpande under ansökningstiden att kalla kvalificerade sökande till intervju så gör din ansökan så snart som möjligt.
Frågor om hur du ansöker och lägger in ditt CV ställer du direkt till 0771-704 704. Frågor om specifika jobb besvaras av den rekryterare eller kontaktperson som anges i annonsen.