Skolkanslist: Hjälp oss att bygga en fantastisk skola!

Vi söker dig, en erfaren och engagerad skolkanslist, som älskar tydliga, effektiva strukturer och vill delta i arbetet med att göra Kymlingeskolan ännu bättre. Vi kan erbjuda en tillsvidaretjänst där du i nära samarbete med skolledningen hanterar praktiska uppgifter, men också deltar i utvecklingen av skolans verksamhet.

Du har höga kvalitetskrav och delar vår bild av hur en riktigt bra skola ser ut: På en välorganiserad skola där allt det praktiska fungerar kan skickliga pedagoger fokusera på lärandet och få eleverna att nå sin fulla potential.

Om Kymlingeskolan

Hos oss arbetar ungefär 60 vuxna med fullt fokus på lärandet för våra 500 elever från förskoleklass till årskurs 6. Skolan ligger i Ursvik, i norra delen av Sundbyberg i nybyggda, öppna, härliga lokaler. Vår största styrka är vår positiva och kreativa personalgrupp, som trivs att jobba tillsammans och gör det roligt att komma till jobbet.

Vi har växt ända sen starten 2014 och har nu ett spännande arbete framför oss där vi vill vidareutveckla våra rutiner och organisera oss ännu bättre för den stora skola vi har blivit.

Uppdraget

Som skolkanslist har du en nyckelroll i den praktiska, dagliga administrationen runt elever, personal och vårdnadshavare. Du arbetar även med annan administration i stadens olika digitala system, som till exempel ekonomi, IT-logistik och statistik. Till expeditionen kommer elever, vårdnadshavare och externa gäster, vilket betyder att du fungerar som receptionist och hjälper besökare vidare till andra eller kan ge dem den information eller dokument de behöver.

Du bokar och samordnar vikarier när pedagoger är borta från skolan vilket betyder att du behöver vara på plats redan klockan 07.00 på morgonen. Uppgifterna på expeditionen är centrala för att skolans verksamhet ska fungera, därför behöver du dokumentera dina rutiner, så att andra kan ta över om du är borta.

Hur du är

Utöver de rent administrativa uppgifterna kommer du att möta personal, elever och föräldrar. Du behöver därför vara tålmodig, tjänstvillig, ha en stor förmåga att skapa lugn och måste trivas i händelsernas centrum. Konkret innebär detta att du är välorganiserad och har lätt att skapa systematisk ordning bland många olika uppgifter, har god framförhållning, goda och väl strukturerade, dokumenterade rutiner för att samla och prioritera dina olika arbetsuppgifter, har humor och har lätt att möta människor positivt och konstruktivt, trivs i skolmiljön och att röra dig bland små och stora elever, noga följer de processer vi tagit fram gällande administrativa rutiner, är flexibel, stresstålig och kan arbeta med flera olika saker parallellt och deltar i och har en god översikt av skolans verksamhet och därför kan priori-tera mellan olika behov när de uppstår

Vad du kan

Du behöver tidigare erfarenhet av att jobba administrativt på en skolexpedition. För att kunna utföra ditt uppdrag behöver du ha lätt att kommunicera tydligt och effektivt, både muntligt och skriftligt, ha mycket stor vana av att arbeta med verktygen i Microsofts Office, ha stor vana att arbeta digitalt, då datorn är ditt främsta arbetsredskap och har lätt att lära dig arbeta i nya datorsystem, verktyg och specifika dokument (som till exempel översikter i Excel), ha stor vana av att arbeta med administrativa system, helst inom de system Sundbyberg använder idag (Pro Capita, Infomentor, Public 360, Google Suite) annars inom jämförbara system, ha erfarenhet av teknisk och administrativ support inom IT, (hårdvara, applikationer och logistik) och ha stor förmåga att skapa och dokumentera tydliga rutiner för dig själv och andra på skolan

Din ansökan

I din ansökan vill vi att du beskriver varför du vill jobba hos just oss och vad du tror blir dina viktigaste, konkreta bidrag till vår skola.

Vi behöver din ansökan senast den 1 december, vår ambition är att rekryteringen blir klar före jul. Tillträde under mars 2022 eller enligt överenskommelse.